Abonnér

Se alle dagsordener og referater fra dette mødeforum

Referat
til
mødet i forretningsudvalget
den 5. december 2017 kl. 10:00
i Konferencelokalet, Regionshuset Viborg, Skottenborg 26, 8800 Viborg

Alle medlemmer var mødt.

 

Mødet blev hævet kl. 11.40.


Sagnr.: 0-3-1-16

30. Godkendelse af revideret vederlagsregulativ

Resume

Administrationen har revideret regionsrådets vederlagsregulativ, således at det er i overensstemmelse med gældende satser, lovgivning og praksis. Endvidere er vederlag for medlemskab af forretningsudvalg, stående og midlertidige udvalg ændret i henhold til konstitueringsaftale og styrelsesvedtægt.

Direktionen indstiller,

at det reviderede vederlagsregulativ med bilag godkendes gældende fra den 1. januar 2018.

Sagsfremstilling

Vederlagsregulativet fastlægger rammerne for honoreringen af medlemmerne af regionsrådet i Region Midtjylland. Administrationen har som forberedelse af et nyt regionsråd revideret vederlagsregulativet og de tilhørende bilag, således at materialet er i overensstemmelse med gældende satser, lovgivning og praksis.

 

Herudover er vederlagsregulativet ændret, således at forretningsudvalgets medlemmer får et vederlag svarende til 75 % af formandsvederlaget, og medlemmerne af midlertidige udvalg samt de stående udvalg, som med revisionen af Region Midtjyllands styrelsesvedtægt, er nedsat, får 125 % af formandsvederlaget.

 

Endelig er bestemmelserne om telefoni samt nyhedsmedier og tidsskrifter opdateret, så de følger gældende praksis.

 

Ændringerne er markeret i det vedlagte materiale.

 

Det reviderede vederlagsregulativ træder i kraft den 1. januar 2018.

 

Der henvises i forhold til nedsættelsen af stående udvalg til sagen om godkendelse af revideret styrelsesvedtægt, som også er på dagsordenen til regionsrådsmødet den 15. december 2017.  

Beslutning

Indstillingen blev tiltrådt.

Tilbage til toppen
Sagnr.: 1-30-75-3-09

31. Regnskab for spormodernisering af Odderbanen

Resume

Der foreligger nu et anlægsregnskab for sporfornyelsen af Odderbanen, som blev igangsat i 2008. Der er samlet udbetalt 191,5 mio. kr., mens det samlede forbrug er 195,6 mio. kr. Restbeløbet anbefales dækkes af et slutlån.

Direktionen indstiller,

at regnskabet godkendes,

 

at der optages et slutlån på 4,2 mio. kr. til afslutning af projektet, og

 

at ydelserne på lånet finansieres af budgettet for kollektiv trafik.

Sagsfremstilling

Der foreligger nu revisorpåtegnede regnskaber (bilag 1-2) for projektet vedrørende spormoderniseringen af Odderbanen, og sagen kan hermed afsluttes. Odderbanen er i 2016 overdraget til Aarhus Letbane I/S, men sporfornyelsesprojektet er efter aftale afsluttet af Midtjyske Jernbaner. Regnskabet behandles i Midtjyske Jernbaners bestyrelse mandag den 4. december 2017.

 

Det skal bemærkes, at der ikke er tale om et egentligt anlægsprojekt, idet Midtjyske Jernbaner ikke er i regionens ejerskab, men efter "lov om trafikselskaber" finansieres drift og anlæg på privatbanerne af regionerne, og projektet er derfor behandlet som "anlægslignende".

 

De samlede udgifter til sporfornyelsen udgør 195,6 mio. kr., mens der er udbetalt samlet 191,5 mio. kr. til projektet, heraf er 5,8 mio. kr. givet som bevilling og 185,7 mio. kr. efter lån. Der er derfor behov for at optage et slutlån på 4,2 mio. kr. til dækning af de sidste udgifter.

 

De forventede ydelser på et 25 årigt annuitetslån på 4,2 mio. kr. er indarbejdet i budget 2018 og overslagsår for Regional Udvikling under kollektiv trafik.

  

Sagen har været langvarig og omfatter et lån samt tre tillægslån.

