På Mave- og Tarmkirurgisk Sengeafsnit på Regionshospitalet Randers har lederne motiveret medarbejderne til at gå sammen i grupper og skabe ændringer, der giver bedre trivsel. Resultatet er en afdeling med stort engagement og bedre tilfredshed.

Af Jonna Toft, journalist

Det var ikke altid smil og højt humør, der prægede hverdagen på Mave- og Tarmkirurgisk Sengeafsnit på Regionshospitalet Randers i efteråret og vinteren 2017-18.

Belægningsprocenten var høj, der var udskiftning i medarbejdergruppen, og samtalekulturen var ikke helt tryg - ikke alle turde sige deres mening. Da der opstod et kompliceret patientforløb med frustrerede pårørende, som krævede mange kræfter fra personalet, var det hele ved at gå op i en spids, oplevede afdelingssygeplejerske Birgitte Aborg.

Derfor bad hun om ledersparring hos Region Midtjyllands Koncern HR, Udvikling for at skabe bedre trivsel i afsnittet.

Sammen med overlæge Knud Thygesen Nielsen og organisationskonsulent Louise Harringe fra Koncern HR, Udvikling lagde Birgitte Aborg en slagplan, hvor målet var at engagere medarbejderne og gøre dem ansvarlige for, at der blev skabt ændringer, så afsnittet fik et bedre arbejdsmiljø.

”Alle medarbejdere skulle obligatorisk deltage i en arbejdsgruppe, og dét er nøglen til vores succes,” siger hun. ”Det er groet nedefra. De har selv arbejdet sig frem til, hvad der skulle laves om, og det er deres gevinst, at vi i dag har langt bedre trivsel. Vi er ikke i mål med det hele, men der arbejdes, og folk oplever, at de bliver hørt. Vores nye TULE-rapport er så flot som aldrig før.”

Startede med at læsse af

Forløbet blev sat i gang i foråret 2018 med to identiske 3-timers personalemøder, så alle medarbejdere kunne deltage. Her forklarede Louise Harringe om, hvordan sproget kan forstærke en oplevelse af fx arbejdsbelastning.

Herefter skulle medarbejderne skrive alle de ting ned på post-it-sedler, som de gerne ville have lavet om. Resultatet var fire store plakater med virkelig mange sedler, der var grupperet i emner, som arbejdsgrupperne senere kunne gå til.

På møderne gennemgik Knud Thygesen Nielsen desuden det komplicerede patientforløb i detaljer sammen med medarbejderne for at finde ud af, hvad der kan gøres anderledes næste gang:

”Nu har vi nogle metoder til at tage komplicerede og frustrerede forløb i opløbet. Og de bliver brugt, så snart vi kan mærke, at der er brug for det,” siger han.

Metoden er bl.a. at være to til stede ved al kommunikation, så to medarbejdere hører, hvad der bliver sagt. Der bliver lavet en tydelig ansvarsfordeling, og patienten skal så vidt muligt kun møde ganske få forskellige læger. Desuden skal det så vidt muligt være de garvede sygeplejersker, der tager sig af patienten.

”Det fungerede godt, at vi havde en konkret case at tale ud fra. Alle havde en holdning til det forløb, så vi fik ’luftet ud’ og vist, at det er i orden at tale om det, der ikke fungerer optimalt,” supplerer Birgitte Aborg.

Arbejdsgrupper skulle lige lære det

Seks arbejdsgrupper gik herefter i gang med hvert sit tema:

  • Arbejdstilrettelæggelse
  • Stuegang
  • Brugen af klinisk logistik
  • Samarbejde med serviceassistenter om madservering
  • Samarbejder med øvrige afdelinger, især akutafdeling, opvågning og intensiv
  • Team spirit.

Men arbejdsgrupperne havde svært ved at komme i gang og være effektive. Louise Harringe forklarer:

”De havde brug for nogle redskaber og metoder til, hvordan man går til en opgave. Mange skulle fx undersøge, hvordan de andre medarbejdere forholdt sig til et område. Men hvordan gør man, når der ikke er meget tid? Et af mine råd var, at de skulle starte med små ændringer, som hurtigt kunne give resultater, i stedet for at tage det svære først.”

