TULE-processen kan være ganske omfattende, og det er derfor hensigtsmæssigt at begynde med en overordnet tidsplan, der giver overblik over de opgaver, der skal løses.

Dette er forsøgt i nedenstående tidsplan. Tidsangivelserne regner ud fra den dag, hvor TULE-spørgeskemaerne sendes ud til medarbejdere.

Tidspunkt i forhold til udsendelse af skemaer

• Ca. 6 måneder før
  Driftsenheden melder til TULE-sekretariatet, hvem der er TULE-planlægger og dermed driftsenhedens kontaktperson for TULE-sekretariatet.Driftsenheden tager en drøftelse med HMU/driftsenhedens ledelse om:
  • Hvem skal deltage i undersøgelsen?
  • Kollektiv vs. individuel ledelse?
  • Håndtering af lokale ekstraspørgsmål
  • Håndtering af enheder med færre end 10 medarbejdere
  • Planlægning af principper for opfølgningsdialoger
    
    
• Ca. 5 måneder før
  Planlægning af hvordan der informeres ud i organisationen.
  
  
• Ca. 4 uger før
  
  • Lister over deltagere sendes til TULE-sekretariatet (OBS. Det er oftest et ganske stort arbejde at udforme disse lister. Derfor anbefaler vi, at man påbegynder listearbejdet senest 3 måneder før udsendelse af spørgeskemaerne (altså påbegyndes arbejdet med lister 2 måneder før listerne skal sendes til TULE-sekretariatet).
  • Derudover sendes evt. lokale ekstraspørgsmål til TULE-sekretariatet.
    
    
• Fra ca. 4 uger før til udsendelse
  Afsæt tid til at afklare de spørgsmål, som TULE-sekretariatet vil have til listerne. Det vil ofte kræve at I skal kontakte afdelingerne for at kunne besvare disse spørgsmål.
  
  
• 0
  Spørgeskemaerne udsendes.
  
  
• 2 uger efter
  • Sidste frist for besvarelse af spørgeskemaer.
    
    
• 6 uger efter
  Rapporter udsendes.
  
  
• Senest 3 måneder efter
  Det er fra centralt hold besluttet, at alle enheder skal have afholdt deres opfølgende dialogmøde senest 3 måneder efter spørgeskemaernes besvarelse.

Beslutninger træffes af HMU/driftsenhedens ledelse. Påbegyndes ca. 6 måneder før udsendelse af spørgeskemaer. I det følgende kan I læse mere om: 

1. Hvem skal deltage i undersøgelsen?
2. Kollektiv vs. individuel ledelse
3. Håndtering af lokale ekstraspørgsmål
4. Håndtering af enheder med færre end 10 medarbejdere
5. Planlægning af principper for opfølgningsdialoger

Der skal træffes en række principielle beslutninger om, hvordan I gerne vil afvikle TULE på jeres driftsenhed. Det er i sidste ende op til ledelsen på driftsenheden at træffe disse beslutninger. I langt de fleste tilfælde vælger driftsenhedens ledelse dog at involvere HMU i beslutningen. Det anbefales, at HMU bliver involveret, da vi oplever det skaber større engagement omkring TULE, når medarbejderrepræsentanter er blevet hørt.

1. Hvem skal deltage i undersøgelsen?

Det skal besluttes, hvilke medarbejdere der skal deltage i TULE. Det er som udgangspunkt alle medarbejderne på driftsenheden. Men der kan være situationer, hvor det ikke giver mening at spørge en bestemt medarbejdergruppe. Det kan for eksempel skyldes, at en medarbejdergruppe kun har været på arbejdspladsen i meget kort tid, og derfor ikke meningsfuldt kan besvare spørgsmål om trivslen. Det kan også være, hvis der er medarbejdere, som man ved, er på vej væk fra arbejdspladsen, og derfor ikke kan være med til den opfølgende dialog.

