Ved konstateringen af at der udbetalt for meget løn til en medarbejder kontakter lederen den lønafdeling, der har stået for udbetalingen. Ved lønafdelingens konstatering kontaktes medarbejderens leder.

Lønafdelingen (og lederen) kontakter medarbejderen og orienterer om, at den for meget udbetalte løn vil blive tilbageholdt i forbindelse med næste lønudbetaling.

Hvis der er tale om et større beløb kan det foreslås, at tilbagebetaling sker over en periode.

Lønafdelingen (og lederen) udarbejder et notat om dette, der udleveres til medarbejderen. Forslag til standardnotat vedlagt.

Hvis medarbejderen mener at være i god tro og derfor bestrider tilbagebetalingskravet, forfølges sagen efter nedenstående retningslinier:

Eftergivelse og afskrivning.
 
Beløb på op til 1.000 kr.
Hvis den lokale ledelse og lønafdelingen er enige om, at medarbejderen må formodes at være i god tro, kan de beslutte at eftergive for meget udbetalt løn på op til 1000 kr. pr. medarbejder.

Dette gælder ikke hvis der – f.eks. pga. en systemfejl - er tale om for meget udbetalt løn til en række medarbejdere på grund af samme fejl. I disse tilfælde er det afgørende at fejlen rettes hurtigst muligt. Beslutning om eftergivelse og afskrivning følger nedenstående beløbsgrænser.

Beløb på under 10.000 kr.
Driftschefen/hospitalsledelsen har kompetencen til at eftergive og afskrive for meget udbetalt løn på op til 10.000 kr. pr. medarbejder uden at inddrage Koncern HR (medmindre der er tale om for meget udbetalt løn til en række medarbejdere på grund af samme fejl).

Beløb på mellem 10.000 kr. og 50.000 kr.
Hvis eftergivelsen/afskrivningen af for meget udbetalt løn overstiger 10.000 kr., skal driftschefen/ hospitalsledelsen inddrage Koncern HR i afgørelsen. Dette sker på baggrund af en skriftlig redegørelse.

Det skal i den sammenhæng besluttes, om den for meget udbetalte løn bør søges inddrevet ad rettens vej. I sådanne tilfælde inddrager Koncern HR Regionssekretariatets juridiske enhed.

Beslutning om at en sag herefter skal forliges eller hæves træffes af Regionssekretariatet efter inddragelse af den berørte arbejdsplads og Koncern HR.

Beløb på over 50.000 kr.
Hvis eftergivelsen/afskrivningen overstiger 50.000 kr., skal driftschefen/ hospitalsledelsen inddrage Koncern HR i sagen. Dette sker på baggrund af en skriftlig redegørelse. I sådanne tilfælde inddrager Koncern HR Regionssekretariatets juridiske enhed. Koncern HR og Regionssekretariatet udarbejder en indstilling til Forretningsudvalget. Af indstillingen skal det fremgå om den for meget udbetalte løn bør søges / er blevet søgt inddrevet ad rettens vej.

I forbindelse med alle sager om for meget udbetalt løn, der ikke er tilbagebetalt, skal der ske en registrering af, at der er udbetalt for meget løn og hvilken beslutning, der er truffet i sagen.

Registrering sker i den budgetansvarlige afdeling og der oprettes en sag med følgende titel:
FOR MEGET UDBETALT LØN EFTERGIVELSE / AFSKRIVNING. ÅRSTAL. AFDELING, HOSPITAL/ DRIFTSOMRÅDE.

Koncern HR udarbejder en årlig redegørelse til direktionen om de eftergivelses og afskrivningssager vedrørende for meget udbetalt løn, som afdelingen er blevet inddraget i.

Redegørelsen sendes efterfølgende til alle lønafdelinger med henblik på erfaringsopsamling.