 

  • Regionsrådet godkendte den 18. juni 2008, at Midtjyske Jernbaner iværksatte sporfornyelse af Odderbanen efter den i december 2007 godkendte investeringsplan for privatbanerne. I den forbindelse blev der optaget et lån på 108,9 mio. kr. Herudover indgik en bevilling på 3,7 mio. kr., som var udbetalt i 2007.
  • Spormoderniseringsarbejdet løb ind i væsentlige vanskeligheder og forsinkelser, og på regionsrådsmødet den 21. januar 2009 blev der givet en tillægsbevilling på 49 mio. kr. Samtidigt blev der indledt et juridisk efterspil mellem bygherren, entreprenøren, der havde stået for arbejdets udførelse, og det rådgivende ingeniørfirma, der havde stået for projektet.
  • Sagen gik til voldgift og blev afsluttet med en dom i 2015, der i det væsentlige gik Odderbanen imod, og resultatet blev den 27. maj 2015 fremlagt for regionsrådet. Til dækning af sagens omkostninger og kravene fra entreprenør/rådgiver blev der optaget et lån på 27,8 mio. kr. Herudover indgik en bevilling på 1,1 mio. kr., som resterede af midlerne fra delingsaftalen med Århus Amt.
  • I forbindelse med voldgiftssagen blev det konstateret, at et par dæmninger på Odderbanen afveg fra banenormen. Efter voldgiftsrettens afgørelse er arbejdet udført på banens bekostning. Udgiften blev ved fremlæggelsen for regionsrådet den 27. maj 2015 anslået til mellem 4 og 8 mio. kr. - og i regnskab 2015 er der hensat 8 mio. kr. til dette (siden videreført i regnskab 2016). Arbejderne er nu afsluttet, og senere opståede spørgsmål om ændrede afvandingsforhold er afklaret med lodsejerne.

 

I den oprindelige sagsfremstilling af 18. juni 2008 var det forudsat, at fusionen af de daværende privatbaner Odder- og Lemvigbanen til Midtjyske Jernbaner, som blev organiseret som et driftsselskab og et infrastrukturselskab og ville give mulighed for at fratrække moms på det samlede sporfornyelsesprojekt inklusive den del af beløbet, der blev udbetalt som bevillinger i 2007 før fusionen. Projektet blev derfor opgivet til 112,6 mio. kr. ved fuldt momsfradrag mod 113,5 mio. kr. ved momsbetaling på de delelementer, der var udført før fusionen, idet det var forudsat, at den forventede regulering af tidligere moms indgik i det endelige byggeregnskab. Denne forudsætning har ikke holdt, og bevillingerne indgår derfor som udbetalt inklusive moms.

 

Lån I og II blev videreformidlet som lån til Midttrafik, som igen ydede et anlægstilskud til Midtjyske Jernbaner. Ydelsen på lånet er afholdt af en driftsbevilling under "kollektiv trafik" på regional udviklings budget. Konstruktionen blev oprettet efter anbefaling fra Midttrafiks daværende revision. I forbindelse med afhændelsen af banen til Aarhus Letbane I/S er lånene ændret til tilskud jf. sag på forretningsudvalgets møde den 15. marts 2016.

Beslutning

Indstillingen blev tiltrådt.

Tidligere Politisk Behandling

Regionsrådet 14. november 2007, Investeringsplan for privatbanerne.

 

Regionsrådet 18. juni 2008, Optagelse af lån til spormodernisering af Odderbanen og ændring af lånegaranti til anlægstilskud.

 

Forretningsudvalget 28. oktober 2008, Orientering om økonomien omkring spormoderniseringsprojektet Odder - Tranbjerg.

 

Regionsrådet den 21. januar 2009, Overskridelse af budget for spormoderniseringen Odder-Tranbjerg.

 

Regionsrådet den 20. maj 2009, Finansiering af tillægsbevilling til sporfornyelse af Odderbanen.

 

Regionsrådet den 25. maj 2015, Afslutning af voldgiftssag om spormoderniseringen af Odderbanen i 2008.

 

Forretningsudvalget 15. marts 2016, Overdragelse af Odderbanen til Aarhus Letbane.

Tilbage til toppen
Sagnr.: 1-60-101-2-15

32. Økonomisk effektivisering af de administrative funktioner i regionshusene *

Resume

De centrale stabe er i spareplanen fra 2015, Spar1519, pålagt at realisere besparelser, som i 2019 når op på 53,8 mio. kr. Dertil skal lægges effekten af de med staten aftalte omprioriteringsbidrag i 2017 og 2018, som for de centrale stabe udgør 12,5 mio. kr.

