Abonnér

Se alle dagsordener og referater fra dette mødeforum

Tillægsdagsorden
til
mødet i Forretningsudvalget
den 11. oktober 2011 kl. 10:00
i konferencelokalet, Regionshuset Aarhus, Olof Palmes Allé 15, 8200 Aarhus N


Pkt. Tekst
19 Papirløse møder
Sagnr.: 1-01-81-26-10

19. Papirløse møder

Resume

Det foreslås, at mødemateriale til regionsrådets medlemmer fra 1. januar 2012 alene udsendes elektronisk. Distributionen vil ske gennem programmet eDagsorden, som bl.a. giver medlemmerne mulighed for at indsætte og dele kommentarer i teksterne.

Direktionen indstiller,

at dagsordensmateriale til regionsrådets medlemmer til møderne i regionsrådet, forretningsudvalget samt rådgivende og midlertidige udvalg fra 1. januar 2012 alene udsendes elektronisk via eDagsorden.

Sagsfremstilling

Til brug for møderne i de politiske udvalg og regionsrådet modtager regionsrådets medlemmer ofte ret fyldige dagsordener med tilknyttede bilag. Som led i udvikling og effektivisering af den politiske betjening og administrationen er der i en periode arbejdet for at digitalisere møderne gennem en papirløs arbejdsform.

 

Der er søgt en løsning, der giver mulighed for kvalitetsforbedringer i forhold til medlemmernes forberedelse og afvikling af møder, således at indførelsen af papirløse møder kan gøre medlemmernes arbejdsdag nemmere.

 

Ved et papirløst møde foregår al kommunikation vedrørende mødehåndteringen elektronisk. Det vil sige, at alt mødemateriale distribueres elektronisk inden møderne, ligesom det tilgås elektronisk på iPad eller bærbar pc ved møderne.

 

Administrationen har i forbindelse med valg af løsning lagt vægt på, at det er en enkel og brugervenlig løsning. Ved at anvende programmet eDagsorden får mødedeltagerne overblik over mødets indhold på en enkel og overskuelig måde. Der er mulighed for at tilføje noter og dele noterne med andre, og løsningen er derfor også med til at facilitere dialogen mellem mødets deltagere eller i partigrupperne. eDagsorden kan anvendes på pc og iPad og kræver adgang til internettet.

 

Alle regionsrådets medlemmer har i august 2011 fået stillet en iPad til rådighed samtidig med, at dagsordenerne til regionsrådet, forretningsudvalget og de rådgivende udvalg nu også publiceres til eDagsorden. Der er herefter påbegyndt forsøg med papirløse møder i de politiske udvalg sideløbende med distributionen af papirdagsordener, så regionsrådets medlemmer gradvist kan vænne sig til den nye arbejdsform.

 

Papirløse møder vil indebære en økonomisk besparelse på porto og trykning. Denne besparelse kan finansiere anskaffelse og vedligehold af udstyr og software til læsning af elektroniske dagsordener.

  

Centralt budgetmateriale, større rapporter mv. vil dog fortsat blive trykt og lagt i medlemmernes postrum med henblik på, at medlemmerne henter materialet, når de er i Regionshuset. Såfremt materialet er nødvendigt til et snarligt møde, vil det blive sendt til medlemmerne med almindelig post.

 

I første omgang vil dagsordenerne til møderne i regionsrådet, forretningsudvalget og de rådgivende og midlertidige udvalg blive omfattet af ordningen. Administrationen vil herudover i den kommende periode vurdere, om mødemateriale til andre mødefora, hvor regionsrådsmedlemmer deltager, også vil kunne gøres tilgængeligt i eDagsorden. Endelig forventes det, at mødemateriale til møder i regi af Danske Regioner vil blive tilgængeligt i eDagsorden primo 2012. Dette muliggøres bl.a. på baggrund af, at alle regionsråd inden da forventes tilsvarende at have taget eDagsorden i anvendelse.

 

Ved en ændring af styrelsesloven 1. januar 2010 blev der åbnet mulighed for, at regionsrådet ved en flertalsbeslutning kan træffe afgørelse om, at materiale til rådets medlemmer alene udsendes elektronisk. Desuden er det en forudsætning i økonomiaftalen mellem regeringen og Danske Regioner, at der skal arbejdes for at gøre de politiske møder papirløse.

 

Det foreslås, at ordningen gennemføres fuldt ud fra 1. januar 2012, idet de enkelte medlemmer i perioden indtil da er velkomne til at meddele administrationen, at de ikke længere ønsker tilsendt mødemateriale på papir.

Beslutning

Forretningsudvalget indstiller,

 

at dagsordensmateriale til regionsrådets medlemmer til møderne i regionsrådet, forretningsudvalget samt rådgivende og midlertidige udvalg fra 1. januar 2012 alene udsendes elektronisk via eDagsorden, idet medlemmerne dog vil have mulighed for at modtage en papirkopi af selve dagsordenen i 1. kvartal 2012.

 

Anders Kühnau var forhindret i at deltage i sagens behandling.

Tilbage til toppen