Forslag nr. 1: Øget brug af IT og digitalisering på den kliniske arbejdsplads

Forslag nr. 2: Breve og porto

Forslag nr. 3: Print

Forslag nr. 4: Realisering af potentialer ifbm. idriftsættelse af nyt arbejdstidsplanlægningssystem

Forslag nr. 5: RPA-løsninger i klinikken

Forslag nr. 6: Billeddiagnostik Hospitalsenhed Midt/Regionshospitalet Viborg

Forslag nr. 7: Digitalisering af patienters ansøgning om befordringsgodtgørelse


 

Anvendelsen af IT og digitalisering i både klinikken og på det administrative område er et af midlerne til at understøtte arbejdet med regionens målbilleder og visioner. Digitalisering understøtter bl.a. effektivitet, kvalitet og samarbejde. Det vurderes, at det er muligt at øge brugen af IT og digitalisering på den kliniske arbejdsplads for at lette arbejdsgangene.

Der arbejdes med to mål inden for digitalisering:

  • Nemmere arbejdsgange og bedre forløb, fordi vi skal effektivisere, og
  • Nemmere at være patient, fordi flere kan mere selv. Så vi leverer den rigtige kvalitet på patientens præmisser.

Drivkraften bag forslagene i kategorien digitalisering er ikke udelukkende ønsket om besparelser, men klinisk kvalitet, der vil give mere effektivitet og højere kvalitet ift. patienterne. På længere sigt, når de grundlæggende teknologier er på plads og nye arbejdsformer er implementeret, kan der være besparelser.

For at sikre en vellykket implementering og realisering af gevinsterne er det centralt, at de enkelte afdelinger er organisatorisk klar til at modtage og anvende de nye løsninger. Der skal ske en kompetencemæssig udvikling af ledere og medarbejdere, så de fuldt ud er i stand til at udnytte de nye digitale muligheder og i nogle tilfælde vil der også være udgifter til licenser.

Den konkrete implementering vil ske i et samarbejde mellem hospitaler og stabe i efteråret 2018.

Oversigt over besparelser ved Digitalisering i budget 2019 og 2020

Der gøres opmærksom på, at der ved nogle af forslagene er indregnet afledte udgifter som eksempelvis udgifter til anskaffelse af licenser, hvor disse er modregnet besparelsen.


 

Forslag nr. 1: Øget brug af IT og digitalisering på den kliniske arbejdsplads


Der er flere forskellige forslag til at øge brugen af IT og digitalisering på den kliniske arbejdsplads. Det er endnu ikke muligt at konkretisere beløbene på de enkelte forslag, men rammen udgør 25 mio. kr. i 2019. De konkrete løsninger udvikles i regi af den Kliniske IT Arbejdsplads (KITA), og løsningerne skal findes og skabes med input fra klinikerne.

Der er en lang række muligheder for at digitalisering og it kan bidrage til et mindre ressourceforbrug. (a) It-systemerne kan forbedres, så de fungerer bedre for brugerne, (b) eksisterende it-teknologi kan tages i brug på nye områder, og (c) eksisterende løsninger kan anvendes bedre og mere fornuftigt.

Besparelser af denne type kan være svære at realisere, da der ofte er tale om få minutters besparelse på enkelte arbejdsgange. Derfor er en implementering i et tæt samarbejde med klinikerne afgørende for at opnå gevinsterne.

I nedenstående ses en række muligheder for at øge anvendelsen af it og digitale løsninger der kan bidrage til de nødvendige besparelser:

  • Mobilitet – øge netværksdækning, så en række kliniske apps kan tages i brug.
  • Digital fødselsanmeldelse – Fødselsanmeldelse skal efter reglerne ske digitalt. Det sker endnu ikke i Region Midtjylland.
  • NemSMS – Gør det muligt at trække registreringer af mobilnumre som borgerne laver i NemSMS, for at kunne minde patienten om deres aftale med hospitalet.
  • Undgå rekvirering af undersøgelser, som er foretaget – Der er et potentiale i at undgå at rekvirere undersøgelser, som allerede er foretaget.
  • Automatisk medicinanamnese – øge anvendelsesgraden af automatisk medicinanamnese fremfor diktering.
  • Opgør med "pseudoarbejde" – der skal igangsættes et arbejde med at finde områder, hvor der dokumenteres i systemerne efter eksterne regler, som ikke giver værdi for patienter eller medarbejdere.
  • LPR3 – Region Midtjylland skal bruge udfordringsretten til at begrænse det merarbejde, som følger af LPR3.

Konsekvenser
Forslaget medfører en besparelse på 25 mio. kr. i 2019 og 35 mio. kr. årligt fra 2020 og frem.
Der sigtes mod at lette arbejdsgangene og spare tid, hvormed der vil være en besparelse på medarbejdere.


 

Forslag nr. 2: Breve og porto


Trods en omfattende implementering af digital post i hele regionen, bliver der fortsat sendt en del papirpost. Det skønnes, at 40 % af de nuværende papirbreve kan digitaliseres, hvilket giver en besparelse på 1 mio. kr. i 2019.

Konsekvenser
Forslaget medfører en besparelse på 1 mio. kr. i 2019 og 2,8 mio. kr. årligt fra 2020 og frem.


 

Forslag nr. 3: Print


Med dette forslag ønskes det at nedbringe forbruget at print i regionen. Der laves en rammebesparelse på print på 2 mio. kr. i 2019, da regionen har gode muligheder for at anvende teknologiske hjælpemidler for at nedbringe forbruget af print.

Konsekvenser
Forslaget medfører en besparelse på 2 mio. kr. i 2019 og 4 mio. kr. årligt fra 2020 og frem.