 

I denne sag beskrives et samlet forslag til, hvorledes der ved ændringer i placeringen af de centrale stabe og de tilknyttede lejeaftaler kan opnås et bidrag på knap 4 mio. kr. årligt til at realisere de pålagte besparelser på de centrale stabe. Forslaget muliggør en fysisk samling af konkrete afdelinger og løser samtidig en række aktuelle lokalebehov.

Direktionen indstiller til foreløbig behandling,

at forretningsudvalget drøfter sagen indledende. Endelig indstilling til regionsrådet behandles på et ekstraordinært forretningsudvalgsmøde den 15. december 2017.

Sagsfremstilling

Løbende krav om at effektivisere driften af administrationen

De centrale stabe er i spareplanen fra 2015, Spar1519, pålagt at realisere besparelser, som i 2019 når op på 53,8 mio. kr. Dertil skal lægges effekten af de efterfølgende omprioriteringsbidrag i 2017 og 2018, som for de centrale stabe udgør 12,5 mio. kr. Tallene fordeler sig således på år:

 

Centrale stabe

 

 

 

 

(Mio. kr., pl 18)

        2016

         2017

        2018

         2019

Spareplan 2015-2019, tema 6

        -24,9

        -33,6

        -42,1

        -49,6

Spareplan 2015-2019, tema 7

          -1,0

          -4,2

          -4,2

          -4,2

Omprioriteringsbidrag 2017

 

          -6,4

          -6,4

          -6,4

Omprioriteringsbidrag 2018 *

 

 

          -6,1

          -6,1

 

        -25,9

        -44,2

        -58,7

        -66,3

* Forslag til udmøntning

 

 

 

 

 

Samlet er der tale om væsentlige besparelser, der nødvendiggør et skarpt fokus på at drive administrationen så effektivt som muligt.

 

Beskrivelse af forslag til fremtidssikret placering af de administrative funktioner i Region Midtjylland

Ved regionens dannelse blev de centrale administrative funktioner placeret på regionens hovedsæde i Viborg samt i tre regionshuse i Aarhus, Horsens og Holstebro. Da regionen ved kommunalreformen alene overtog amtsgården i Viborg, skete etableringen ved at indgå lejemål i Aarhus og Horsens samt ved at indrette lokaler på hospitalet i Holstebro.

 

Behovene har siden da udviklet sig, så der i dag kun er placeret ca. 85 medarbejdere i Horsens og ca. 70 medarbejdere i Holstebro. Udviklingen betyder, at de to regionshuse er blevet driftsmæssigt ineffektive, og senest har regionsrådet, ved salget af hospitalsmatriklen i Holstebro til Holstebro Kommune, samtidig afhændet den bygning, som regionshuset er placeret i.

 

En række administrative og driftsfunktioner (miljøområdet, Præhospitalet, Koncern HR og It) foreslås fysisk samlet med henblik på at give mulighed for at optimere driften af regionshusene, ligesom det vil kunne realisere synergieffekter i de enkelte afdelinger, at de bliver fysisk samlet. Begge dele vil medvirke til at kunne realisere de løbende krav om at effektivisere driften af administrationen.

 

Det er pt. muligt at indgå et lejemål, som er nabo til regionshuset i Aarhus på Olof Palmes Allé. Lejemålet kan - udover den ideelle beliggenhed - indgås på økonomisk favorable vilkår og vil, sammen med de øvrige blivende lokaler, være den ideelle løsning til en fremtidssikret placering af de administrative funktioner i Region Midtjylland.

 

Dette indebærer, at det nuværende lejemål til Regionshuset Horsens opsiges. Samtidig undgås der ved denne løsning udgifter til at skulle leje andre lokaler til en evt. lille enhed til afløsning af den solgte bygning i Holstebro, ligesom aktuelle pladsproblemer i Aarhus løses.

 

Endelig er der med udlejer af de eksisterende lejemål til Regionshuset Aarhus forhandlet forslag til en ændring af lejeaftalerne, som vil medføre væsentlige mindreudgifter i de kommende år.