Et eksempel: Telefonkultur. Nogle medarbejdere var trætte af, at andre sad med næsen i telefonen i pauserne. Telefonen hører til i tasken i garderoben, mente de. Men afdelingens instrukser er lettest at læse på … telefonen. Beslutningen blev, at det er ok at bruge telefon til faglige opgaver, men ikke private, og det har arbejdsgruppen lavet en instruks om.

Kommunikationen mellem arbejdsgrupper og medarbejdere blev på medarbejdernes initiativ sikret i en gammeldags rød mappe med plastiklommer, som viste sig at fungere bedre end en tavle eller digital kommunikation. Mappen ligger i personalerummet, og den bliver taget frem, hver gang der lige er fem minutter til at orientere sig.

Desuden holdes der nu personalemøder hver 14. dag - og dem, der møder op, er besluttende.

Medarbejderne fik bolden

Birgitte Aborg og Knud Thygesen Nielsen har jævnligt sparret med Louise Harringe om, hvordan de kunne tilrettelægge processen og holde den i gang.

”Det svære, men også virkelig brugbare, er at give medarbejderne ejerskab. Vi meldte ud, at ’Vi har ikke løsningerne, dem skal vi finde i samarbejde, og det bliver kun godt, hvis alle er med’,” siger Birgitte Aborg.

”Ind imellem var jeg ved at bide tungen af, fordi jeg selv havde ideer - men i stedet har jeg øvet mig i at sige ’Hvad gør vi så nu?’ Medarbejderne har fundet løsninger og sat dem i gang. Ejerskab er virkelig vigtigt for et godt resultat,” siger hun.

Væsentligt bedre trivsel

I dag kan de gode resultater aflæses på mange måder. Den nye TULE-rapport er med Birgitte Aborgs ord ’så flot som aldrig før’, og svarprocenten er på 97. Den generelle tilfredshed er vokset fra 80 til 86 pct.

”88 pct. siger, at vi har et godt samarbejde, 88 pct. siger, at de ved, hvad der forventes af den enkelte i deres arbejde, og endelig kan det nævnes, at 86 pct. er tilfredse med jobbet, alt taget i betragtning,” fortæller hun.

I øvrigt ledes TULE-dialogmødet af to medarbejdere, som fremlægger rapporten for de øvrige, og herefter drøfter medarbejderne, om der er områder, der skal arbejdes med. I så fald bliver der nedsat arbejdsgrupper, som kommer med forslag til ændringer. Selve ledelsesevalueringen tager Birgitte Aborg og Knud Thygesen Nielsen sig dog af.

Personaleomsætningen er faldet fra 15 personer i 2017 til 5 i 2018. Belægningsprocenten er uændret, men i dag har personalet bedre redskaber til at håndtere komplicerede forløb. Og vigtigst af alt: Der er en god stemning, personalet føler sig hørt, og hvis noget ikke fungerer, kommer det frem, så det kan blive lavet om.

Mave- og Tarmkirurgisk Sengeafsnit nominerede sig selv til Region Midtjyllands Trivselspris 2018, og de kom på andenpladsen.

FAKTA

Mave- og Tarmkirurgisk Sengeafsnit, Regionshospitalet Randers:

39 medarbejdere: Sygeplejersker og sosu-assistenter.

6 overlæger, 5 afdelingslæger og nogle reservelæger er tilknyttet.

25 sengepladser.

Indstillede sig selv til Trivselsprisen 2018 på Regionshospitalet Randers - og kom på andenpladsen.

Det er lykkedes for overlæge Knud Thygesen Nielsen og afdelingssygeplejerske Birgitte Aborg at skabe bedre trivsel ved at overlade det til medarbejderne at finde løsninger. De har bakket op om arbejdsgrupperne med information og sparring.

 

Kontakt:

Louise Harringe
Tel. 6161 4734