Abonnér

Se alle dagsordener og referater fra dette mødeforum

Referat
til
mødet i forretningsudvalget
den 9. januar 2018 kl. 10:00
i mødelokale F7, stuen, Regionshuset Viborg, Skottenborg 26, 8800 Viborg

Alle medlemmer var mødt undtagen Dorte West, der havde meldt afbud.

 

Mødet blev hævet kl. 12.30.


Sagnr.: 1-00-2-18

1. Gensidig orientering

Sagsfremstilling

Gensidig orientering.

Beslutning

Status på Museum Ovartaci

Formanden orienterede om, at der nu er en endelig økonomisk afklaring med Aarhus Kommune i forhold til overtagelsen af driften af Museum Ovartaci med virkning fra 1. oktober 2017.

 

Salg af hospitalsmatrikler

Formanden orienterede om, at Økonomi- og Indenrigsministeriet har meddelt afslag på en dispensationsansøgning i forhold til momsrefusion for anlægsarbejder godkendt op til fem år fra indgåelse af salgskontrakt i forhold til salget af hospitalsmatrikler.

 

Ministerredegørelse om regioners beskyttelse af adgange til it-systemer og sundhedsdata

Som led i udarbejdelsen af en ministerredegørelse har Sundheds- og Ældreministeriet den 4. januar 2018 anmodet blandt andet Region Midtjylland om en udtalelse vedrørende Statsrevisorernes beretning om tre regioners beskyttelse af adgange til it-systemer og sundhedsdata.

Formanden orienterede om, at da svarfristen er den 18. januar 2018, er det nødvendigt at lave en formandsgodkendelse af svaret. Regionens svar fremlægges herefter for regionsrådet den 31. januar 2018. 

 

Dorte West var forhindret i at deltage i sagens behandling.

Tilbage til toppen
Sagnr.: 0-3-1-16

2. Godkendelse af forretningsorden for forretningsudvalget *

Resume

Forretningsorden for forretningsudvalget er blevet revideret.

Direktionen indstiller,

at forretningsorden for forretningsudvalget godkendes.

Sagsfremstilling

Forretningsudvalgets forretningsorden fastlægger de nærmere regler for forretningsudvalgets møder.

 

Det reviderede udkast til forretningsorden indeholder en række sproglige rettelser.

 

Ændringer i forhold til gældende forretningsorden er markeret i det vedlagte bilag.

Beslutning

Indstillingen blev vedtaget.

 

Dorte West var forhindret i at deltage i sagens behandling.

Tilbage til toppen
Sagnr.: 0-3-1-16

3. Valg af første og anden næstformand i forretningsudvalget *

Resume

Forretningsudvalget skal i henhold til sin forretningsorden vælge en første og anden næstformand.

Direktionen indstiller,

at forretningsudvalget vælger en første og anden næstformand blandt sine medlemmer.

Sagsfremstilling

Det følger af forretningsudvalgets forretningsorden, at forretningsudvalget vælger en første og anden næstformand.

Beslutning

Forretningsudvalget valgte Hanne Roed som 1. næstformand og Carsten Kissmeyer som 2. næstformand i forretningsudvalget. 

 

Dorte West var forhindret i at deltage i sagens behandling.

Tilbage til toppen
Sagnr.: 1-00-1-18

4. Vedtagelse af mødeplan 2018 for regionsrådets forretningsudvalg*

Resume

Der fremlægges forslag til mødeplan for ordinære møder i forretningsudvalget i 2018.

Direktionen indstiller,

at forslag til plan for ordinære møder i forretningsudvalget i 2018 godkendes.

Sagsfremstilling

Forretningsudvalget skal vedtage mødeplan for udvalgets ordinære møder i 2018. Der fremlægges forslag til mødeplan for forretningsudvalgets møder i 2018. Det foreslås, at forretningsudvalget mødes 12 gange i 2018. Mødet i august er tilpasset den forventede tidsfrist for 1. behandling af budget 2019.

 

Der foreslås følgende mødeplan for forretningsudvalget:

 

Tirsdag den 23. januar 2018 kl. 10.00

Torsdag den 22. februar 2018 kl. 10.00

Tirsdag den 13. marts 2018 kl. 10.00

Tirsdag den 17. april 2018 kl. 10.00

Tirsdag den 22. maj 2018 kl. 10.00

Tirsdag den 19. juni 2018 kl. 10.00

Tirsdag den 14. august 2018 kl. 10.00

Tirsdag den 18. september 2018 kl. 10.00

Tirsdag den 23. oktober 2018 kl. 10.00

Tirsdag den 20. november 2018 kl. 10.00

Tirsdag den 11. december 2018 kl. 10.00.