 

Forslag nr. 4: Realisering af potentialer ifbm. idriftsættelse af nyt arbejdstidsplanlægningssystem


Med implementering af nyt arbejdstidsplanlægningssystem optimeres ressourceanvendelsen, hvor udgifter til overarbejde og vikarer forventes reduceret med 5 mio. kr. i 2020.

Konsekvenser
Forslaget medfører ikke en besparelse i 2019 men i 2020 er der en årlig besparelse på 5 mio. kr. Fra 2021 og frem stiger besparelsen til 10 mio. kr. årligt.
Besparelsen er personalemæssig, da det er overarbejdstimer og vikartimer som kan reduceres.


 

Forslag nr. 5: RPA-løsninger i klinikken


Der udvikles hele tiden forbedrede muligheder for automatisering af manuelle processer. Regionen ønsker at lette de manuelle processer ved at anvende Robotic Process Automation (herefter, RPA). RPA løsninger betyder, at computeren programmes så den automatisk kan udføre manuelle rutineopgaver. Derved vil der kunne spares tid og personaleressourcer. Forslaget går ud på, at styrke arbejdet med RPA-løsninger og derigennem opnå besparelser.

I nedenstående ses en række muligheder for RPA løsninger der kan udbredes i regionen og som kan bidrage til de nødvendige besparelser.

  • SurveyXact – arkivering af digitalt besvarede spørgeskemaer i patientjournalen (MidtEPJ)
  • Patientopdatering i Klinisk Logistik – muliggør daglig oprettelse af patienter i Klinisk Logistik fra Bookplan i ambulatorierne
  • Klinisk Logistik – opdatering af rollekomponenter i Klinisk Logistik (fordeling på dag-, aften- og nattevagt)
  • DXA – Flytning af skanningsbilleder

Løsningerne her er primært vedrørende det kliniske område. Der vil ligeledes blive arbejdet med RPA-løsninger på det administrative område. Det vil indgå i de administrative besparelser.

Konsekvenser
Forslaget medfører en besparelse på 0,8 mio. kr. i 2019 og 5 mio. kr. årligt fra 2020 og frem.
Der vil være tale om ændrede arbejdsgange og teknologiunderstøttelse, hvilket vil betyde at opgaverne kan håndteres med mindre tid og ressourcer. Derfor vil konsekvensen være en reducering i personalet.


 

Forslag nr. 6: Billeddiagnostik Hospitalsenhed Midt/Regionshospitalet Viborg


RIS er et Røntgen Information System som anvendes til booking af undersøgelser samt beskrivelse af undersøgelsesresultatet. PACS er arkivdatabasen for alle billeder som optages i forbindelse med undersøgelser.
Regionshospitalet Viborg er det eneste hospital, hvor Siemens-løsningen anvendes. Det foreslås derfor, at Regionshospitalet Viborg overgår til den løsning, der anvendes på Hospitalsenheden Vest.
RIS/PACS-installationen på Hospitalsenhed Midt, som er leveret af Siemens, skal lukkes, og Hospitalsenhed Midt kobles på den nyeste RIS/PACS-installation i Hospitalsenheden Vest, hvilket giver en besparelse på 2 mio. kr. i 2019.

Konsekvenser
Forslaget medfører en besparelse på 2 mio. kr. i 2019 og 3 mio. kr. årligt fra 2020 og frem.


 

Forslag nr. 7: Digitalisering af patienters ansøgning om befordringsgodtgørelse


Som patient har man mulighed for at søge regionen om tilskud til transporten til og fra hospitalet. For at få tilskud skal man opfylde kriterier, der er fastsat i lovgivningen. Det er overvejende pensionister og patienter, der bor langt fra hospitalet, der får udbetalt tilskud, som typisk svarer til prisen på en bus- eller togbillet.
Patienterne søger om tilskud ved at få udfyldt et ansøgningsskema på hospitalet, og det er Præhospitalets kørselskontor, der behandler ansøgningen og udbetaler tilskuddet. I 2017 udbetalte Præhospitalet tilskud knap 84.000 gange. Arbejdsgangen er baseret på papirskemaer og mange manuelle arbejdsgange i både klinikken og på Kørselskontoret. Der bruges mange personaleressourcer på sagsbehandlingen, og der kan gå op til 6-8 uger, før patienterne får udbetalt deres tilskud.

Digital ansøgning og sagsbehandling forventes at have tre fordele:

  • Patienter skal vente kortere tid på at få udbetalt deres tilskud
  • Der kan frigøres personaleressourcer på hospitalerne og i Præhospitalet
  • Det vil formentlig blive muligt helt at fjerne tilskudsopgaven fra hospitalsafdelingerne og varetage opgaven i Præhospitalet

I Region Syddanmark er man ved at implementere digital ansøgning og sagsbehandling på regionens hospitaler, og erfaringerne fra både patienter og personale er positive.

Der skal investeres i et IT-system med integrationer til Region Midtjyllands og eksterne IT-systemer. Herefter skal leverandøren og RMIT drifte systemet. Det skønnes at IT-systemet koster 2,5 mio. kr. at anskaffe, der er dog væsentlig usikkerhed knyttet til skønnet.

Besparelsen i frigjorte personaleressourcer hos præhospitalet og hospitalerne vurderes at være 2,3 mio. kr. i 2020 og frem.

På hospitalerne er besparelser af denne type svære at realisere, da der ofte er tale om få minutters besparelse på enkelte arbejdsgange.

Konsekvenser
Forslaget medfører en merudgift i 2019 på 2,5 mio. kr. i 2019 til investering i IT-system og en besparelse på 2,3 mio. kr. årligt fra 2020 og frem svarende til ca. 6 stillinger.