 

Det foreslås på denne baggrund at samle de administrative funktioner i regionshusene i Viborg og Aarhus.

 

Fordele ved en samlet placering af en række administrative funktioner

Der kan generelt hentes synergieffekter ved at samle administrative funktioner mest muligt fysisk. Dette er givetvis også baggrunden for, at man i de øvrige regioner og i en lang række kommuner har placeret den samlede fælles administration på én adresse.

 

Synergieffekterne ved en samlet placering opnås dels i de enkelte afdelinger, som flyttes sammen, og dels i forhold til driften af regionshusene.

 

For de enkelte afdelingers vedkommende styrker det mulighederne for internt samarbejde og fælles kulturopbygning, man undgår distanceledelse eller kan reducere behovet for lokale ledere, man får lettere ved en samlet personaleplanlægning og at gennemføre løbende tilpasninger - og så sparer man på udgifter til kørsel osv.

 

I forhold til den samlede drift af regionshusene kan der, ved ændringerne i forhold til de konkrete bygninger, opnås en væsentlig mere effektiv kvadratmeterudnyttelse, ligesom det generelt optimerer driften at kunne nøjes med at drive to lokationer i stedet for fire.

 

Endelig er det væsentligt, at der med forslaget samtidig sikres en løsning på eksisterende lokalemæssige udfordringer i Aarhus, jf. nedenfor.

 

Ulemper ved de foreslåede ændringer

Samlingen af de administrative funktioner i Viborg og Aarhus indebærer, at der fremover ikke vil være administrative arbejdspladser i regionshuse i Horsens og Holstebro. Det vil være til gene for de ansatte, som vil få længere til deres arbejdsplads (afhængig af, hvor de bor privat), og det vil kunne give en højere personaleomsætning i de pågældende afdelinger i overgangsperioden.

 

Indholdet i det konkrete forslag

Regionshuset Aarhus

Der indgås et nyt lejemål på ca. 4.000 kvadratmeter på Olof Palmes Allé 25, 8200 Aarhus N. Lejemålet er nabo til det nuværende regionshus på Olof Palmes Allé 13-19. Lejemålet beskrives nærmere i det vedlagte bilag.

 

Det nuværende lejemål på Brendstrupgårdsvej 7, Aarhus N (451 kvadratmeter) opsiges. De øvrige nuværende lejemål fornys gennem en ny aftale med udlejer, som giver en årlig huslejenedsættelse på ca. 850.000 kr., og som derudover indeholder en aftale om, at udlejer finansierer bygningsændringer på næsten 6 mio. kr. Aftalen beskrives nærmere i det vedlagte bilag.

 

Samlet indebærer det, at huslejen i Regionshuset Aarhus (844 kr. pr. kvadratmeter) fremover svarer til den nuværende husleje i Regionshuset Horsens (841 kr. pr. kvadratmeter).

 

Herved skaffes der plads til ca. 85 medarbejdere i Kørselskontoret, HR Fysisk Arbejdsmiljø og It’s Servicedesk og 24/7 fra Holstebro og Horsens. Samtidig løses følgende pt. uløste behov for lokaleudvidelser i Aarhus:

 

  • It er i dag meget tæt placeret i Regionshuset Aarhus. Der er behov for at sikre denne afdeling samme lokalemæssige vilkår som øvrige afdelinger og dermed løse arbejdsmiljøproblemer, som i længere tid har været behandlet i arbejdsmiljøorganisationen
  • Præhospitalet har haft et voksende pladsbehov. Pt. efterspørges 6-10 arbejdspladser, og dette tal kan stige fremover
  • Som følge af den trange plads i Aarhus pt. har Koncern Kvalitet midlertidigt afgivet lokaler, som de har behov for at få tilbage
  • RKKP (Regionernes Kliniske Kvalitetsudviklingsprogram) og DCCC (Danish Comprehensive Cancer Center) har fået hovedkontor i Aarhus og har i den forbindelse fået behov for 20-25 ekstra arbejdspladser (betaler husleje til Region Midtjylland)
  • Der er mangel på mødefaciliteter i Aarhus.

 

Regionshuset Viborg

Der gennemføres tilstrækkelige interne flytninger til, at ca. 60 ekstra ansatte kan placeres i de nuværende arealer på Skottenborg. Det drejer sig om ansatte i Miljøafdelingen fra Horsens og Holstebro samt i mindre omfang ansatte i It og Koncern HR fra Holstebro.