 

Forretningsudvalgsmøderne afholdes i konferencelokalet, Regionshuset Viborg.

Beslutning

Indstillingen blev vedtaget.

 

Dorte West var forhindret i at deltage i sagens behandling.

Tilbage til toppen
Sagnr.: 0-4-4-17

5. Orientering om arbejdsplan for temadage i 2018-2021*

Resume

Administrationen har udarbejdet en arbejdsplan for temadage i den kommende regionsrådsperiode. Temadagene er heldagsarrangementer for regionsrådet. De giver rådet mulighed for at besøge institutioner, hospitaler, afdelinger, virksomheder m.v., og er desuden et forum for drøftelse af og orientering om udvalgte aktuelle emner og udfordringer.

Direktionen indstiller,

at arbejdsplan for temadage i 2018-2021 tages til efterretning.

Sagsfremstilling

Temadagene giver regionsrådet mulighed for at komme i dybden med aktuelle emner og udfordringer og samtidig få konkrete erfaringer med deres betydning for driften. Der kan både være tale om lokale forhold og koncerndækkende temaer.

 

Med temadagene slås uddannelsesturene og temamøderne, som blev afholdt i forrige regionsrådsperiode, sammen til én type møde, der kan afholdes forskellige steder i regionen. Arbejdsplanen beskriver de foreløbige planer for emner og besøgsmål for disse heldagsarrangementer, hvor temadrøftelser og besøg altså sammentænkes.

 

Der planlægges i 2018 blandt andet besøg på hospitalerne i Aarhus, Gødstrup, Viborg, Risskov, Horsens og Randers, samt ved præhospitalet og socialområdet. I løbet af perioden 2019-2021 planlægges desuden besøg ved en række af regionens øvrige institutioner. Der tilstræbes en jævn geografisk fordeling af besøgene ud over regionen.  

 

Der er tale om en foreløbig arbejdsplan, og det må derfor forventes, at der vil komme ændringer i forhold til emner og besøgsmål.

 

Administrationen vil fremover 1-2 gange årligt, afhængigt af behov, holde forretningsudvalget orienteret om arbejdet med at planlægge de kommende temadage. I den forbindelse kan forretningsudvalget drøfte ønsker til emner, besøgsmål og ideer i øvrigt, der skal indgå i administrationens videre planlægning.

 

Vedtagelse af mødedatoer for temadagene i 2018 fremgår af et andet dagsordenspunkt.

Beslutning

Indstillingen blev vedtaget.

 

Dorte West var forhindret i at deltage i sagens behandling.

Tilbage til toppen
Sagnr.: 0-3-1-16

6. Godkendelse af forretningsorden for regionsrådet

Resume

Regionsrådets forretningsorden er blevet sprogligt revideret. Herudover er der foretaget konsekvensrettelser grundet ændret styreform.

Direktionen indstiller,

at forretningsorden for regionsrådet godkendes.

Sagsfremstilling

Regionsrådets forretningsorden fastlægger de nærmere regler for regionsrådets møder.

 

Forretningsordenen er rettet til, således at det fremgår, at der kan nedsættes både stående og midlertidige udvalg i Region Midtjylland.

 

Det reviderede udkast til forretningsorden indeholder herudover en række sproglige rettelser.

 

Ændringer i forhold til gældende forretningsorden er markeret i det vedlagte bilag.

  

Som et bilag til forretningsordenen er vedlagt et bilag om spørgetid. Dette bilag er ligeledes blevet sprogligt revideret, ligesom der er foretaget en række rettelser, således at bilaget svarer til gældende praksis.

Beslutning

Indstillingen blev tiltrådt.

 

Dorte West var forhindret i at deltage i sagens behandling.

Tilbage til toppen
Sagnr.: 1-00-1-18

7. Vedtagelse af mødeplan 2018 for regionsrådet

Resume

Der fremlægges forslag til mødeplan for ordinære møder i regionsrådet i 2018 samt forslag til datoer for temadage i 2018.

Direktionen indstiller,

at forslag til plan for ordinære møder og temadage for regionsrådet i 2018 godkendes.

