Flaskehalse generer alle. Derfor har medarbejderne på Billeddiagnostisk Afdeling, Regionshospitalet Randers fundet en række løsninger, der giver et bedre flow i patientstrømmen, bedre udnyttelse af ressourcerne og mere tilfredsstillende arbejdsvilkår.

Af Jonna Toft, journalist

Små ændringer i hverdagen kan have stor betydning. Det står klart på Billeddiagnostisk Afdeling, Regionshospitalet Randers, hvor alle faggrupper har været med til at skabe mindre ændringer i arbejdsgangene, som – selv om de måske ikke syner af så meget hver for sig - har stor betydning for det samlede patientflow.

Strømmen af patienter, der skal til scanning eller røntgen, flyder mere jævnt nu. Medarbejderne kom-mer ikke til at danne flaskehalse for hinanden. Lægerne oplever ikke så mange forstyrrelser som før. Alt i alt giver det en bedre udnyttelse af ressourcerne og en mere tilfredsstillende hverdag for de godt 100 medarbejdere. Afdelingen er presset, dels af manglen på læger og radiografer, dels af den stadigt stigende patientstrøm. Derfor var alle indstillede på at være med. Målet var ikke en decideret effektivisering, men at skabe bedre arbejdsvilkår og større tilfredshed blandt de ansatte.

Initiativ fra medarbejderne

Ideen om at skabe mere flow i arbejdsprocesserne kom fra sygeplejerske Tina Stenholt Kristensen og kvalitetsansvarlig Tina Ørnsholt, som havde læst om et lignende tiltag på røntgenafdelingerne i Herning og Holstebro, Hospitalsenheden Vest.

De tog ideen med til afdelingens LMU for at se, om ledelsen var med på det – og det var de. Der var bred enighed om, at arbejdsgruppen kunne fungere udmærket uden en repræsentant fra afdelingsle-delsen, så overlæge Thomas Abramovitz Bjerre fik overladt ledelsesansvaret sammen med en afdelingssygeplejerske.

Ud over overlæge og afdelingssygeplejerske deltog der repræsentanter for sygeplejersker, læger, radiografer, lægesekretærer og serviceassistenter i den syv personer store arbejdsgruppe. Samtidig sikrede man, at deltagerne kom fra forskellige specialer; MR-scanning, CT-scanning, ’Knoglegruppen’ og ultralyd, og så var arbejdsmiljøorganisationen og en kvalitetsansvarlig repræsenteret. 

”Den tværfaglige sammensætning er helt afgørende for, at projektet er blevet en succes,” siger Tina Stenholt Kristensen, der var tovholder for projektet. ”Vi har et ben i alle lejre, og så er det nemmere at implementere nye tiltag.”

Sammen med to organisationskonsulenter fra Region Midtjylland Koncern HR, Udvikling lavede gruppen en arbejdsgangsanalyse. Det gav fokus på en lang række områder, som bagefter er blevet undersøgt nærmere med optællinger og registreringer.


”Vi har forsøgt at kommunikere grundigt ud til vores kolleger. Alle har hjulpet med at lave optællinger og indføre prøvehandlinger, og vi har sikret, at der altid var en evaluering, inden en prøvehandling blev permanent,” forklarer Tina Stenholt Kristensen.


"Vi havde frygtelig travlt tidligere, men nu kører det mere glat. 
Det giver jo mening at flytte medarbejderne derhen, hvor arbejdet er"


Projektet gik i gang i efteråret 2015, og gruppen har holdt 6-7 møder med de to konsulenter. 

Selv om der er gennemført mange ændringer, er alt ikke på plads endnu, og gruppen mødes fortsat ind imellem for at sikre opfølgning og gå i gang med nye prøvehandlinger.

Har skabt et bedre vagtskifte

En af de ændringer, der har haft størst effekt, er, at der er skabt en bedre overgang fra dagvagter til aftenvagter. Tidligere gav vagtskiftet en pause i patientflowet på afdelingen, fordi 
aftenvagterne lige skulle fordele arbejdet mellem sig, når de mødte ind. Det betød, at der ikke blev booket tider til patienter omkring vagtskiftet. 
”Når man har travlt, er det ærgerligt at sidde og vente på patienterne, fordi vagtskiftet ikke kører helt glat,” siger overlæge Thomas Abramovitz Bjerre. ”Det er en gevinst for alle, at vi har fået det ændret.”

