DIFKA – Datainformeret forbedring af kapacitet og arbejdsgange

Koncern HR, Udvikling tilbyder driftsenhederne hjælp til at

  • finde potentialer ved en effektiv driftstilrettelæggelse
  • bedre enhedens målopfyldelse
  • hjælpe enheden videre ved en brændende platform

Hjælpen består i,

  • en praksisnær vurdering og analyse af den samlede driftstilrettelæggelse i driftsenheden med udgangspunkt i data, ledelsesorganisering, arbejdsgange og IT-understøttelse
  • en løbende implementering af identificerede forbedringer
  • at understøtte med professionel projekt- og procesledelse
  • en intern indsigt og erfaringer fra forskning og lignende driftsenheder

Illustreret i denne figur (figur 1), som illustrerer afdelingens daglige drift og de elementer, der påvirker den daglige drift.

 DIFKA.png

Figur 1

Forløbet for effektiv driftstilrettelæggelse

Fase 0

En gensidig ledelsesafklaring af mål og ressourcer, og en afdækning af ledelsens risikovillighed til at være faglig nysgerrig og til at finde nye og bedre veje, herunder gribe muligheden, når den indfinder sig i processen. Desuden en afklaring i forhold til funktionsledere og øvrige ambassadører for projektet, da disse personer får en opgave med implementeringen og forankringen i driftsenheden.

Fase 0 afsluttes med en kontraktering af forløbet samt nedsættelse af en projektgruppe og udnævnelse af en lokal projektleder.

Fase 1

Forløbet starter med kick-off i afdelingen, hvor afdelingsledelsen præsenterer forløbet samt mål og ressourcer for projektet, og konsulenterne præsenterer metoder og forløb, herunder tilstedeværelse i afdelingen.

Efterfølgende vil konsulenterne være til stede i afdelingen i to uger, hvor der vil foregå indsamling af kvalitative data (observationer og interviews) og kvantitative data.

Fase 2

I denne fase foregår den Praksisnære 360 graders vurdering og analyse af den samlede driftstilrettelæggelse i driftsenheden med udgangspunkt i de indsamlede data, ledelsesorganisering, arbejdsgange og IT-understøttelse. I denne fase vil der være involvering af ledere og medarbejdere i workshops, og der vil ske en prioritering af de kritiske indsatser og forbedringsindsatser, herunder hvad afdelingen skal udføre af prøvehandlinger for at nå målene. Det er også i denne fase at afhængighederne for de forskellige elementer i Figur 1 bliver analyseret, og hvilke afhængigheder afdelingen evt. skal have fokus på fremadrette for at nå den daglige effektive driftstilrettelæggelse.

Fase 3

Efter afprøvning af de forskellige praksisser, og praksisser med de bedste output er identificerede, igangsættes en struktureret implementering af fx nye arbejdsgange, vaner, mødestruktur, ledelsesopgaver, organisering etc. i afdelingen.

Implementeringen af de igangsatte indsatser følges tæt af konsulenterne med ugentlige rapporteringer.

Fase 4

I forankring og overdragelsesfasen vil ledelsesopgaven folde sig ud, dels er der fastholdelse af fx ændrede patientforløb, fastholdelse af nye arbejdsgange, ny mødestruktur og evt. organisering. I overdragelsen ligger også behovet for, at driftsenheden kan arbejde videre med evt. datamodeller til opfølgning på den effektive driftsplanlægning, hvorfor der evt. kan være behov for kompetenceudvikling i planlægning og styringsmodeller.

Artikler om et DIFKA-forløb

http://www.rm.dk/om-os/organisation/koncern-hr/uddannelse-udvikling-og-arbejdsmiljo/udvikling/artikler/urinvejskirurgisk/

http://www.rm.dk/om-os/organisation/koncern-hr/uddannelse-udvikling-og-arbejdsmiljo/udvikling/artikler/patologi/