Sagsfremstilling

Regionsrådet skal i henhold til regionslovens § 10 vedtage og offentliggøre en mødeplan for rådets ordinære møder. Der fremlægges forslag til mødeplan for ordinære møder i regionsrådet i 2018 samt forslag til datoer for temadage i 2018.

 

Regionsrådet

Onsdag den 31. januar 2018 kl. 13.00

Onsdag den 28. februar 2018 kl. 13.00

Tirsdag den 20. marts 2018 kl. 13.00

Onsdag den 25. april 2018 kl. 13.00

Onsdag den 30. maj 2018 kl. 13.00

Onsdag den 27. juni 2018 kl. 13.00

Onsdag den 22. august 2018 kl. 13.00

Onsdag den 26. september 2018 kl. 13.00

Onsdag den 31. oktober 2018 kl. 13.00

Onsdag den 28. november 2018 kl. 13.00

Onsdag den 19. december 2018 kl. 13.00.

 

Regionsrådsmøderne afholdes i regionsrådssalen, Regionshuset Viborg.

 

Efter ovenstående mødeplan holder regionsrådet 11 møder i 2018. Mødet i august er tilpasset tidsfrist for 1. behandling af budget 2019.

 

Temadage

Det foreslås, at regionsrådet afvikler 10 temadage i 2018, som afvikles som heldagsarrangementer. Derudover foreslås to møder til budgetseminar og budgetforligsdrøftelser.

 

Temadagene er i 2018 planlagt som en grundig introduktion til Region Midtjyllands opgaver og ansvarsområder.

 

Mandag den 19. februar 2018 kl. 9.30-15.30

Mandag den 12. marts 2018 kl. 9.30-15.30

Mandag den 16 april 2018 kl. 9.30-15.30

Torsdag den 24. maj 2018 kl. 9.30-16.30 (budgetseminar)

Mandag den 18. juni 2018 kl. 17.00-18.00

Mandag den 25. juni 2018 kl. 9.30-15.30

Mandag den 13. august 2018 kl. 9.30-15.30

Tirsdag den 4. september 2018 kl. 13.00 (budgetforligsdrøftelse)

Mandag den 17. september 2018 kl. 9.30-15.30

Mandag den 22. oktober 2018 kl. 9.30-15.30

Mandag den 19. november 2018 kl. 9.30-15.30

Mandag den 10. december 2018 kl. 9.30-15.30.

 

Stående udvalg

I henhold til konstitueringsaftalen er det foreslået at nedsætte fire stående udvalg.

 

Mødeplanen for de stående udvalg vil blive forelagt til godkendelse på det første møde i de stående udvalg.

 

Øvrigt

Danske Regioner har planlagt introduktionsseminar den 25. og 26. januar 2018.

 

Danske Regioners generalforsamling i 2018 finder sted i Aarhus den 22. marts 2018 (med konference den 21. marts 2018).

 

Danske Regioner afholder kursus om sundhedsøkonomi den 17. og 24. maj 2018. Det planlægges, at et af kurserne afholdes i Region Midtjylland.

 

Der er planlagt folkemøde på Bornholm den 14.-17. juni 2018.

 

Der er planlagt budgetforligsdrøftelse den 4. september 2018 kl. 13.00.

Beslutning

Indstillingen blev tiltrådt.

 

Dorte West var forhindret i at deltage i sagens behandling.

Tilbage til toppen
Sagnr.: 0-3-1-16

8. Valg af medlemmer til og godkendelse af kommissorier for stående udvalg

Resume

Regionsrådet skal i henhold til styrelsesvedtægten for Region Midtjylland vælge regionsrådsmedlemmer til hvert af de stående udvalg. Kommissorier for de stående udvalg er ligeledes til godkendelse med denne sag. 

Direktionen indstiller,

at regionsrådet vælger 11 blandt sine medlemmer til hospitalsudvalget og 9 blandt sine medlemmer til henholdsvis psykiatri- og socialudvalget, udvalget for regional udvikling og udvalget for nære sundhedstilbud, og

 

at udkast til kommissorier for fire stående udvalg for henholdsvis hospitalsområdet, psykiatri- og socialområdet, regional udvikling og nære sundhedstilbud godkendes.

Sagsfremstilling

Ifølge styrelsesvedtægten for Region Midtjylland og konstitueringsaftalen af 22. november 2017 nedsætter regionsrådet fire stående udvalg. Hospitalsudvalget har 11 medlemmer, mens henholdsvis psykiatri- og socialudvalget, udvalget for regional udvikling og udvalget for nære sundhedstilbud alle har 9 medlemmer.

