I driftsklyngen Nørholm ved Herning har regionens nye system til registrering af vold, trusler og chikane betydet flere registreringer og bedre og hurtigere opfølgning.

Af Jonna Toft, journalist

 

Hurtig opfølgning er afgørende for, hvordan medarbejdere tackler en hverdag, hvor der kan opstå ubehagelige episoder. 
Det ved de i driftsklyngen Nørholm ved Herning, en institution for domsanbragte udviklingshæmmede under Region Midtjyllands Specialområde Udviklingshæmning og ADHD. Her bor 33 borgere, og her arbejder 70 fastansatte og en del vikarer.


”Hvis medarbejderne oplever, at vold eller trusler ikke tages alvorligt, og at de skal gå alene med det, er der meget større risiko for, at de bliver syge. Vi skal reagere hurtigt, når der er en episode, og vi skal have en åben og tillidsfuld atmosfære mellem medarbejderne,” siger pædagog og arbejdsmiljørepræsentant Jimmy Riberholdt. Han har været med til at udvikle VTC-modulet i Arbejdsmiljøsystemet – den del, som handler om registrering af vold, trusler og chikane. ”Vi tog systemet i brug i januar 2015, og medarbejderne er begejstrede,” siger han.

”Det er blevet meget lettere at registrere både små og større episoder. Det betyder, at vi får mange flere registreringer. Episoderne var der også før – men da blev de ikke altid registreret.”


Helt konkret er sygefraværet på institutionen faldet fra ca. 9% til 2,3% på et år. Det er der flere årsager til, men en af dem er formentlig, at det nu er lettere at registrere ubehagelige episoder, og at der er opstået en mere åben snak om emnet, vurderer Jimmy Riberholdt.

Skala fra 1 til 5

I det nye registreringssystem skal episoder med vold, trusler eller chikane inddeles efter en skala fra 1 til 5, hvor 1 er en lille hændelse, f.eks. et tilråb, og 5 er meget alvorlige episoder.

Ved mindre hændelser kan medarbejderen nøjes med at udfylde én side i systemet, men jo mere alvorligt det opleves, jo mere skal der udfyldes. I alt tager registreringen måske ti minutter, hvor det før tog en halv time.

Når app’en til systemet kan tages i brug, er det meningen, at der skal stå en tablet på hver afdeling på Nørholm, så det er nemt for medarbejderne at logge ind med deres regions-ID og registrere de hændelser, de oplever.

Jimmy Riberholdt og hans arbejdsmiljørepræsentant-kollega Rasmus Stigaard får straks besked, når der er lagt en registrering ind i systemet, så de kan reagere hurtigt.

”Jeg kan gå over til medarbejderen med det samme, hvis det er nødvendigt. Nogle gange beder jeg om, at de udfylder det lidt større skema, som er beregnet til 3’ere og 4’ere, for episoden kan godt være mere alvorlig, end medarbejderen selv takserer den til,” forklarer Jimmy Riberholdt.

”Man vænner sig til at blive kaldt ’idiot’ eller ’kælling’, når man har med pressede og udfordrede mennesker at gøre. Men det kan godt være sådan et tilråb, der får dig til at knække, fordi glasset er fuldt i forvejen. Derfor er det vigtigt, at også små hændelser bliver registeret.”

Jimmy Riberholdt havde på et tidspunkt to kolleger, der blev ramt af stress på grund af ubehagelige episoder i hverdagen. Den ene havde lavet to indberetninger i løbet af de seneste fem år. Den anden havde lavet 47.


”Hvem tror du står stærkest i forhold til at få arbejdsskadeerstatning eller få hjælp til behandling? Nu har vi et system, som sikrer, at der er dokumentation for både små og større episoder. 
Det stiller medarbejderne bedre, hvis altså de laver registreringerne. Og det er de blevet meget bedre til,” siger han.

Hurtig opfølgning

Arbejdsmiljørepræsentanterne skal reagere på en registrering af vold, trusler eller chikane inden for fem dage, men Jimmy Riberholdt og Rasmus Stigaard når det ofte hurtigere. Nogle gange er det nok, at de tager en snak med medarbejderen, andre gange skal ledelsen involveres, og jævnligt tages registrerede episoder op på personalemøder, så man finder ud af, om der er et generelt problem, som der skal handles på.

I det år, Nørholm har brugt VTC-modulet, har der vist sig nogle mønstre i beboernes adfærd. Antallet af registreringer viser f.eks., at der er mere uro op til og i ferier, måske fordi der er større udskiftning i personalet i de perioder.

”Vi har fået et bedre overblik over, hvornår de trælse episoder forekommer, og så kan vi forebygge ved at ændre nogle rutiner. Måske er en beboer roligere, hvis hun spiser aftensmad tidligere. Eller måske skal vi flytte en pædagog væk fra en borger i en periode, hvis deres samspil giver anledning til dårlige episoder,” forklarer Jimmy Riberholdt.

”Forebyggelse er meget værd, for det er klart, at ubehagelige episoder påvirker arbejdsmiljøet og arbejdsglæden. Hvis det psykiske arbejdsmiljø ikke fungerer, er der ingenting, som fungerer.”

Fakta om registrering af vold, trusler og chikane

’Arbejdsmiljøsystemet’ er udviklet af Region Midtjylland og indeholder et APV-modul (arbejdspladsvurdering), som blev implementeret i 2009, og et ret nyt VTC-modul (registrering af vold, trusler og chikane), som nu er implementeret over alt. Desuden er der nu ved at blive implementeret et modul til regi-strering og anmeldelse af arbejdsulykker.

De første arbejdspladser tog VTC-modulet i brug i januar 2015. Det var Psykiatri og
Social, som tog initiativ til VTC-modulet i samarbejde med Koncern HR Fysisk Arbejds-miljø. Der er udviklet en app til systemet, som betyder, at det kan tilgås nemt fra en tablet. App’en kan distribueres, når regionens nye mobilplatform er klar.

Det nye modul betyder, at hvor man tidligere lavede en basal elektronisk registrering af vold, trusler og chikane, som tog lang tid, sættes der nu gang i en mere udviklet proces, alt efter hvor alvorlige episoderne er.

Der kan altså følges op hurtigt overfor medarbejderen, og man kan hurtigt ændre procedurer og aktiviteter, hvis der er brug for det.
VTC-modulet sikrer, at der er dokumentation for alle registrerede hændelser, som en per-son har været udsat for. Det kan have betydning ved anmeldelse af en arbejdsskade.

Data fra Arbejdsmiljøsystemet kan bruges på tværs af regionens institutioner og dermed give vigtig viden om, hvordan man kan fore-bygge vold, trusler og chikane via ændrede arbejdsgange eller andre tiltag.