 

Regionshuset Holstebro

Den solgte bygning på 3.241 kvadratmeter fraflyttes.

 

Regionshuset Horsens

Lejemålet opsiges med undtagelse af serverrummet, som er placeret i et selvstændigt lejemål. Herved fraflyttes ca. 2.700 kvadratmeter.

 

Samlet for regionshusene

Samlet fraflyttes der fra et areal på ca. 6.350 kvadratmeter. Til erstatning etableres et nyt lejemål på Olof Palmes Allé 25 på ca. 4.000 kvadratmeter.

 

Økonomi

Engangsudgifterne forbundet med flyttekabalen kan afholdes af overførte midler fra 2015-2017 til formålet.

 

Der er ikke krav til deponering i forbindelse med indgåelsen af det nye lejemål, da der kan ske tilstrækkelig modregning af de lejemål, der forlades.

 

Såfremt der alternativt skulle etableres et nyt lejemål i Holstebro på fx 2.500 kvadratmeter, ville det inkl. driftsudgifter skønsmæssigt have betydet en ufinansieret årlig merudgift på ca. 2 mio. kr. i forhold til den nuværende udgift til den regionsejede ejendom, som nu er solgt.

 

Genforhandlingen af de nuværende lejekontrakter i Aarhus giver fra 2018 en årlig huslejebesparelse på ca. 850.000 kr. Derudover giver den samlede løsning en årlig mindreudgift til drift af regionshusene i størrelsesordenen 0,7 mio. kr., og endelig skønnes mindreudgifterne til kørsel mv. at udgøre ca. 0,3 mio. kr.

 

Samlet bidrager løsningen til at mindske de fremtidige udgifter til de centrale stabe med knap 4 mio. kr., og samtidig løses en række behov for lokaleudvidelser mv. i Aarhus med heraf følgende forbedringer for arbejdsmiljøet.

 

Overordnet tidsplan

Forslaget til fremtidig fysisk placering af afdelingerne blev offentliggjort og sendt i høring ved LMU for It, Regional Udvikling, Præhospitalet, Koncern HR samt Hoved-MEDudvalget for fællesfunktioner, stabe og Regional Udvikling

23. november 2017

 

Forretningsudvalget drøfter sagen foreløbigt

5. december 2017

Frist for indsendelse af høringssvar

11. december 2017

Direktionen behandler høringssvarene

12. december 2017

Indstilling fremsendes til forretningsudvalget

13. december 2017

Forretningsudvalget behandler sagen (kl. 12.15)

15. december 2017

Regionsrådet behandler sagen

15. december 2017

Lejekontrakt vedrørende Olof Palmes Allé 25 og allonger vedrørende de øvrige lejemål i Aarhus underskrives, og kontrakter vedrørende Horsens og Brendstrupgårdsvej opsiges

Før jul 2017

Praktisk gennemførelse af flytningerne (anslået)

1. juni – 31. december 2018

 

Personalekonsekvenser

Forslaget indebærer, at en række administrativt ansatte medarbejdere varsles til at få nyt arbejdssted i forbindelse med, at deres afdeling flyttes til et andet regionshus. I den forbindelse følges regionens almindelige procedurer, regler og aftaler, herunder en indledende høring i MED-organisationen af forslaget, således som det fremgår af tidsplanen. Der vedlægges som bilag til sagens behandling den 15. december 2017 de modtagne høringssvar.

Beslutning

Forretningsudvalget beslutter,

 

at sagen videresendes til politisk beslutning i forretningsudvalget og regionsrådet i januar måned. Forretningsudvalget tilkendegiver samtidig, at det ønskes indarbejdet i sagsfremstillingen, at Regionshuset Holstebro opretholdes. På nuværende tidspunkt med Kørselskontoret samt arbejdspladser til It og Koncern HR, mens der i sagsfremstillingen laves en beskrivelse af forslag til samling af Miljøafdelingen. De relevante it-medarbejdere flyttes til Gødstrup, når arbejdspladserne der er parate. Når den nuværende bygning til regionshuset afleveres som led i salget af Regionshospitalet Holstebro, forelægges regionsrådet forslag til videreførelse af de øvrige funktioner.

Tilbage til toppen