 

Valget af medlemmer til stående udvalg foretages som forholdstalsvalg efter reglerne i § 24, stk. 3, i lov om kommunernes styrelse.

 

De stående udvalg konstituerer sig med formand og næstformænd og godkender forretningsorden på deres første møde i februar 2018.

 

Kommissorier

Der er udarbejdet vedlagte udkast til kommissorier for de fire stående udvalg med henblik på godkendelse.

 

Det bemærkes, at der på gruppeformandsmødet den 15. december 2017 er aftalt, at de fire stående udvalg på deres første møde i februar 2018 vil drøfte deres kommissorium og her have mulighed for at foreslå ændringer.

Beslutning

Indstillingen blev tiltrådt.

 

Dorte West var forhindret i at deltage i sagens behandling.

Tilbage til toppen
Sagnr.: 1-01-81-18-17

9. Godkendelse af kommissorier for bruger- og pårørendefora i valgperioden 2018-2021

Resume

Region Midtjylland har en række fora på bruger- og pårørendeområdet, hvis kommissorier hermed fremlægges til godkendelse.

Direktionen indstiller,

at kommissorium for patientinddragelsesudvalget godkendes,

 

at kommissorium for det regionale kontaktforum på psykiatriområdet godkendes, og

 

at kommissorium for det regionale kontaktforum på det regionale socialområde godkendes.

Sagsfremstilling

Regionsrådet har siden 2007 haft nedsat tre fora, som beskæftiger sig med bruger- og pårørendeområdet. Det drejer sig om det regionale kontaktforum på handicapområdet, det regionale kontaktforum på psykiatriområdet og sundhedsbrugerrådet. De regionale kontaktfora drøfter og udtaler sig om indholdet og udførelsen af den regionale virksomhed inden for henholdsvis psykiatri- og socialområdet. Sundhedsbrugerrådet er et debatskabende fora, som udtaler sig om emner indenfor det sammenhængende patientforløb mellem hospitaler, kommuner, almen praksis og behandlingspsykiatri. Herudover blev der i 2013 nedsat et lovpligtigt patientinddragelsesudvalg, således at der i sidste valgperiode både har været et sundhedsbrugerråd og et patientinddragelsesudvalg.

 

Patientinddragelsesudvalget 

Det foreslås, at Sundhedsbrugerrådet nedlægges, og at de sager, som ellers ville være rejst i sundhedsbrugerrådet, dagsordenssættes i det lovpligtige patientinddragelsesudvalg, hvis bekendtgørelse giver hjemmel hertil. Samtidig får patientinddragelsesudvalget et tættere samarbejde med relevante stående udvalg og med sundhedskoordinationsudvalget. Dermed sikres en bedre udnyttelse af medlemmernes tid og en tættere sammenhæng med de politiske fora på det somatiske område.

 

Der er på denne baggrund udarbejdet vedlagte kommissorium for patientinddragelsesudvalget.

 

Det bemærkes, at de udpegende organisationer i udpegningsprocessen vil blive opfordret til at udpege medlemmer, der repræsenterer både det somatiske og det psykiatriske sundhedsvæsen samt forskellige aldersgrupper.

 

Det regionale kontaktforum på psykiatriområdet

Det regionale kontaktforum på psykiatriområdet udvides i vedlagte kommissorium med to bruger- og pårørenderepræsentanter. Dermed får forummet samme antal bruger- og pårørendemedlemmer som kontaktforummet på det regionale socialområde.

  

Det regionale kontaktforum på det regionale socialområde

Det regionale kontaktforum på handicapområdet ændrer i vedlagte kommissorium navn til Det regionale kontaktforum på det regionale socialområde. Kontaktforummets opgavebeskrivelse ændres, og kontaktforummets bruger- og pårørenderepræsentanter udpeges, så de i højere grad afspejler de tilbud, som regionen driver. Dermed sikres en større sammenhæng mellem forummets drøftelser og de regionalt drevne tilbud på socialområdet.  

 

Tidsplan

31. januar 2018

Godkendelse af kommissorier i regionsrådet

Februar 2018

Indhentelse af navne på bruger- og pårørende-medlemmer

20. marts 2018

Udpegning af medlemmer til de tre fora, idet det bemærkes, at der for de to kontaktforas vedkommende også skal udpeges regionsrådsmedlemmer

April 2018 og frem

Første møder i nye fora

 

Beslutning

Indstillingen blev tiltrådt.

