21. januar 2015

Flere og flere patienter modtager en sms med en påmindelse om, at de har en tid på et hospital i Region Midtjylland. Ved årsskiftet rundede Bookplans sms-ordning et skarpt hjørne med afsendte sms nr. 1 million. Og sms’erne virker, oplever de på hospitalerne, hvor flere patienter husker at møde op til den aftalte tid.

Bookplan, som er det system, som Region Midtjylland primært bruger til at holde styr på patienternes tider, aftaler og ankomster, nåede i slutningen af december 2014 op på i alt 1 million afsendte sms’er, optalt fra systemet blevet taget i brug tilbage i 2009.

- En million afsendte sms’er på fem år lyder måske ikke af så meget. Men tallet skal ses i lyset af, at regionen, da vi begyndte, kun afsendte små 50 sms’er om måneden. Det tal er nu steget til mellem 50- og 60.000 sms’er om måneden, siger Kristian Kyneb, it-koordinator og produktforvalter af Bookplan i Region Midtjylland.

Udnytter ikke brugte tider bedre

Region Midtjylland har ikke tal på, hvor meget antallet af ikke-fremmødte patienter er faldet, siden Bookplan sms’erne for alvor er blevet taget i brug, men hospitalerne har en klar oplevelse af, at flere patienter møder op, når de får en huske-sms. På sigt sparer det både tid og penge for hospitalerne, da de bookede tider ikke går til spilde, men fx kan gives til en ny patient.

- Det er en helt central service for os på hospitalerne, som er med til at sikre, at patienterne møder op eller husker at melde afbud, siger Thomas Pinstrup, chef for sundheds-it på Regionshospitalet Randers.

Fejl bekræftede systemets betydning

Randers var et af de første hospitaler, som begyndte at bruge sms’erne. At de gør en stor forskel, fik hospitalet bekræftet, da patienterne i Ortopædkirurgisk Ambulatorium på et tidspunkt sidste år oftere begyndte at udeblive fra aftaler. 

-  Personalet i ambulatoriet undrede sig over, at så mange patienter pludseligt blev væk uden at melde afbud. Hospitalet kontaktede regionens it-afdeling, og de fandt ud af, at på grund af en fejl så havde lige netop den afdeling ikke sendt sms’er ud i 3-4 uger, forklarer Thomas Pinstrup.

Fejlen blev rettet, og straks begyndte patienterne igen at få et normalt fremmøde.

- Vi fik bekræftet, at ordningen er virkelig vigtig i forhold til at få udnyttet vores ressourcer bedst muligt, siger Thomas Pinstrup.

På tværs af hospitalerne i Region Midtjylland er det specielt psykiatrien, som sender mange sms’er af sted, mellem 10 og 15.000 om måneden. Mens Afdeling Y – Afdelingen for Kvindesygdomme og Fødsler på Aarhus Universitetshospital med i gennemsnit 1.500 afsendte sms'er om måneden, er en af de afdelinger, der alene sender flest sms’er ud.

Hullerne i tidsplanen forsvandt

At sms’er virker kan man også se på røntgenområdet, selv om de ikke bruger Bookplan og sms-ordningen. På Radiologisk Afsnit på Regionshospitalet Silkeborg sender personalet selv sms’er ud til patienterne, ca. 1.500-2.000 om måneden, og det er kun til scanningsaftalerne. De ca. 3.000 patienter om måneden, der skal have røntgenfotograferet brækkede og slidte knogler, er for stor en mundfuld at sende til manuelt.  

Men efter, at man på afdelingen er begyndt at sende sms’erne ud for at huske patienterne på, at de har en tid, er mange flere indkaldte begyndt at møde rettidigt op. Faktisk så mange, at de huller, der før opstod, når en patient udeblev, ikke længere kan bruges til akutte og uplanlagte scanninger. Derfor har det været nødvendigt at lægge planlagte huller ind i tidsplanerne til de akutte patienter.

NemSMS i fremtiden

Et minus ved sms-ordningen i Bookplan er dog, at patienterne selv skal give lov til, at regionen sender en sms til dem. Det sker ved, at patienten oplyser sit mobilnummer ved den første aftale, de har på en given afdeling. Men da det ofte er netop den første aftale, som patienterne glemmer at møde op til, kunne systemet blive endnu mere effektivt, hvis man måtte sende en sms allerede til den første aftale.

På sigt er det derfor planen, at Bookplan skal kunne benytte sig af NemSMS-ordningen, hvor borgerne på forhånd har givet samtykke til, at offentlige myndigheder må bruge deres registrerede mobilnummer til kontakt. Det er planen, at Bookplan skal kunne benytte mobilnumrene fra NemSMS i løbet af foråret 2015. Det er ligeledes planen, at røntgenafdelingernes bookingsystem Carestream, på samme måde som Bookplan, i løbet af forået skal kunne sende sms'er ud via NemSMS.

Fakta:

  • Bookplan er en avanceret planlægnings- og bookingløsning udviklet specielt til hospitaler.
  • I Region Midtjylland er systemet integreret med den elektroniske patientjournal MidtEPJ, så sundhedspersonalet hurtigt kan få et overblik over en patients journal og behandlingsplan samtidig.
  • Bookplan bruges også i de ankomststandere, som patienter scanner deres sygesikringskort på, når de ankommer på hospitalerne, og på kalde- og informationstavler i fx venteværelser.
  • Systemet bruges også i Region Syddanmark og Region Nord.