Vagtskiftet er nu systematiseret på forhånd, så hver person, der møder ind, straks kan se, hvilket rum han eller hun skal gå til, og hvem der skal afløses. Dermed kan patientflowet fortsætte ubrudt.

På fredage møder aftenvagterne nu også ind en halv time tidligere, kl. 14. Det giver et bedre flow på de ofte meget travle fredag eftermid-dage.

 

Arkivfoto


Serviceassistenter har løst flaskehals

Flowet er også i fokus hos serviceassistenterne. De har meget travlt omkring kl. 13-15, hvor der skal flyttes mange patienter til og fra afdelingen. Ved at ændre en 6.30-14-vagt til kl. 7-14.30 har de været med til at løsne op for en flaskehals.


”Vi havde frygtelig travlt tidligere, men nu kører det mere glat. Det giver jo mening at flytte medarbejderne derhen, hvor arbejdet er,” siger serviceassistent Jesper Danstrøm, der var med i arbejdsgruppen og har implementeret ændringerne blandt sine kolleger.

”Vi har skiftende vagter, så alle har oplevet problemet og ville gerne være med til at løse det. Vi fandt selv frem til, hvad der skulle gøres – dét fungerer ofte bedre, end når løsningen kommer ovenfra,” siger han.

”Selv om det er en mindre ændring, flytter det noget i det store billede, og det gør i hvert fald vores arbejdsdage bedre.”

Superbrugere overtager standard-visiteringer

Da afdelingen mangler læger, var et af målene at flytte opgaver, som andre kan udføre, væk fra lægerne, så de kan bruge deres faglighed dér, hvor der virkelig er brug for den.

Derfor har superbrugere inden for de forskellige scannings- og røntgenmetoder nu overtaget de mest almindelige, ukomplicerede visitationer.

”Det er historisk betinget, at læger skal visitere – men det er ikke nødvendigt ved de helt gængse ting. Det fungerer glimrende, at superbrugerne har overtaget det,” siger Thomas Abramovitz Bjerre.

Færre afbrydelser

Alene dét at sætte fokus på et problem kan faktisk hjælpe løsningen på vej. Det stod klart, da ar-bejdsgruppen ville prøve at minimere antallet af afbrydelser hos de læger, der arbejder med CT-scanning.

Lægerne sidder bag lukkede døre i to rum og arbejder dybt koncentreret med billederne. 
”Vi var jo ved at få et hjerteslag, når døren blev åbnet af travle mennesker, der ikke lige tænkte på, at vi sad dér,” siger Thomas Abramovitz Bjerre”.

Der blev sat et skema op på døren for at undersøge problemets omfang. Alle, der gik ind, skulle markere årsagen. Samtidig flyttede man en bakke til henvisninger ud på den anden side af døren. Simpel løsning – men den har givet langt færre forstyrrelser og en opmærksomhed på, at man skal gå lidt stille ind.

Alle grupper har hjulpet til

Der er også gennemført en lang række andre tiltag. F.eks. er vejledningen til bookinger blevet opdateret, hvilket betyder, at der er færre fejl i bookingerne nu.

Der er også udpeget en sekretær med særligt ansvar for hver modalitet, så alle ved, hvem de skal spørge, hvis der er uklarheder i en henvisning.

Arbejdsgruppen har desuden sat fokus på udeblivelser. Omkring 16 % af patienterne dukker ikke op til undersøgelse, men da sekretærerne i en måned havde ringet ud til hver udebleven patient og spurgt om årsagen, måtte man konkludere, at der ikke er klare linjer i det. Blandt de helt unge ser det dog ud til, at der ligger en barriere i, at henvisningen sendes til deres digitale postkasse.

Nu håber man, at en SMS-varsling to dage før undersøgelsen vil løse problemet. Den er ved at gå i gang i skrivende stund.

”Alt i alt har vi fået en bedre glidning i arbejdet på afdelingen,” siger Tina Stenholt Kristensen. ”Det er blevet mere synligt, at alle grupper har nogle udfordringer, og det rykker at italesætte det. Alle har hjulpet til og indført ændringer, og vi har fået bedre arbejdsvilkår og et bedre arbejdsmiljø.”