 

Dorte West var forhindret i at deltage i sagens behandling.

Tilbage til toppen
Sagnr.: 0-3-1-16

10. Godkendelse af delegerings- og kompetencefordelingsregler for valgperioden 2018-2021

Resume

Administrationen har revideret de gældende delegerings- og kompetencefordelingsregler, så de følger gældende lovgivning og praksis.

Direktionen indstiller,

at de reviderede delegerings- og kompetencefordelingsregler godkendes.

Sagsfremstilling

"Delegerings- og kompetencefordelingsregler i Region Midtjylland” beskriver, hvorledes regionsrådet overordnet har valgt at fordele opgaven med at træffe beslutninger mellem det politiske niveau og det administrative niveau. Øvrige regler om kompetencefordeling, som f.eks. regionens bevillings- og kompetenceregler er således underordnet delegerings- og kompetencefordelingsreglerne.

 

I de reviderede delegerings- og kompetencefordelingsregler er der som følge af, at der i henhold til konstitueringsaftalen af 22. november 2017 er nedsat fire stående udvalg i Region Midtjylland, indsat en kolonne herom og indsat et "I" for indstillingskompetence for de stående udvalg ved en række punkter.

 

Herudover indeholder de reviderede delegerings- og kompetencefordelingsregler en række sproglige opdateringer samt ændringer og tilføjelser i henhold til gældende lovgivning og praksis.

 

Ændringer i forhold til de gældende regler er markeret i det vedlagte bilag. 

Beslutning

Indstillingen blev tiltrådt.

 

Dorte West var forhindret i at deltage i sagens behandling.

Tilbage til toppen
Sagnr.: 1-60-101-2-15

11. Økonomisk effektivisering af de administrative funktioner i regionshusene

Resume

De centrale stabe er i spareplanen fra 2015, Spar1519, pålagt at realisere besparelser, som i 2019 når op på 53,8 mio. kr. Dertil skal lægges effekten af de med staten aftalte omprioriteringsbidrag i 2017 og 2018, som for de centrale stabe udgør 12,5 mio. kr.

 

I denne sag beskrives et samlet forslag til, hvorledes der ved ændringer i placeringen af de centrale stabe og de tilknyttede lejeaftaler kan opnås en løsning på en række aktuelle lokalebehov, som alternativt ville have betydet væsentlige merudgifter på stabenes budget og dermed yderligere have vanskeliggjort realiseringen af de pålagte besparelser. Samtidig bidrager forslaget med 0,8 mio. kr. årligt til realiseringen af besparelsen på de centrale stabe.

Direktionen indstiller

at der indgås en aftale om et lejemål på Olof Palmes Allé 25, 8200 Aarhus N., som beskrevet i sagsfremstillingen,

 

at de nuværende lejeaftaler vedrørende Emil Møllers Gade 41, 8700 Horsens, og Brendstrupgårdsvej 7, 8200 Aarhus N., opsiges, og

 

at det beskrevne tillæg til de nuværende lejekontrakter i Aarhus med Danica Ejendomsselskab ApS godkendes.

Sagsfremstilling

Forretningsudvalget behandlede sagen indledende på mødet den 5. december 2017. Forretningsudvalget besluttede at sende sagen videre til politisk beslutning i forretningsudvalget og regionsrådet i januar måned 2018. Forretningsudvalget tilkendegav samtidig, at "det ønskes indarbejdet i sagsfremstillingen, at Regionshuset Holstebro opretholdes. På nuværende tidspunkt med Kørselskontoret samt arbejdspladser til It og Koncern HR, mens der i sagsfremstillingen laves en beskrivelse af forslag til samling af Miljøafdelingen. De relevante it-medarbejdere flyttes til Gødstrup, når arbejdspladserne der er parate. Når den nuværende bygning til regionshuset afleveres som led i salget af Regionshospitalet Holstebro, forelægges regionsrådet forslag til videreførelse af de øvrige funktioner." Sagsfremstillingen er ændret svarende hertil. Samtidig er der tilknyttet høringssvar.

