Region Midtjylland udbyder administration af boliger efter lovgivningen om almene boliger.

Beskrivelse af opgaven
Administration af boliger efter lovgivningen om almene boliger.

Region Midtjylland udlejer en række almene boenheder til patienter under det regionale psykiatriske og sociale område, der ydes hjælp efter servicelovens §§ 83-87. Boligadministrationen har indtil nu været varetaget af Region Midtjyllands bygningskontor. Denne opgave udbydes.

Boligerne er beliggende:

Almene bolig-
afdeling
Boenheder/
institution

 Adresse

Patientgruppe

Antal boen-
heder

Høskoven,
Viby J

Damagervej 26
8260 Viby J.

Voksen, fysisk
handicappede,
hjerneskadede

27

Tagdækkervej,
Hammel

Tagdækkervej 10
8450 Hammel.

Voksen, fysisk
handicappede,
hjerneskadede

24

N.P. Jossiasens
Vej, Grenå

N.P. Josiassensvej 8
8500 Grenå 

Voksen, fysisk
handicappede,
hjerneskadede

8

Saustrup,
Skave

Grønnevang 12   
7500 Holsterbro

Voksen, udvik-
lingshæmmede

14

Bo Hedensted

Bygmarken 19-25
8722 Hedensted

Voksen, udvik-
lingshæmmede

24

Mosetoft,
Viborg

Møgelkærvej 6
8800 Viborg

Udviklings-
hæmmede med
dom

12

Nørholm Kollegiet

Allingevej 6
7400  Herning

Udviklings-
hæmmede med
dom

9

Fogedvænget, Hedensted

Fogedvænget 23
8722 Hedensted

Voksen, fysisk
handicappede,
hjerneskadede

8

Granbakken,
Allingåbro

Ådalsvej,
8961 Allingåbro

Unge udviklings-
hæmmede mellem
18 og 25 år

16

I alt

142

1. Opgaven:

Boligadministrationen omfatter alle sædvanlige og daglige ekspeditioner i en boligadministration, samt normale tilbagevendende ekspeditioner og nødvendige forhandlinger med myndigheder, forsyningsselskaber, leverandører m.v.

Region Midtjylland v/Center for Voksensocial udarbejder retningslinjer, som beskriver det konkrete samarbejde om opgaverne, omfanget af bemyndigelser til boligadministrator, samt eventuelle særlige forhold, der skal iagttages i forhold til enkelte botilbud (tillægskontrakter). Retningslinjerne kan revideres i aftaleperioden.

A. Udlejning og opkrævning af boligafgifter m.v.

  1. Udfærdigelse af kontrakter til de anviste lejere og korrespondance med disse. Region Midtjylland anviser lejerne.
  2. Beregning, opkrævning og tilbagebetaling af beboerindskud.
  3. Beregning og opkrævning af husleje.
  4. Opkrævning af varme-, vand-, el og antennebidrag.
  5. Evt. kvartalsvis refusion af regionens udlæg vedr. beboerandelen af lån.
  6. Restancekontrol og korrespondance herom. Restancer over 1 måned meddeles botilbuddets forstander.
  7. Modtagelse af opsigelse og afregning med fraflyttede beboere.
  8. Opgørelse af dødsboer.


B. Budget og regnskab for boligerne

  1. Betaling af driftsudgifter.
  2. Administration af tillægskontrakter med de enkelte botilbud om pedelydelser og rengøringsydelser.
  3. Udarbejdelse af forretningsgange for regnskabsførelse og samarbejde med botilbuddene med henblik på godkendelse i Center for Voksensocial (CVOS).
  4. Udarbejdelse af årsregnskaber i henhold til lovgivning om almene boliger. Årsregnskabet fremsendes til godkendelse hos CVOS (Center voksen social), Region Midtjylland senest 31. maj.
  5. Forelæggelse af reviderede årsregnskaber for Region Midtjylland og eventuelt på beboermøder.
  6. Udarbejdelse af driftsbudget. Driftsbudgettet for det kommende år fremsendes hvert år til godkendelse hos CVOS (Center voksen social), Region Midtjylland, senest 1. august.
  7. Beregning, varsling og iværksættelse af ændringer i boligafgiften, som følge af nyt driftsbudget eller efter aftale med Region Midtjylland.
  8. Boligadministrator håndterer alle fælles fakturaer og opkræver ”husleje” for servicearealer.
  9. Boligadministrator udarbejder regnskab for servicearealer, hvor der kan ske en regulering af ”huslejen”.
  10. Boligadministrator udarbejder budget og regnskab af varme-, el- og vand udarbejdet efter måleraflæsning eller fordeling pr. lejemål/serviceareal/botilbud. Budget og regnskab udarbejdes efter m2 og måleraflæsning foretages af botilbuddet.
  11. Såfremt der indgår udarbejdelse af antenneregnskab modtager boligadministrator et årligt vederlag fra botilbuddet beregnet i henhold til Lov om leje af almene boliger.
  12. Hver boligenhed betragtes som en selvstændig afdeling (opdelt på forskellige lejemål).

