I august flyttede Akutafdelingen på Regionshospitalet Randers til nye bygninger. Grundig forberedelse og medarbejderinvolvering bidrog til, at processen forløb godt og sikkert for både medarbejdere og patienter.

Af Line Sloth Carlsen, læge og organisationskonsulent, Tommy Midtgaard, ledende overlæge, og Bodil Marie Clemensen, oversygeplejerske.

Akutafdelingen på Regionshospitalet Randers flyttede i august 2014 til en nybygget akutmodtagelse på samme matrikel. Flytningen involverede over 100 medarbejdere, bl.a. lægesekretærer, sygeplejersker, serviceassistenter og læger. De skulle hurtigt kunne arbejde effektivt og sikkert med de akutte patienter, selv om grundplanen i de nye bygninger er markant anderledes end i de gamle, og alting fået nye pladser.

Det kræver grundig forberedelse hos alle, og derfor var Koncern HR, Udvikling involveret. Flytningen i august var første fase. Næste fase følger i 2016, hvor også skadestue, to traumerum og en CT-scanner tages i brug i de nye bygninger.

En voksdug med tryk af grundplanen for den nye Akutafdeling giver et godt overblik over, hvordan tingene kommer til at fungere, og nye spørgsmål dukker op.

Voksdug gav overblik

En voksdug med tryk af den nye afdelings grundplan var startskuddet i forberedelsen af flytningen. Over 4 måneder blev der kigget på og arbejdet med voksdugen, herunder designet træningsdage, lavet skattejagt og arbejdet med simulationer og prøvehandlinger for at blive fortrolig med de nye omgivelser.

Udvalgte medarbejdere designede træningen og processen. Indholdet på træningsdagene blev drevet af ledere og medarbejdere.

Formål: Undgå fejl og få ro i maven

Formålet med processen var, at medarbejderne fik godt kendskab og ejerskab til de nye rammer og arbejdsgange, og at der i processen var fokus på den fremtidige kultur som medarbejder i den nye akutmodtagelse.

Målet var:
At personalet skulle blive klar til indflytning og fx blive fortrolig med geografien i den nye afdeling.
At der skulle luges mest muligt ud i fejl og mangler inden indflytning.
At personalet skulle have ”ro i maven” hen over sommeren inden indflytningen i uge 33.
Konsulenterne lagde vægt på, at processen var medarbejderinvolverende, foregik reflekteret, og at personale og ledelse førte an i forberedelserne, så de fik maksimalt kendskab til detaljerne i den nye afdeling.

Udviklede træningsdage

Voksduge med grundplaner over den nye
afdeling blev lagt ud på kaffestuerne, så alle personalegrupper kunne orientere sig geografisk og skrive spørgsmål ned.
- I en 3-timers session lavede vi en involverende designproces for træningsdagene over de store grundplaner.

Her foldede kompleksiteten sig ud, og det blev tydeligt, at der var behov for, at afdelingssygeplejersker, udviklingssygeplejersker og ansatte med detailkendskab til arbejdsgange og den kliniske hverdag engagerede sig i at designe træningsdagenes indhold.

Opgaverne blev fordelt - bl.a. udvikling af kliniske cases, en model for geografisk orientering i afdelingen (skattejagt) og en mulighed for, at de modtagende afdelinger kunne komme på rundvisning i de nye rammer.

Træning i de nye rammer

De fire træningsdage var et tilbud til alle akutafdelingens ansatte, og ca. 100 medarbejdere deltog. Træningen foregik i den nye afdeling og indeholdt kliniske cases. Nogle gik ud på at modtage akutte patienter, andre indeholdt mere hverdagsagtige rutiner på en sengestue – alt som simulation med dukker eller simulanter.
Undervejs blev erfaringer noteret på store plancher, herunder eventuelle fejl og mangler ved de nye faciliteter.
Efter få dage overtog afdelingssygeplejerskerne rollen som facilitatorer fra konsulenterne.

Gå til side om Voksdug projektet

Personalet træner dagligdagssituationer på en sengestue i den nye Akutafdeling og lærer ”hands-on”, hvordan ny teknologi virker.

Opfølgningen på fejl og mangler stod afdelingssygeplejersker, projektsygeplejerske, udviklingssygeplejersker og byggeansvarlige for.

Patienter og prøvehandlinger

I dagene op til flytningen i uge 33 stod afdelingen åben for hospitalets samlede personale, hvis man ville kaste et sidste blik på geografien eller teknologien, fx kliniske logistiktavler, telefoner og kald.