 

Løbende krav om at effektivisere driften af administrationen

De centrale stabe er i spareplanen fra 2015, Spar1519, pålagt at realisere besparelser, som i 2019 når op på 53,8 mio. kr. Dertil skal lægges effekten af de efterfølgende omprioriteringsbidrag i 2017 og 2018, som for de centrale stabe udgør 12,5 mio. kr. Tallene fordeler sig således på år:

 

Centrale stabe

 

 

 

 

(Mio. kr., pl 18)

        2016

         2017

        2018

         2019

Spareplan 2015-2019, tema 6

        -24,9

        -33,6

        -42,1

        -49,6

Spareplan 2015-2019, tema 7

          -1,0

          -4,2

          -4,2

          -4,2

Omprioriteringsbidrag 2017

 

          -6,4

          -6,4

          -6,4

Omprioriteringsbidrag 2018 *

 

 

          -6,1

          -6,1

 

        -25,9

        -44,2

        -58,7

        -66,3

* Forslag til udmøntning

 

 

 

 

 

Samlet er der tale om væsentlige besparelser, der nødvendiggør et skarpt fokus på at drive administrationen så effektivt som muligt.

 

Beskrivelse af forslag til fremtidssikret placering af de administrative funktioner i Region Midtjylland

Ved regionens dannelse blev de centrale administrative funktioner placeret på regionens hovedsæde i Viborg samt i tre regionshuse i Aarhus, Horsens og Holstebro. Da regionen ved kommunalreformen alene overtog amtsgården i Viborg, skete etableringen ved at indgå lejemål i Aarhus og Horsens samt ved at indrette lokaler på hospitalet i Holstebro.

 

Behovene har siden da udviklet sig, så der i dag kun er placeret ca. 80 medarbejdere i Horsens og ca. 70 medarbejdere i Holstebro, mens der er ca. 500 medarbejdere i Viborg og ca. 700 medarbejdere i Aarhus. Som bilag er vedlagt en oversigt over fordelingen af funktioner i de nuværende regionshuse. Udviklingen betyder, at de to regionshuse er blevet driftsmæssigt ineffektive, og senest har regionsrådet, ved salget af hospitalsmatriklen i Holstebro til Holstebro Kommune i 2020, samtidig afhændet den bygning, som regionshuset er placeret i.

 

En række administrative og driftsfunktioner (miljøområdet samt dele af Koncern HR og It) foreslås fysisk samlet med henblik på at give mulighed for at optimere driften af regionshusene, ligesom det vil kunne realisere synergieffekter i de enkelte afdelinger, at de bliver fysisk samlet. Begge dele vil medvirke til at kunne realisere de løbende krav om at effektivisere driften af administrationen. Samtidig er der behov for at løse de aktuelle pladsproblemer i Regionshuset Aarhus, jf. beskrivelsen nedenfor.

 

Det er pt. muligt at indgå et lejemål, som er nabo til regionshuset i Aarhus på Olof Palmes Allé. Lejemålet kan - udover den ideelle beliggenhed - indgås på økonomisk favorable vilkår og vil, sammen med de øvrige blivende lokaler, være den ideelle løsning til en fremtidssikret placering af de administrative funktioner i Aarhus.

 

Dette indebærer, at det nuværende lejemål til Regionshuset Horsens samt et mindre lejemål på Brendstrupgårdsvej i Aarhus opsiges.

 

Endelig er der med udlejer af de eksisterende lejemål til Regionshuset Aarhus forhandlet forslag til en ændring af lejeaftalerne, som vil medføre væsentlige mindreudgifter i de kommende år.

  

Fordele ved en samlet placering af en række administrative funktioner

Der kan generelt hentes synergieffekter ved at samle administrative funktioner mest muligt fysisk. Dette er givetvis også baggrunden for, at man i de øvrige regioner og i en lang række kommuner har placeret den samlede fælles administration på én adresse.

 

Synergieffekterne ved en samlet placering opnås dels i de enkelte afdelinger, som flyttes sammen, og dels i forhold til driften af regionshusene.

 

For de enkelte afdelingers vedkommende styrker det mulighederne for internt samarbejde og fælles kulturopbygning, man undgår distanceledelse eller kan reducere behovet for lokale ledere, man får lettere ved en samlet personaleplanlægning og at gennemføre løbende tilpasninger - og så sparer man på udgifter til kørsel osv.

 

I forhold til den samlede drift af regionshusene kan der, ved ændringerne i forhold til de konkrete bygninger, opnås en væsentlig mere effektiv kvadratmeterudnyttelse, ligesom det generelt optimerer driften at kunne nøjes med at drive færre lokationer.