C. Sekretariatsvirksomhed og beboerkontakt

  1. Deltagelse i de nødvendige møder med Region Midtjylland om blandt andet budget og budgetopfølgning.
  2. Deltagelse i afdelingsmøder og afdelingsbestyrelsesmøder. Forventeligt 2 møder pr. år og maks. 3 møder pr. år, idet årsmødeplan tilrettelægges i samarbejde med CVOS.

D. Vedligeholdelse

  1. Bygningsgennemgang med registrering af stamdata.
  2. Udarbejdelse af årlig vedligeholdelsesplan i samarbejde med botilbuddets forstander. Vedligeholdelsesplanen fremsendes til godkendelse hos CVOS, (Center voksen social) Region Midtjylland, senest 1. august.
  3. Udarbejdelse af ”rullende” 10-årig vedligeholdelsesplan – herunder årlig ”markvandring”.
  4. Vejledning i forbindelse med tekniske installationer og andre bygningskomponenters vedligeholdelse.
  5. Indhentning af tilbud, hvor alle vedligeholdelsesarbejder kun kan iværksættes efter godkendt budget eller efter aftale med Region Midtjylland.
  6. 5-års eftersyn på nyopførte ejendomme i samarbejde med botilbuddets forstander.

E. Boligadministrationens bemyndigelser

  1. Boligadministrator er indenfor rammerne af retningslinjer jf. punkt 1, bemyndiget til at disponere på boligadministrationens vegne, underskrive samt meddele kvitteringer for indbetalinger. Region Midtjylland underskriver selv skøder, byggekontrakter, pantebreve, deklarationer og andre dokumenter, der skal tinglyses på de administrerede ejendomme.
  2. Boligadministratoren er bemyndiget til at forestå alt, hvad der hører til den daglige administration i overensstemmelse med de aftalte retningslinjer jf. punkt 1 og de regler, der til enhver tid måtte gælde for området.
  3. Der må ikke foretages dispositioner, der efter forholdene er af usædvanlig art eller størrelse, førend der er indhentet samtykke i Region Midtjylland. Boligadministratoren er dog for-pligtiget til at foretage dispositioner for at begrænse et eventuelt tab.

F. Administrationsvederlag

  1. For varetagelse af aftalen modtager boligadministratoren et årligt administrationsvederlag, der beregnes med lige store beløb pr. lejemål.
  2. Administrationsvederlaget opkræves pr. lejemål og opkræves kvartalsvis.
  3. Administrationsvederlaget er fast til og med år 2012. Såfremt der sker væsentlige ændringer i ydelsernes omfang på baggrund af ændret lovgivning eller efter gensidig overenskomst, kan honoraret tages op til forhandling med virkning fra efterfølgende budgetår.

G. Ikrafttrædelse og opsigelse

  1. Aftalen træder i kraft 1. oktober 2011 og løber til udgangen af 2012. Der er herudover en option på 24 måneder.
  2. Region Midtjylland meddeler senest 3 måneder før udgangen af 2012 om optionen ønskes udnyttet.
  3. Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud indtil 1. november 2011.
  4. Hvis der opstår behov for delopsigelse af administrationen for enkelte botilbud kan dette ske med et varsel på et halvt år.
  5. Regulering af honoraret tages op til forhandling ved udnyttelse af optionen for 2013 og 2014. Honoraret reguleres i forhold til udviklingen i nettoprisindekset for perioden.


H. Ændring i antal botilbud

  1. Kommunen kan i henhold til lovgivningen vælge selv at overtage driften af et botilbud. I tilfælde af, at det sker, gælder de almindelige regler for delopsigelse

I. Regionens forpligtigelse

  1. Region Midtjylland er aftalepart. Regionen er repræsenteret ved CVOS (Center voksen social).
  2. Det enkelte botilbuds forstander er regionens ansvarlige kontaktperson i alle daglige spørgsmål.
  3. Forstanderen har ansvaret for at sikre, at der bliver indkaldt til afdelingsmøde, at mødet bliver gennemført og at der bliver lavet et beslutningsreferat. Referatet sendes til boligadministrator og CVOS (Center voksen social), Region Midtjylland. Forstanderen skal også hjælpe med arbejde i afdelingsbestyrelsen, herunder udarbejdelse af dagsorden, referat og sikre, at der er lokaler og forplejning til afdelingsbestyrelsens møder. Administrator udarbejder skabe-lon for indkaldelse til møder og vejleder om reglerne.
  4. Forstanderen varetager ledelsen af rengøringsopgaver, herunder rengøring af ser-vice/fællesarealer.
  5. Forstanderen varetager ledelsen af de(n) til botilbuddets ansatte vicevært(er)/pedel(ler).
  6. Viceværten/pedellen løser typisk opgaver af følgende karakter:

        a.