Om mandagen i indflytningsugen blev der afholdt brandøvelse, og tirsdag var første hold af medarbejdere klar til at modtage patienter. Det var på forhånd besluttet at tage få patienter ind den første dag og derpå gradvist øge indtaget frem mod weekenden.

Der blev samtidig arbejdet med prøvehandlinger inden for udvalgte fokusområder for at afprøve teknologier og arbejdsgange.
Indholdet blev aftalt af de ansatte ved et kort morgenmøde, og forløbet blev evalueret sidst på dagen af alle involverede. Formålet var at prøve dét af i virkeligheden, som kunne være svært at tale sig frem til ved konference-
bordet - og derpå evaluere og justere.
Allerede på andendagen overtog afdelingssygeplejerskerne faciliteringen af prøvehandlingerne.

Voksduge viser kompleksiteten

Voksdugene med grundplanen gav i første omgang medarbejderne en mere rumlig fornemmelse af den nye afdeling og sammenhængen med det øvrige hospital. De kunne bedre se det for sig. Når dugene skal bruges aktivt til diskussioner omkring rammer og organisering, er det vores erfaring, at der skal være lokale tovholdere i forhold til processen.

Vi brugte dugene igen i designet af trænings-dagene for at visualisere patientens vej gennem afdelingen. Personalet flyttede små Lego-senge rundt på dugen, og der opstod spørgsmål som ”Hvem modtager patienten? Hvordan ser vi, at patienten er ankommet? Skal patienten køres direkte på stuen eller meldes først?”

At erkende kompleksiteten i opgaven var med til at kvalificere designet af træningsdagene og at øge engagementet hos ledere og medarbejdere. Opgaverne blev hurtigt grebet på designdagen, og udvalgt personale designede selv de kommende træningsdage for deres kolleger.

Træningsdage minimerer fejl og mangler

Træningsdagene gav deltagerne mulighed for fysisk at udforske de nye rammer. Inden de enkelte case-simulationer havde personalet mulighed for at orientere sig i skabe og skuffer og teste elektronik.

Det at opsamle gode idéer, fejl og mangler undervejs gav mulighed for løbende at gøre rammerne mere og mere indflytningsklare. Nøglemedarbejdere arbejdede løbende på at løse de mangler, der blev påpeget.

På sidste træningsdag blev der lavet en generel evaluering af deltagernes parathed til at flytte ind i den nye afdeling efter sommerferien, i uge 33. Spørgsmålet var ”Hvad skal der til for, at I bliver klar til indflytning?” - og svaret var: ”Ikke mere, nu går vi på ferie”.

Én udfordring ad gangen i en flytteproces

På indflytningsdagen var der et uventet stort patientindtag. Det udfordrede personalet, og uden det store forberedelsesarbejde ville dagen have været kaotisk. Nu var den bare meget travl, men ikke ulig andre dage, man tidligere har oplevet på afdelingen.

Kort efter indflytningen skete der endnu en reorganisering på hospitalet, som havde konsekvenser for bemanding og organisering i den nye akutafdeling. Det belastede personalet, som i forvejen var i en forandringsproces med at vænne sig til de nye rammer.
I en flytteproces er der særligt behov for organisatorisk ro. I flytningens fase 2 vil man gentage processen og bruge voksdug, simulationer og prøvehandlinger.

Anbefalinger

 

  • Lav en køreplan for overordnet proces og kommunikation – og forvent at justere undervejs
  • Involvér medarbejdere i processen
  • Udpeg nøglepersoner internt, som kan drive processen
  • Afsæt den nødvendige tid til planlægning og udførelse og book møder tidligt
  • Alloker ressourcer til processen – afvej, hvad I som ledelse vil investere i en god flytteproces, og hvad I kan vinde på det
  • Gør tingene så fysiske som muligt, fx via en voksdug med tryk, full-scale simulering, rundvisning og mulighed for at teste tingene
  • Sørg for ledelsesmæssig forankring og opbakning
  • Kommuniker til omgivelserne hvad I gør, hvorfor og hvad deres roller er – og inviter gerne samarbejdspartnere aktivt ind i processen
  • Vurder timing/aktualitet i forhold til afdelingens øvrige aktiviteter
  • Skab ro omkring flytteprocessen, så der ikke er andre omorganiseringer, der risikerer at vælte læsset

Gå ind på adressen øverst på siden for at se videoen.