 

Endelig er det væsentligt, at der med forslaget samtidig sikres en løsning på eksisterende lokalemæssige udfordringer i Aarhus, jf. nedenfor.

 

Ulemper ved de foreslåede ændringer

Samlingen af de foreslåede administrative funktioner i Viborg og Aarhus indebærer, at der fremover ikke vil være administrative arbejdspladser i regionshuset i Horsens. En række ansatte vil få nyt arbejdssted, og det vil, for de flestes vedkommende, give dem længere til deres arbejdsplads (afhængig af, hvor de bor privat), ligesom det vil kunne give en højere personaleomsætning i de pågældende afdelinger i overgangsperioden.

 

Forslag til samling af Miljøafdelingen

Forretningsudvalget bad på mødet den 5. december 2017 om en beskrivelse af forslaget til samling af Miljøafdelingen. En samling af afdelingen forventes at give følgende fordele:

 

  • Mere dynamisk og effektiv mulighed for videndeling og faglig sparring. Derved styrkes det faglige miljø på sigt samtidig med, at afdelingen i højere grad vil komme til at fremstå som en samlet enhed med en fælles kultur
  • De nuværende interne specialist- og supportfunktioner som GIS, it-support mv. vil blive umiddelbart tilgængelige for alle medarbejdere i afdelingen

 

Det vurderes derudover, at der kan opretholdes en nødvendig nærhed og lokalkendskab til alle kommuner i regionen.

Ved en samlet placering opnås der besparelser i transport og tidsforbrug til interne møder mv. Til gengæld bliver der formentlig en mindre stigning i forhold til møder mv. rundt omkring i regionen.

 

Miljøafdelingen foreslås samlet i Regionshuset Viborg, hvor der kan frigøres plads til medarbejderne, ligesom Viborg ligger fornuftigt geografisk placeret i forhold til hele regionen. En placering i Viborg optimerer derudover mulighederne for samarbejde med de øvrige funktioner inden for Regional Udvikling (og i Regionshuset Viborg i øvrigt).

 

Indholdet i det konkrete forslag

Regionshuset Aarhus

Der indgås et nyt lejemål på ca. 4.000 kvadratmeter på Olof Palmes Allé 25, 8200 Aarhus N. Lejemålet er nabo til det nuværende regionshus på Olof Palmes Allé 13-19. Lejemålet beskrives nærmere i det vedlagte bilag.

 

Det nuværende lejemål på Brendstrupgårdsvej 7, Aarhus N (451 kvadratmeter) opsiges. De øvrige nuværende lejemål fornys gennem en ny aftale med udlejer, som giver en årlig huslejenedsættelse på ca. 850.000 kr., og som derudover indeholder en aftale om, at udlejer finansierer bygningsændringer på næsten 6 mio. kr. Aftalen beskrives nærmere i det vedlagte bilag.

 

Samlet indebærer det, at huslejen i Regionshuset Aarhus (844 kr. pr. kvadratmeter) fremover svarer til den nuværende husleje i Regionshuset Horsens (841 kr. pr. kvadratmeter).

 

Herved skaffes der plads til ca. 55 medarbejdere i HR Fysisk Arbejdsmiljø og It’s Servicedesk og 24/7 fra Horsens. Samtidig løses følgende pt. uløste behov for lokaleudvidelser i Aarhus:

 

  • It er i dag meget tæt placeret i Regionshuset Aarhus. Der er behov for at sikre denne afdeling samme lokalemæssige vilkår som øvrige afdelinger og dermed løse arbejdsmiljøproblemer, som i længere tid har været behandlet i arbejdsmiljøorganisationen
  • Præhospitalet har haft et voksende pladsbehov. Pt. efterspørges 6-10 arbejdspladser, og dette tal kan stige fremover
  • Som følge af den trange plads i Aarhus pt. har Koncern Kvalitet midlertidigt afgivet lokaler, som de har behov for at få tilbage
  • RKKP (Regionernes Kliniske Kvalitetsudviklingsprogram) og DCCC (Danish Comprehensive Cancer Center) har fået hovedkontor i Aarhus og har i den forbindelse fået behov for 20-25 ekstra arbejdspladser (betaler husleje til Region Midtjylland)
  • Der er mangel på mødefaciliteter i Aarhus.

 

Regionshuset Viborg

Der gennemføres tilstrækkelige interne flytninger til, at ca. 47 ekstra ansatte kan placeres i de nuværende arealer på Skottenborg. Det drejer sig om ansatte i Miljøafdelingen fra Horsens og Holstebro.