Inden der træffes beslutninger om, hvilke medarbejdere, der ikke skal være med i undersøgelsen, bør man dog læse nedenstående afsnit om udarbejdelse af lister, der bruges til udsendelse af spørgeskemaer. Der er nemlig forskel på, hvilke medarbejdere man har mulighed for at inkludere i undersøgelsen, alt afhængig af, hvilken fremgangsmåde man vælger med listerne.

De medarbejdere, som man oftest drøfter, om skal være med i TULE er:

• Manuelt oprettede brugere i BSK
  (Kan til- eller frasorteres i BSK. I RMUK er der ikke manuelt oprettede bruger.)
• ”Ikke-primær” ansættelser
  (Nogle medarbejdere er ansat på flere enheder. I BSK kan man vælge kun at få medarbejderne, der hvor de er registret som værende ”primær ansatte” på enheden. Dette kan man ikke vælge i RMUK. Det er usikkert om et RMUK-udtræk indeholder ”ikke-primære” ansættelser eller ej.)
• Timelønnede
  (Er med i et BSK-udtræk. Timelønnede er ikke i et udtræk fra RMUK.)
• Kontor- og lægesekretærelever
  (Er i udtræk fra både BSK og RMUK.)
• Medarbejdere, der fratræder inden undersøgelsen/i løbet af undersøgelsen
  (Er i udtræk fra både BSK og RMUK.)
• Medarbejdere på barsel
  (Er i udtræk fra både BSK og RMUK.)
• Medarbejdere på orlov uden løn
  (Er i udtræk fra både BSK og RMUK.)

De nævnte medarbejdergrupper er dem, som TULE-sekretariatet umiddelbart har kendskab til, der ofte bliver sorteret i. Men der kan være flere grupper, I på driftsenheden vælger, der ikke skal med i undersøgelsen.

OPGAVE FOR TULE-PLANLÆGGERE: Få driftsenhedens ledelse og/eller HMU til at træffe principielle beslutninger om, hvilke medarbejdere, der skal med i undersøgelsen.

2. Kollektiv vs. individuel ledelse

Nogle medarbejdere har ikke én person, der er vedkommendes leder. I stedet referer de til en gruppe af ledere. Det er vigtigt at drøfte principperne for, om medarbejderne i disse tilfælde skal svare i forhold til ledergruppen, eller der skal vælges én nærmeste leder, som medarbejderne skal forholde sig til (det kan evt. være den leder, som medarbejderen afholder MUS med).

Der er argumenter for både det ene og det andet:

I forhold til selve TULE-undersøgelsen anbefales det, at medarbejderne kun skal forholde sig til én leder. Vi har erfaring for, at det kan være en meget abstrakt øvelse for medarbejderne at skulle forholde sig til ledelse som begreb, der udøves af flere personer. Hvis én af deres ledere er stærke på et område, og en anden er mindre stærk på samme område, kan medarbejderne have svært ved at svare. Skal de svare som et gennemsnit? Eller i forhold til den leder, de har mest kommunikation med? Samtidig kan det være svært for lederne at handle på resultaterne af en fællesevaluering. Er det nødvendigt at begge ledere forbedrer sig på et område, hvor resultatet er mindre godt? Eller er der tale om, at der kun er udviklingsbehov hos den ene?

Omvendt gør mange driftsenheder meget ud af at få en fælles ledelse til at fungere i hverdagen. Medarbejderne skal have ledere med forskellige kompetencer og ansvarsområder, således at medarbejderne altid har en leder, som har de faglige kompetencer til at besvare de forskellige spørgsmål. Mange driftsenheder vælger derfor, at medarbejderne skal forholde sig til en samlet ledelsesgruppe, da det svarer til den hverdag, de gerne vil understøtte.

OPGAVE FOR TULE-PLANLÆGGERE: Få driftsenhedens ledelse og/eller HMU til at træffe principielle beslutninger om, hvorvidt man ønsker en ensartet tilgang i organisationen for, hvorvidt medarbejdere skal forholde sig til én nærmeste leder eller en ledergruppe (hvor det er relevant). Alternativt kan man vælge at lade beslutningen være op til de enkelte afdelinger.