Almindeligt tilsyn, vedligeholdelse/drift af lejlighederne og fæl-les/servicearealer/botilbud. Ved vedligeholdelses- og reparationsopgaver vurderer viceværten/pedellen, om han selv kan udføre eller der er behov for at tilkalde håndværkere/teknikere. 
 
        b.Rekvirering af håndværkere (f. eks. ved istandsættelse af lejlighed ved fraflytning).
        c.Syn ved ind- og udflytning af lejligheder.
        d.Måleraflæsning (i det omfang et aflæsningsfirma ikke varetager denne opgave). På nogle botilbud findes separate målere, mens der for andre foretages forholdsmæssig fordeling af forbrug på de enkelte lejemål. På enkelte botilbud findes centralt fyr, hvorfor udgifterne fordeles efter m2 eller lignende.
        e.Varme- og ventilationsstyring.
        f.Snerydning og glatførebekæmpelse (hvis det ikke udføres af et eksternt firma).
        g.Fejning af fællesterrasser og gangstier samt friholdelse for ukrudt.
        h.Græsslåning samt vedligeholdelse af græsarealer, herunder kantskæring, vanding og gødskning.
         i.Evt. klipning af hæk ved fællesarealer samt pasning af evt. beplantede arealer.

 
Den konkrete udførelse af botilbuddets serviceopgaver under punkt I. 6. afhænger af de separat indgåede tillægskontrakter mellem boligadministrator og Region Midtjylland v/CVOS. Tillægskontrakterne kan variere fra botilbud til botilbud. Boligadministrator administrerer som del af tilbuddet afregningen til Region Midtjylland v/CVOS jf. tillægskontrakterne med det enkelte tilbud.

Boligafdelingen betaler ikke for, at pedellen bistår beboerne med ophængning af billeder, tavler, lamper m.v. eller flytter inventar, samt for pasning af privat terrasse – herunder klipning af privat hæk.

Boligadministrationen dækker ikke udgifter til personlige hjælpemidler og reparationer, herunder gulv- og loftslifter og plejesenge, da det ikke hører under de almene boliger.

Botilbuddet modtager betaling for rengøring/viceværtens/pedellens ydelser jf. indgåede tillægskontrakter. Betalingen indarbejdes af boligadministrator i huslejeberegningen.

J. Virksomhedsoverdragelse

Opgaven med boligadministration er indtil nu blevet varetaget af én person i regionens bygningskontor. Regionen betragter overdragelse af opgaven til boligselskab o. lign. som en virksomhedsoverdragelse med deraf følgende ansættelsesmæssige virkninger.

Medarbejderen er omfattet af overenskomst mellem Dansk Jurist og Økonomforbund og Danske Regioner. Lønanciennitet 1. juni 2000, ansættelsesanciennitet 15. august 2009.

K. It-systemer

Tilbudsgiver skal være indforstået med vederlagsfrit, at overføre data til anden boligadministrator ved kontraktens ophør.

Data fra boligernes nuværende administration afleveres som minimum i papirudgave.

2. Tidsplan
1. juni 2011:                Annoncering.
15. juni 2011:              Frist for aflevering af spørgsmål.
22. juni 2011:              Frist for svar på spørgsmål (offentliggøres på
                                   www.udbud.rm.dk).
1. august 2011:            Frist for aflevering af tilbud.
1. september 2011:      Forventet kontraktindgåelse.
1. oktober 2011:          Forventet kontraktstart.

Kriterier for tildeling af opgaven
Tildeling af opgaven sker ud fra det økonomisk mest fordelagtige tilbud.

I tildelingskriterierne indgår prisen med 40 % og kravspecifikation med 60 %.

Prisen vurderes ud fra tilbud i kontraktbilag 1 og kravsspecifikation ud fra besvarelserne i kontraktbilag 2.

Dokumentation
Tilbuddet skal vedlægges:

  • Udbudsbilag 1 – Generelle oplysninger.
  • Udbudsbilag 2 - Tro og love erklæring om ubetalt, forfalden gæld til det offentlige.
    Hent udbudsbilag 1-2 her (Word, 136 kb)
  • Kontraktbilag 1 – Priser.
  • Kontraktbilag 2 – Kravspecifikation.
    Hent kontraktbilag 1-2 her (Word, 122 kb)

Sprogkrav
Tilbud skal affattes på dansk.

Kontaktoplysninger for yderligere oplysninger om opgaven
Region Midtjylland
Koncernøkonomi
Seniorkonsulent Bent Christensen
Skottenborg 26
8800 Viborg
Tlf. 7841 0454
Mail: bent.christensen@viborg.rm.dk  

Adresse for modtagelse af tilbud
Region Midtjylland
Bygningskontoret
Skottenborg 26
8800 Viborg
Att.: Seniorkonsulent Bent Christensen.

Frist for modtagelse af tilbud
1. august 2011 kl. 12.00.

Kuverten mærkes ”Ejendomsadministration – J. nr. 1-23-4-1-11 - må ikke åbnes af postmodtagelsen”.

Tilbud fremsendes i et originalt eksemplar, 3 papireksemplarer (kopier) samt som fil på USB nøgle/CD/DVD-rom.

Spørgsmål og svar pr. 17. juni 2011 samt supplerende oplysninger:

 • Publiceret: 01.06.2011.
 • Revideret: 20.06.2011.