Overordnet kan man sige, at RMUK ikke indeholder helt de samme muligheder for at til- og fravælge medarbejdergrupper, som BSK gør. Omvendt kan der trækkes lister direkte fra RMUK (BSK-lister skal bestilles ved regionens IT-afdeling), og så kan RMUK have informationer om, hvem der er de enkelte medarbejderes leder (forudsat RMUK har været brugt til at arrangere MUS for nyligt). Se ovenstående om de indledende drøftelser af, hvilke medarbejdergrupper der skal med i undersøgelsen, for at se hvilke sorteringsmuligheder, der er i de to systemet.

Udtræk fra register: 

  • BSK: Skal bestilles ved IT-afdelingen 
  • RMUK: Kan laves af driftsenhedens administrator af RMUK

Indhentning af oplysning:

  • BSK:

Indeholder oplysninger om:

    • Medarbejderens e-mailadresse
    • Medarbejdernes navn
    • Afsnit
    • Afdeling
    • Driftsenhed

TULE-planlæggeren skal dermed sikre at disse oplysningerne er de rigtige i forhold til den måde, man har organiseret TULE på. Derudover skal der tilføjes oplysninger om:

    • Hvem er medarbejderens leder (skal passe med inddelingen på afsnit)
    • Om medarbejderen selv er leder
  • RMUK:
    Indeholder oplysninger om:
    • Medarbejderens e-mailadresse
    • Medarbejdernes navn
    • Afsnit
    • Afdeling
    • Driftsenhed
    • Oplysninger om, hvilken leder, som medarbejderen er koblet sammen med i RMUK (dette er sket i forbindelse med MUS). BEMÆRK; Der er kun oplysninger om leder, som er indtastet i systemet af jer på driftsenheden. Hvis I ikke har brugt RMUK til afholdelse af MUS vil der ikke være oplysninger om ledere.

TULE-planlæggeren skal dermed sikre at disse oplysningerne er de rigtige i forhold til den måde, man har organiseret TULE på. Derudover skal der tilføjes oplysninger om:

    • Om medarbejderen selv er leder

Håndtering af lister

  • BSK:
    Listerne kommer fra IT-afdelingen opdelt i kolonner med de pågældende oplysninger. TULE-planlæggeren skal opdele listerne (typisk i afdelinger), så de kan sendes ud på lokale enheder til retning. De lokale enheder skal tilføje oplysningen om hvem der er medarbejderens leder og oplysningen om medarbejderen selv er leder.
  • RMUK:
    Listerne kommer ud i en semikolonsepareret fil. TULE-planlæggeren skal opdele oplysninger efter semikolon, samt andre tegn (typisk # og $), der adskiller forskellige informationer. Herefter skal irrelevante oplysninger slettes, og TULE-planlæggeren skal opdele listerne (typisk i afdelinger), så de kan sendes ud på lokale enheder til retning. De lokale enheder skal tilføje oplysningen om hvem der er medarbejderens leder og oplysningen om medarbejderen selv er leder.

Frasortering af med-arbejdere

  • BSK:
    Som nævnt i et tidligere afsnit er det i BSK muligt at til- og fravælge nogle grupper af medarbejdere.
  • RMUK:
    Der er også nogle muligheder for at sortere nogle medarbejdere til og fra i RMUK listerne. Men mulighederne er færre end i BSK.

Hvis I bruger BSK:

