Region Midtjylland udbyder scanning af gamle aktive personalesager (P-sager) for at disse kan anvendes i fremtidig sagsbehandling via ESDH.

Beskrivelse af opgaven:
Løn og Personaleafdelingerne i Region Midtjylland ønsker scanning af gamle aktive personalesager (P-sager), for at disse kan anvendes i fremtidig sagsbehandling via ESDH. P-sagerne kan variere i omfang, og tilbuddet ønskes derfor afgivet som pris pr. scannet ark. 

Der ønskes tilbud på scanningsopgaven efter følgende konditioner;

A) pris pr. ark, efter Region Midtjylland har klargjort p-sagerne
B) pris pr. ark, inkl. Leverandørs klargøring af p-sager

Begge tilbud ønskes leveret efter følgende mængde intervaller;

  • Pris ved scanning af op til 80.000 ark
  • Pris ved scanning af mindst 80.000 ark
  • Pris ved scanning af mindst 150.000 ark
  • Pris ved scanning af mindst 200.000 ark
  • Pris ved scanning af mindst 400.000 ark
  • Pris ved scanning af mindst 600.000 ark
  • Pris ved scanning af mindst 800.000 ark
  • Pris ved scanning af mindst 1.000.000 ark
  • Pris ved scanning af mindst 1.250.000 ark
  • Pris ved scanning af mindst 1.500.000 ark

Pristilbud afgives ved at udfylde tilbudslisten.

Man skal som tilbudsgiver byde ind med et tilbud på både opgave A og B, idet det vil kunne variere fra institution til institution, hvilken type opgaveløsning man har brug for. 

Opgavens omfang fremgår nedenfor, hvor antallet af p-sager der skal scannes er opgjort og fordelt på regionens institutioner.

  • Regionshospitalet Grenaa, Regionshospitalet Randers: 2.583
  • Århus Universitetshospital, Århus Sygehus: 8.206
  • Århus Universitetshospital, Skejby: 3.335
  • Regionshospitalet Samsø, Regionshospitalet Brædstrup, Regionshospitalet Horsens, Regionshospitalet
  • Odder: 2.485
  • Regionshospitalet Silkeborg, Regionshospitalet Hammel, Regionshospitalet Skanderborg: 2.250
  • Regionshospitalet Viborg, Regionshospitalet Skive, Regionshospitalet Kjellerup: 3.380
  • Regionspsykiatrien Horsens: 1.684
  • Samlet antal p-sager: 23.923


Eftersom hver enkelt Løn og Personaleafdeling i Region Midtjylland uafhængigt kan vælge, om de vil anvende model A eller model B, kan der være forskellige tempi i løsningen af opgaven. Den endelige tidsplan skal derfor aftales i forbindelse med kontraktindgåelsen.

Det er dog Region Midtjyllands ønske at scanningsopgaven igangsættes og løses så hurtigt som muligt.

Krav til opgaveløsningen:
Leverandøren bedes redegøre for og beskrive, hvorledes man vil opfylde de krav til opgaveløsningen, som følger nedenfor:

  • Opgaven skal behandles fortroligt, da der er tale om personfølsomme oplysninger. Leverandør skal derfor redegøre for dennes sikkerhedsprocedurer, certificeringer og godkendelser for arbejdet med personfølsomme data.
  • Afleveringsformat skal være PDF.
  • Hvis der undervejs i processen bliver akut behov for at Region Midtjylland skal bruge en konkret sag, skal der etableres en ”nødscanningsprocedure”. Leverandøren bedes beskriver en sådan procedure samt oplyse pris pr. rekvisition. 
  • De scannede p-sager skal afleveres i en ensartet kvalitet.
  • P-sagerne skal efter scanning være i en sådan kvalitet, at de uden problemer kan læses og så originalen ikke længere behøves. 
  • Det er en forudsætning for tildeling af opgaven, - at leverandør er parat til at indgå i et samarbejde om fælles format i samarbejde med Ditmer A/S der er leverandør for Region Midtjyllands ESDH system, SBSYS.
  • Der ønskes i tilbuddet et estimat for tidsforbrug for såvel hver enkelt institution, som et samlet forbrug. 
  • P-sagerne skal efter scanning være i en sådan kvalitet, at de uden problemer kan læses og så originalen ikke længere behøves. 
  • P-sagerne skal efter scanning navngives efter nærmere aftale med kunden.
  • Leverandøren skal være behjælpelig ift. følgende delelementer;
    • kontraktdele der har afhængigheder til ESDH system
    • sikkerhedsprocedurer ift. personfølsomme data og transport af disse mv.
    • Backup af scanningsleverance i en nærmere bestemt periode.

Optioner
Der ønskes endvidere tilbud på følgende optioner:

  • PDF filerne skal OCR genkendes for at sikre fritekstsøgning. Dette ønskes prissat særskilt.
  • Der ønskes option på sikker transport mellem leverandør og regionens institutioner. Dette ønskes prissat særskilt.

Optioner skal prissættes særskilt i tilbudslisten.

Retningslinjer for klargøring af p-sager:
Regionens institutioner der selv ønsker at klargøre p-sager forud for scanning, klargør disse efter nedenstående retningslinjer:

Klargøring 

  1. Fjern dubletter, tomme ark og andre ark som ikke er relevante at have i den elektroniske p-sag: Frivillig
  2. Fjernelse af hæfteklammer/clips – ved afklipning af hjørner på papirer: Obligatorisk
  3. ”Æselører”, og foldede/krøllede papirer kopieres: Obligatorisk 
  4. Gennemslagspapir kopieres eventuelt: Frivillig
  5. Post IT notes sættes på tomt A4 ark og kopieres, eller fastgøres med tape/lim.: Frivillig

Såfremt leverandør klargør p-sager forud for scanning, forventer Region Midtjylland, at klargøringen omfatter følgende punkter:

  1. Fjernelse af hæfteklammer/clips
  2. ”Æselører”, og foldede/krøllede papirer kopieres, såfremt de ikke kan scannes i original
  3. Gennemslagspapir kopieres såfremt de ikke kan scannes i original
  4. Post IT notes – der er relevante for sagen - sættes på tomt A4 ark og kopieres, eller fastgøres med tape/lim

Aflevering af p-sager til leverandør
Hængemapper for hver P-sag, der identificeres på omslag med CPR.nr. er samlet i flyttekasser og med klar angivelse af tilhørsforhold og angivelse af cpr.nr./tjeneste nr. interval udenpå kasserne. Flyttekasser samles på palle.

Kriterier for tildeling af opgaven

Pris: 60 %
Kvalitet: 40 %


Kontakt for yderligere oplysninger:
Region Midtjylland
Koncern HR
Skottenborg 26
8800 Viborg
Att. Jens Ingwersen
Jens.Ingwersen@stab.rm.dk

Frist for modtagelse af tilbud:
Mandag den 7. december 2009 kl. 12.00.

Bilag:


Aflevering af tilbud:
Tilbud fremsendes i 1 underskrevet original og 1 kopi, samt et elektronisk eksemplar på USB-nøgle eller CD-rom.

Adresse for modtagelse af tilbud:
Region Midtjylland
Koncern HR
Skottenborg 26
8800 Viborg
Att. Jens Ingwersen

Tilbud kan ikke fremsendes elektronisk.

Spørgsmål og svar pr. 01.12.09:

Spørgsmål og svar pr. 02.12.09:

 


  • Publiceret: 16.11.09.
  • Revideret: 02.12.09.