3. Håndtering af lokale ekstraspørgsmål

I TULE-undersøgelsen er der forsat mulighed for at stille medarbejderne op til 10 ekstraspørgsmål. Det er langt fra alle, der bruger denne mulighed, og der er et par ting, der er værd at overveje. Et er, om man får brugt resultaterne af ekstraspørgsmål? Hvis ekstraspørgsmål bliver et appendiks, man ikke arbejder videre med, er det vores råd, at man undlader at stille dem. Erfaringen er, at medarbejdere bliver frustreret over at blive spurgt til et emne, hvis ikke der bliver fulgt grundigt op. Man skal omvendt også passe på, at ekstraspørgsmål ikke kommer til at fylde det hele. Hvis resultaterne af ekstraspørgsmålene kommer til at overskygge de faste TULE-spørgsmål, er det lige så skidt. TULE-sekretariatet har hørt fra TULE-planlæggere i tidligere runder, at ekstraspørgsmålene sjældent bliver brugt, og selv når de bliver brugt, bliver der sjældent fulgt ordentligt op på dem.

Med det i mente, kan der dog sagtens være områder, hvor det giver mening, at man stiller ekstraspørgsmål, for at sætte fokus på forhold, der er særlige vigtige for trivslen på jeres enhed. Ekstraspørgsmål kan enten stilles til alle medarbejdere på driftsenheden eller til alle medarbejderne på en afdeling. Man kan også kombinere det, så der både er nogle spørgsmål, der stilles til alle medarbejdere på enheden og nogle spørgsmål, der stilles til medarbejderne på en given afdeling. Dog må det samlede antal spørgsmål ikke overstige 10 spørgsmål til en given medarbejder. Hvis man eksempelvis vælger 8 spørgsmål, som skal stilles til alle medarbejdere på driftsenheden, så kan afdelingerne kun vælge at stille 2 ekstraspørgsmål.

Det er et krav til alle ekstraspørgsmål, at de skal være formuleret, så de kan besvares med TULE-svarkategorierne, som er: "7 = I meget høj grad", "6", "5", "4", "3", "2", "1 = Slet ikke", "Ved ikke". Derudover må de enkelte spørgsmål ikke fylde mere end 100 tegn (inklusiv mellemrum).

OPGAVE FOR TULE-PLANLÆGGERE: Få driftsenhedens ledelse og/eller HMU til at træffe principielle beslutninger om:

• Skal der overhovedet være lokale ekstraspørgsmål?
• Skal der være lokale ekstraspørgsmål, som stilles til alle medarbejdere på driftsenheden. Hvis ja; hvilke?
• Skal afdelingerne have mulighed for at stille lokale ekstraspørgsmål? Hvis ja; planlæg en god lang proces, hvor afdelingerne får mulighed for at overveje dette, så de kan melde dem tilbage til dig som TULE-planlægger.
• Bemærk; I skal sende de lokale ekstraspørgsmål til TULE-sekretariatet ca. 4 uger før udsendelse af spørgeskemaer (samtidig med at I sender listerne).

4. Håndtering af enheder med færre end 10 medarbejdere

I TULE er der en regel om, at vi ikke laver rapporter til enheder, hvor der er færre end 10 medarbejdere, der modtager et spørgeskema. Dette er for at sikre medarbejdernes anonymitet. Der er dog to undtagelser fra denne regel:

1. Hvis enheden udelukkende består af personer, der selv er ledere. Det er typisk, hvis der er en gruppe af afsnitsledere eller afdelingsledere, der skal svare sammen. Ledere har ikke samme anonymitet som andre, og der laves derfor rapport på selv små enheder.
2. Hvis alle medarbejdere på den lille enhed giver samtykke til, at der godt må laves en rapport, selvom der er færre end 10 medarbejdere, der har modtaget et spørgeskema.

I forhold til punkt 2 afklares dette, som noget nyt, i spørgeskemaet. Alle medarbejdere, som er placeret i en enhed med færre en 10 personer – og hvor I har oplyst, at de ikke alle er ledere – får et spørgsmål, om anonymitet. Spørgsmålet lyder: "Ønsker du at give lov til, at der laves en rapport på din enhed, på trods af at der er færre end 10 medarbejdere, som har modtaget et skema?"

Det er værd at bemærke, at det kan betyde, at der er mange små enheder, hvor der ikke kommer en rapport. Det kan derfor være værd at beslutte, om der skal gøres noget for, at medarbejderne ikke bliver inddelt i små enheder, når I melder ind, hvordan undersøgelsen skal sættes sammen. Man kan eventuelt opfordrer til, at man lægger små enheder sammen, hvor det er muligt (og hvor de har samme ledelse) i undersøgelsen. Denne opfordring kan komme fra HMU eller driftsenhedens ledelse.

OPGAVE FOR TULE-PLANLÆGGERE: Få driftsenhedens ledelse og/eller HMU til at træffe principielle beslutninger om:

• Hvorvidt de vil opfordrer til, at inddelingen af
  medarbejdere gøres, så der kommer færrest muligt enheder på mindre end 10
  personer.

5. Planlægning af principper for opfølgningsdialoger

Det er op til det enkelte HMU at fastlægge principper for opfølgningsdialoger.

Formålet med opfølgningsdialogerne er at:

• Undersøge Trivselsundersøgelsens og Ledelsesevalueringens resultater.
• Prioritere, hvilke temaer det er vigtigt at arbejde videre med - både i forhold til det, der fungerer godt, og det der skal udvikles.
• Drøfte, hvordan der skal arbejdes videre, herunder eventuel inddragelse af MEDsystemet, arbejdsmiljøorganisationen eller konsulentbistand
• Det anbefales, at lederen i langt overvejende grad selv forestår den opfølgende dialog, enten selv eller med bistand fra sin leder eller en lederkollega.

Formålet med den opfølgende dialog er at få drøftet både det positive bevaringsværdige og det problemfyldte ud fra det i Trivselsundersøgelsen og Ledelsesevalueringen angivne. Målet er udarbejdelse af en handleplan for, hvad der arbejdes med, hvordan der skal arbejdes med det, hvem der er ansvarshavende, og hvornår der skal følges op.

Såfremt det overvejes at benytte faciliteringsbistand til lederne i den opfølgende dialog, anbefales det, at det foregår ud fra et "mest behovs-princip", således at faciliteringsbistand benyttes der, hvor trivslen og arbejdsmiljøet er meget udfordret. Det vil på nogle driftsområder være muligt at rekvirere interne ressourcepersoner trænet til faciliteringsopgaven eller erfarne proceskonsulenter fra enten den lokale HR-afdeling eller Koncern HR, Udvikling.

Det er op til det enkelte driftsområde, om der skal laves yderligere retningslinjer eller mere detaljerede anbefalinger om brug af faciliteringsbistand til at forestå den opfølgende dialog.

Den konkrete rekvirering af konsulent til en konkret TULE-dialog sker, når lederen har modtaget TULE-rapporten og ud fra resultatet af denne har foretaget en vurdering af behovet for bistand til gennemførelse af TULE-dialogen.

Vi opfordrer til, at der tages kontakt til Koncern HR, Udvikling hurtigst muligt af hensyn til booking af konsulent til opgaven på det tidspunkt, som er fastlagt for gennemførelse af TULE-dialogen.

På mødet mellem TULE-planlæggerne og TULE-sekretariatet aftales det, om der er behov for uddannelse af nøglepersoner til at varetage opfølgningsdialoger. Det aftales hvem, der bør deltage i uddannelserne, og hvornår de afholdes. Det er din opgave som TULE-planlægger at arrangere lokaler, koordinerer tidspunkter, oplyse om kurset og modtage tilmeldinger.

Desuden giver TULE-planlæggeren på dette møde en indikation af, hvor mange TULE-dialoger det forventes, at der er behov for konsulentbistand til.

Ledere er velkomne til at kontakte Koncern HR, Udvikling for vejledning om, hvordan opfølgningen kan tilrettelægges.

OPGAVE FOR TULE-PLANLÆGGERE:

• Det anbefales, at der sættes en dato i kalenderen for dialog allerede inden spørgeskemaerne udfyldes.
• Indkald jeres partner fra Koncern HR, Udvikling til et møde, hvor I aftaler:
  • Behov for uddannelse af nøglepersoner – arrangering af disse kurser
  • Pejling på, hvor mange TULE-dialoger der forventes at kræve konsulentbistand fra Koncern HR, Udvikling.

(Det er op til den enkelte driftsenhed, om ovenstående afklares på planlægningsmødet med deltagelse af både TULE-sekretariatet og Koncern HR, Udvikling, eller om der afholdes to separate møder med henholdsvis TULE-sekretariatet og Koncern HR, Udvikling)

• TULE-planlæggeren skal arrangere kurserne i forhold til at booke lokaler, koordineretidspunkter, oplyse om kurset til mulige deltagere og modtage tilmeldinger.
• Vær opmærksom på, at der skal udarbejdes handleplaner/resultater af TULE-dialogen. Læg en plan for, hvordan I hjælper de lokale enheder med dette. I mange tilfælde vælger driftsenhederne eksempelvis at indføre aftalte handlinger fra TULE-dialogen i APV-handleplanerne. Således kan man vælge anvende et eksisterende system, hvor man samler planer for trivsel og arbejdsmiljø et sted. Men I kan også vælge, at lave jeres egne TULE-handleplaner, som I håndterer adskilt fra APV-systemet.
• Både LMU og ledelsessystemet er forpligtede til at følge op og forbedre trivslen de steder, som er trivselsmæssigt udfordret. TULE-sekretariatet opfordrer til, at afdelingsledelsesniveauet har en opmærksomhed på at se på de enkelte afsnits handleplaner. Det anbefales, at der lægges en plan for at kommunikere dette ud til afdelingsledelserne.
• Det anbefales, at det enkelte HMU sætter en ramme for TULE-dialogerne, herunder også en anbefaling af mulige tidspunkter for afholdelse af TULE-dialoger (fx om det kan afholdes uden for normal arbejdstid, og om det fx anbefales at indkalde medarbejdere, som ikke er på vagt, til møderne).

(Påbegyndes ca. 5 måneder før udsendelse af spørgeskemaer)

Det er driftsenhedens opgave, og dermed din, at informere om TULE-processen i jeres organisation. Hvordan og hvornår det gøres, er helt op til jer. I kan eventuelt tage udgangspunkt i følgende skabeloner:

• Slideshow, som kan bruges til fællesmøder forud for undersøgelsen
• Skabeloner til plakater, hvor I kan motivere medarbejdere til at svare.
• Slideshow, der kan bruges i forbindelse med opfølgningsmøde

OPGAVE FOR TULE-PLANLÆGGERE: Koordinere, udforme og udsende informationsmaterialer på driftsenheden.

(Påbegyndes ca. 3 måneder før udsendelse af spørgeskemaer)

Opgaven som TULE-planlægger kræver mange ressourcer. Vi har erfaring for, at mange begynder med en antagelse om, at der må være centrale registrer i regionen eller på driftsenheden, som har oplysninger om, hvilke medarbejdere, der er på de enkelte afdelinger og afsnit. Det er der, sådan set, også, men det kommer altid som en overraskelse, hvor upræcise disse registre er, og hvor meget arbejde der ligger i at få dem tilpasset de faktiske forhold.

TULE-planlæggeren skal sørge for at få et udtræk fra en af de centrale registre, og få dem sendt til afdelingerne på din driftsenhed. Afdelingerne skal tilrette listerne, og tilføje de manglende oplysninger. Erfaringen er, at listerne aldrig er præcise i første omgang.

Der skal produceres en liste over alle de medarbejdere på driftsenheden, som skal deltage i undersøgelsen. Listen skal opbygges, så der er en række for hver medarbejder, og en kolonne for hver information på medarbejderen. De informationer vi skal have, og som dermed skal udgøre kolonnerne i listen er:

• Medarbejdernes navn
• Medarbejdernes e-mailadresse
• Medarbejdernes nærmeste leder/ledergruppe
• Medarbejdernes organisatoriske placering på tre niveauer:
• Driftsenhed
• Afdeling
• Afsnit, Kontor eller anden ”mindste enhed”
• Om den medarbejder der svarer, selv er leder for andre medarbejdere

Du kan hente en skabelon for listerne her. Det er ikke et krav, at I bruger lige denne skabelon. I kan tage udgangspunkt I de lister, I trækker fra registrene, så længe I blot sørger for, at listerne får tilført ovenstående informationer.

BSK - RMUK

Der er primært to steder, hvor man typisk kan trække listerne:

• Regionens brugerstamdatakatalog (herefter forkortet til BSK)
• Regionens system til håndtering af MUS (RMUK)

Et stykke af vejen har de to systemer samme informationer. Alligevel er der nogle forskelle, som vil I kan læse nærmere om her.

OPGAVE FOR TULE-PLANLÆGGERE: Vælge mellem BSK eller RMUK.

(Udsendes ca. 6 uger efter udsendelse af spørgeskemaer)

Som udgangspunkt er det enhedens leder(e) og lederen/lederne på niveauet over, der modtager de enkelte rapporter. Hvis der lokalt er ønske om, at der også er andre, der skal modtage rapporterne skal det meddeles TULE-sekretariatet.

Ved henvendelse kan TULE-sekretariatet også sende de enkelte rapporter til TULE-planlæggeren.

TULE-sekretariatet sender ikke rapporter til andre personer, som henvender sig for at se en bestemt rapport. Hvis der eksempelvis er en tillidsrepræsentant, der ikke kan få rapporten fra egen leder, skal vedkommende derfor rekvirere rapporten gennem TULE-planlæggeren. TULE-planlæggeren kan bedst vurdere, hvem det er relevant at udlevere en given rapport til. Hvis TULE-planlæggeren vurderer, at det er en relevant forespørgsel (hvis eksempelvis vedkommende er tillidsrepræsentant for den enhed, vedkommende gerne vil se rapporten for), så er rapporterne ikke at betragte som fortrolige – og den bør derfor rekvireres og sendes til vedkommende.

OPGAVE FOR TULE-PLANLÆGGERE:

• Oplyse TULE-sekretariatet, hvis der er andre end lederen for enheden og dennes leder, der skal modtage en given rapport, når de udsendes.
• Håndtere efterfølgende forespørgsler fra andre, der ønsker at se en given rapport. 

(Påbegyndes når opsamlingsdialogerne er gennemført)

For hver afdeling udarbejdes en ”overbliksrapport”, der viser resultaterne på alle afsnit. På hver driftsenhed udarbejdes en ”overbliksrapport”, der viser resultaterne på alle afdelinger.

Når HMU'erne og ledelserne på de overordnede niveauer forholder sig til TULE-resultaterne, kigger de ofte i disse overbliksrapporter. Det er selvfølgelig et fint udgangspunkt, men det kan formentlig ikke stå alene. Der kommer meget yderligere information ud af opfølgningsdialogerne på enhederne, som bør tages med på de mere overordnede niveauer. Det anbefales derfor, at der på den ene eller anden måde sættes system i, at der rapporteres ”opad” i systemet fra dialogmøderne og i forhold til de udarbejdede handleplaner.

OPGAVE FOR TULE-PLANLÆGGERE: Drøfte med driftsenhedens ledelse samt HMU, hvordan de overordnet ønsker at følge op på TULE, og om de ønsker systematiske tilbagemeldinger fra afdelingerne om, hvad der er kommet frem på diverse dialogmøder, og hvad der evt. er aftalt af handlinger.