 

Regionshuset Holstebro

Regionshuset i Holstebro, som er på 3.241 kvadratmeter, opretholdes. På nuværende tidspunkt med Kørselskontoret samt arbejdspladser til It og Koncern HR. De relevante it-medarbejdere flyttes til Gødstrup, når arbejdspladserne der er parate. Når den nuværende bygning til regionshuset afleveres som led i salget af Regionshospitalet Holstebro, forelægges regionsrådet forslag til videreførelse af de øvrige funktioner. Opretholdelsen af driften i Regionshuset Holstebro på hospitalsmatriklen indtil da koster ca. 1 mio. kr. årligt.

 

Regionshuset Horsens

Lejemålet opsiges med undtagelse af serverrummet, som er placeret i et selvstændigt lejemål. Herved fraflyttes ca. 2.700 kvadratmeter.

 

Økonomi

Engangsudgifterne forbundet med flyttekabalen kan afholdes af overførte midler fra 2015-2017 til formålet.

 

Der er ikke krav til deponering i forbindelse med indgåelsen af det nye lejemål, da der kan ske tilstrækkelig modregning af de lejemål, der forlades.

 

Genforhandlingen af de nuværende lejekontrakter i Aarhus giver fra 2018 en årlig huslejebesparelse på ca. 850.000 kr., og derudover skønnes mindreudgifterne til kørsel mv. at udgøre ca. 0,25 mio. kr.

 

Den beskrevne løsning indebærer, at der inden for budgettet til regionshusene sikres en lokalemæssig løsning på de beskrevne behov for yderligere lokaler i Aarhus med heraf følgende forbedringer for arbejdsmiljøet mv. Samtidig bidrager løsningen med 0,8 mio. kr. årligt til realiseringen af besparelsen på de centrale stabe.

 

Overordnet tidsplan

Forslaget til fremtidig fysisk placering af afdelingerne blev offentliggjort og sendt i høring ved LMU for It, Regional Udvikling, Præhospitalet, Koncern HR samt Hoved-MEDudvalget for fællesfunktioner, stabe og Regional Udvikling

23. november 2017

 

Forretningsudvalget drøftede sagen foreløbigt

5. december 2017

Forretningsudvalget behandler sagen

9. januar 2018

Regionsrådet behandler sagen

31. januar 2018

Lejekontrakt vedrørende Olof Palmes Allé 25 og allonger vedrørende de øvrige lejemål i Aarhus underskrives, og kontrakter vedrørende Horsens og Brendstrupgårdsvej opsiges

31. januar 2018

Praktisk gennemførelse af flytningerne (anslået)

1. juni – 31. december 2018

 

Personalekonsekvenser

Forslaget indebærer, at en række administrativt ansatte medarbejdere varsles til at få nyt arbejdssted i forbindelse med, at deres afdeling flyttes til et andet regionshus. I den forbindelse følges regionens almindelige procedurer, regler og aftaler, og herunder er der gennemført en indledende høring i MED-organisationen af forslaget. De modtagne høringssvar vedlægges som bilag.

Beslutning

Forretningsudvalget indstiller,

 

at der indgås en aftale om et lejemål på Olof Palmes Alle 25, 8200 Aarhus N., som beskrevet i sagsfremstillingen,

 

at de nuværende lejeaftaler vedrørende Emil Møllers Gade 41, 8700 Horsens, og Brendstrupgårdsvej 7, 8200 Aarhus N., opsiges, og

 

at det beskrevne tillæg til de nuværende lejekontrakter i Aarhus med Danica Ejendomsselskab ApS godkendes.

 

Forretningsudvalget indstiller i forlængelse heraf,

 

at der fremadrettet udarbejdes en opgørelse over udviklingen i de regionale arbejdspladser med henblik på at sikre fortsat balance i regionen. Regionsrådet vil udarbejde et regionalt pejlemærke for området, ligesom der gives en årlig rapportering til regionsrådet.

 

Carsten Kissmeyer, Lone Langballe, Steen Thomsen og Else Kayser tog forbehold. 

 

Dorte West var forhindret i at deltage i sagens behandling.

Tidligere Politisk Behandling

Forretningsudvalget behandlede sagen indledende den 5. december 2017, jf. indledningen af sagsfremstillingen

Tilbage til toppen