  • Kontakte IT-afdeling og bede om et udtræk med oplysninger om alle medarbejdere på driftsenheden.
    BEMÆRK; I skal gøre det klart for IT-afdelingen, om I vil have primære ansættelser eller alle ansættelser (medarbejder kan være ansat flere steder (både på flere driftsenheder og flere afdelinger)). Hvis I kun beder om primære ansættelser, optræder medarbejderne kun én gang i listen. Alternativt kan I bede om at få alle medarbejdere på listen, samt en information om, hvorvidt hver enkelt registrering er en primær ansættelse. Så kan I selv senere frasortere medarbejdere, der ikke er registreret som primæransættelse.
    BEMÆRK; I skal også fortælle IT-afdelingen om I vil have ”manuelt oprettede” medarbejdere med på listen. BSK indeholder som udgangspunkt de medarbejdere, der aflønnes på afdelingen. Men der kan være tilfælde, hvor det er nødvendigt at have personer registreret på afdelingen, selvom de ikke bliver aflønnet (dette er bl.a. hvis en person skal have adgang til diverse it-systemer). I de tilfælde kan en administrator på afdelingen selv oprette en person manuelt. Det er muligt at vælge om man vil have disse personer med i udtrækket.
  • Bed IT-afdelingen om at trække følgende oplysninger per medarbejder:
    • Medarbejderens navn
    • Medarbejderes e-mailadresse
    • Det afsnit medarbejderen arbejder på
    • Den afdeling medarbejderen arbejder på
    • Navn på driftsenheden
    • Overenskomstkode
    • (evt. stillingsbetegnelse)
  • Brug overenskomstkode, stillingsbetegnelse og/eller afsnitsnavne til at frasortere de medarbejdergrupper, som I oprindeligt har besluttet ikke skal være en del af TULE (se ovenstående).
  • Opdel listerne i afdelinger, og send ud til afdelingerne. Bed dem om:
    • At gennemgå listerne for om alle relevante medarbejdere er med? Er der nogle som skal frasorteres (da de netop er fratrådt deres stilling eller lignede). Oplys om de fælles beslutninger om, hvilke medarbejdere der skal med (jf. beslutningerne i begyndelsen af TULE-processen).
    • At gennemgå listerne for om medarbejderne er placeret på de rette afsnit.
    • At påføre leder/ledergruppe ud for hver medarbejder. Her skal det bemærkes at hvert afsnit i TULE undersøgelsen kun kan have én leder/ledergruppe. Hvis der eksempelvis er 15 medarbejdere på et afsnit og 7 refererer til ”Leder A” og 8 refererer til ”Leder B og Leder C”, så opdeles afsnittet i to separate afsnit. Afsnittet med 7 medarbejdere kommer til at hedde ”<<Afsnitsnavn>> m. ref. til Leder A”, og afsnittet med 8 medarbejdere kommer til at hedde ”<<Afsnitsnavn>> m. ref. til Leder B og Leder C”. Det vil også betyde, at der skal indsamles samtykke på begge afsnit, før der kan laves en rapport (jf. ovenstående).
    • At påføre ud for alle medarbejdere om de er selv er ledere eller ej.
    • At samle ledere i små ”kunstige” enheder for sig selv, således at lederne ikke kommer til at indgå som svarpersoner på de afsnit, de selv er ledere for. På en afdeling vil det typisk betyde, at der laves en ”kunstig” enheder, som hedder noget a la ”afsnitsledere på <<afdelingsnavn>>”
    • At gøre opmærksom på regler om, at der kræves samtykke, hvis der skal laves en rapport på en enhed, hvor der er færre end 10 medarbejdere, og hvor medarbejderne ikke selv er ledere. Det kan evt. motivere afdelingerne til at lægge nogle små enheder sammen i undersøgelsen, hvis de alligevel har samme leder, og deres trivsel meningsfuldt kan måles sammen.
    • Du har på dette tidspunkt forhåbentligt modtaget en oversigt fra TULE-sekretariatet over, hvilke enheder og ledere der blev svaret i forhold til sidst, der blev gennemført TULE på driftsenheden. Det anbefales, at du sender denne med ud til afdelingerne. Hvis du samtidig opfordrer afdelingerne til at lave de samme opdelinger i afsnit, og kalde afsnittene det samme, sikrer vi, at resultaterne fra sidst indgår i rapporterne til sammenligning.
  • Modtag listerne fra afdelingerne og send dem til TULE-sekretariatet seneste 4 uger før udsendelse af spørgeskemaer.
  • Vær klar til, at TULE-sekretariatet vil have mange uddybende spørgsmål, som skal besvares i de kommende fire uger.

Hvis I bruger RMUK:

  • Få administratoren af RMUK på driftsenheden til at trække en liste over alle medarbejdere i enheden (Under medarbejderfanen vælges hele driftsenheden og der trykkes på knappen ”RMUK eksport”). BEMÆRK; Timelønnede og elever er IKKE i RMUK, og indgår derfor ikke i listen.
  • Udtrækket fra RMUK indeholder følgende oplysninger for hver medarbejder:
    • Medarbejderens navn
    • Det afsnit og den afdeling medarbejderen arbejder på
    • Medarbejderes e-mailadresse
    • Medarbejderen regionsid
    • Overenskomstkode
    • Afdelingsleder
    • Andre ledere med adgang
    • Seneste MUS leder
    • Afdelings MUS ledere
    • Overafdelings MUS ledere
  • En del af felterne indeholder flere oplysninger på én gang. De oplysninger skal splittes. Her kan man bruge Excel-funktionen: ”tekst til kolonne”:
    • Feltet ”afdeling” indeholder oplysninger om både medarbejderens afdeling og medarbejderens afsnit. Oplysningerne er adskilt med tegnet: #. Denne kan bruges til at dele disse oplysninger ud i flere kolonner.
    • De fire felter med oplysninger om ledere kan indeholde flere ledere. Hver leder er også adskilt med #, som kan bruges til at opdele, så der er én leder for hver kolonne.
    • For hver leder er der fire informationer (lederens navn, lederens regionsid, lederens overenskomstkode og lederens mailadresse). Disse informationer er adskilt med $. Igen kan man bruge tegnet til at opdele informationerne i hver sin kolonne. Efter dette kan man slette alt andet end navnene, da de er det eneste interessante i TULE sammenhæng.
  • Der er som nævnt fem felter med oplysninger om ledere (Afdelingsleder, Andre ledere med adgang, Seneste MUS leder, Afdelings MUS ledere og Overafdelings MUS ledere). Hvilke af disse felter, der er mest anvendelig i TULE-sammenhæng afhænger af de oplysninger, der er tastet ind i RMUK i forbindelse med afvikling af MUS. I bør derfor have en drøftelse med administratoren af RMUK på driftsenheden om, hvordan I bedst muligt kan bruge informationerne (det mest anvendelige er formentligt enten ”Afdelingens MUS-ledere”, der har information om, hvem der potentielt kan have afholdt MUS med medarbejderen - eller ”Seneste MUS-leder”, der indeholder information om, hvem der rent faktisk afholdt seneste MUS (såfremt RMUK blev brugt til dette)).
  • Slet overflødige oplysninger i listen sådan, at der kun er én kolonne i listen, der angiver hvilken leder/ledergruppe, som medarbejderen skal forholde sig til i TULE.
  • Brug overenskomstkode og/eller afsnitsnavne til at frasortere de medarbejdergrupper, som I oprindeligt har besluttet ikke skal være en del af TULE (se tidligere). Som nævnt indeholder udtræk fra RMUK ikke elever og timelønnede.
  • Opdel listerne i afdelinger, og send ud til afdelingerne. Bed dem om:
    • At gennemgå listerne for om alle relevante medarbejdere er med? Er der nogle som skal frasorteres (da de netop er fratrådt deres stilling eller lignede). Oplys om de fælles beslutninger om, hvilke medarbejdere der skal med (jf. beslutningerne i begyndelsen af TULE-processen).
    • At gennemgå listerne for om medarbejderne er placeret på de rette afsnit.
    • At påføre leder/ledergruppe ud for hver medarbejder. Her skal det bemærkes at hvert afsnit i TULE undersøgelsen kun kan have én leder/ledergruppe. Hvis der eksempelvis er 15 medarbejdere på et afsnit og 7 refererer til ”Leder A” og 8 refererer til ”Leder B og Leder C”, så opdeles afsnittet i to separate afsnit. Afsnittet med 7 medarbejdere kommer til at hedde ”<<Afsnitsnavn>> m. ref. til Leder A”, og afsnittet med 8 medarbejdere kommer til at hedde ”<<Afsnitsnavn>> m. ref. til Leder B og Leder C”. Det vil også betyde, at der skal indsamles samtykke på begge afsnit, før der kan laves en rapport (jf. ovenstående).
    • At påføre ud for alle medarbejdere om de er selv er ledere eller ej.
    • At samle ledere i små ”kunstige” enheder for sig selv, således at lederne ikke kommer til at indgå som svarpersoner på de afsnit, de selv er ledere for. På en afdeling vil det typisk betyde, at der laves en ”kunstig” enheder, som hedder noget a la ”afsnitsledere på <<afdelingsnavn>>”
    • At gøre opmærksom på regler om, at der kræves samtykke, hvis der skal laves en rapport på en enhed, hvor der er færre end 10 medarbejdere, og hvor medarbejderne ikke selv er ledere. Det kan evt. motivere afdelingerne til at lægge nogle små enheder sammen i undersøgelsen, hvis de alligevel har samme leder, og deres trivsel meningsfuldt kan måles sammen.
    • Du har på dette tidspunkt forhåbentligt modtaget en oversigt fra TULE-sekretariatet over, hvilke enheder og ledere der blev svaret i forhold til sidst, der blev gennemført TULE på driftsenheden. Det anbefales, at du sender denne med ud til afdelingerne. Hvis du samtidig opfordrer afdelingerne til at lave de samme opdelinger i afsnit, og kalde afsnittene det samme, sikrer vi, at resultaterne fra sidst indgår i rapporterne til sammenligning.
  • Modtag listerne og send dem til TULE-sekretariatet seneste 4 uger før udsendelse af spørgeskemaer.
  • Vær klar til, at TULE-sekretariatet vil have mange uddybende spørgsmål, som skal besvares i de kommende fire uger.