Region Midtjylland udbyder afholdelse af DRG-konference.

Beskrivelse af opgaven:
Region Midtjylland er vært ved DRG konferencen i 2013, som forventes afholdt i regionen den 2.-4. oktober 2013. Konferencen afvikles over 3 dage og er sammensat af en undervisningsdag (onsdag, dag 1) og 2 konferencedage (torsdag – fredag, dag 2 og dag 3).

Undervisningsdagen (onsdag, dag 1) forventes at have deltagelse af ca. 150 personer og indledes med frokost. Der vil være behov for indkvartering af undervisningsdeltagerne fra onsdag til torsdag.
 
Konferencedagene (torsdag – fredag, dag 2 og dag 3) forventes at have deltagelse af 450-500 personer, inklusive undervisningsdeltagerne. Der vil være behov for indkvartering af deltagerne fra torsdag til fredag.

Der vil være middag for undervisningsdeltagerne onsdag aften og festmiddag for konferencedeltagerne torsdag aften.

Opgaven vedrører:
Afholdelse af konferencen – dvs. konferencefaciliteter til ca. 150 deltagere onsdag og 450-500 deltagerne torsdag og fredag. Deltagerne skal kunne samles i plenum samt have mulighed for at deltage i workshops. På undervisningsdagen skal der være lokaler til 2 workshops, og på konferencedagene skal der være lokaler til 3-4 workshops. Der skal være mulighed for leje af AV-udstyr samt en tekniker.

Forplejning til konferencedeltagerne jf. nedenstående skema:


DRG-konference inkl. undervisningsdag, onsdag til fredag

  • Morgenmad inkl. vand, the og kaffe, dag 2
  • Frokost, buffet inkl. vand og 1 sodavand, dag 1
  • Frokost, buffet inkl. vand og 1 sodavand, dag 2
  • Frokost inkl. 1 vand og 1 sodavand, dag 3 (to go)
  • Møde- og pauseforplejning, dag 1
  • Møde- og pauseforplejning, dag 2
  • Møde- og pauseforplejning, dag 3
  • Aftensmad inkl. 1 øl/vin/vand, dag 1
  • Festmiddag, dag 2
  • Velkomstdrink samt vand/vin/øl, festmiddag

Håndtering af tilmeldinger til undervisningsdagen og konferencen.
Håndtering af hotelreservationer til deltagerne på et eller flere hoteller, som Region Midtjylland kan henvise til i forbindelse med deltagernes tilmelding til konferencen.

Region Midtjylland beder om en løsningsbeskrivelse i forbindelse med modtagelse af tilbud.

Der ønskes beskrivelser af indholdet af de enkelte elementer i løsningsbeskrivelsen samt priser herpå. 

  • En samlet pris for leje af konferencefaciliteter, leje af AV-udstyr samt tekniker alle 3 dage bedes angivet særskilt.
  • Med hensyn til forplejning bedes tilbudsgiver angive en samlet pris pr. deltager pr. dag, hvor mad og drikkevarer i henhold til ovennævnte skema er inkluderet. For aftensmad bedes angivet hvilken type forplejning der er tale om, enten siddende buffet eller platte. Pris på velkomstdrink og drikkevarer til festmiddagen bedes angivet særskilt, og det bedes specificeret om drikkevarerne til festmiddagen er ad libitum eller stykpris. Hvis der er tale om stykpris bedes stykprisen angivet.
  • Pris pr. deltager for hotelreservationer bedes angivet særskilt.
  • Pris pr. deltager for håndtering af tilmeldinger til undervisningsdagen og konferencen bedes angivet særskilt.

Kriterier for tildeling af opgaven:
Tilbudsgiver vil blive udvalgt efter en vurdering af det økonomiske mest fordelagtige tilbud for Region Midtjylland.

Kriterier for denne vurdering og deres indbyrdes vægt fremgår nedenfor:

  1. Økonomi – der konkurreres på den samlede pris: 40%
  2. Konferencefaciliteter: 30%
  3. Nem adgang til konferencen med offentlig transport, samt gåafstand på maks. 20 min. fra konferencestedet til overnatningssteder.: 15%
  4. Nærhed til Region Midtjyllands hospitaler: 15%


Dokumentation:
Tilbuddet skal vedlægges:

  • Underskreven tro og love erklæring om, at tilbudsgiver ikke har forfalden, ubetalt gæld til det offentlige (Word, 69 kb).
  • Brochurer, kataloger mv., der beskriver konferencefaciliteterne.
  • Fortegnelse over de hoteller, som vil kunne benyttes, med angivelse af antal værelser og hotellets beliggenhed.

Kontraktgrundlag:
Aftalen indgås i henhold til Region Midtjyllands standardbetingelser for mindre offentlige indkøb (Pdf, 1.554 kb).

I tilfælde af at kundens organisation nedlægges, eller at opgaven overgår til en anden offentlig organisation i forbindelse med omlægning af den offentlige struktur, er kunden berettiget til at opsige aftalen med 6 måneders varsel.

Sprogkrav:
Tilbud skal affattes på dansk.

Kontaktoplysninger for yderligere oplysninger om opgaven:
Koncernøkonomi
Region Midtjylland
Skottenborg 26
8800 Viborg

Att.: Jónas Thor Björnsson
Tlf: 45 7841 0434
Mail: Jonas.Bjoernsson@stab.rm.dk  

Adresse for modtagelse af tilbud:
Region Midtjylland
Regionshuset Viborg
Skottenborg 26
8800 Viborg
Att.: Koncernøkonomi
Mail: koncernoekonomi@stab.rm.dk  

Frist for modtagelse af tilbud:
Torsdag d. 1. december 2011 kl. 14.30.


  • Publiceret: 25.10.2011.
  • Revideret: