HMU godkendte dagsordenen.

Medarbejdersiden bemærkede, at de havde kommentarer til orienteringspunkterne punkt 6, 11 og 14.

HMU godkendte referatet.

• Referat - 08. december 2014

Der er tidligere orienteret om, at der er igangsat et forberedelsesarbejde i forhold til AUH, Risskovs flytning til Skejby. I første omgang er der udarbejdet udkast til kommissorier for tre arbejdsgrupper (serviceområdet, køkkenområdet og akutområdet), vedlagt. Rammenotat for processen vedlægges også.

Udkastene er den 22. december 2014 godkendt af de to hospitalsledelser, referat vedlagt. Udkastene forelægges til kommentering i HMU´erne på AUH og Psykiatri og Social. Så snart styregruppen for processen har forholdt sig til evt. kommentarer fra de to HMU´er, vil arbejdet blive igangsat.

HMU har tidligere nedsat en følgegruppe i forhold til AUH Risskovs udflytning til nybyggeri i Skejby bestående af de medlemmer af HMU, der arbejder i Risskov. Følgegruppen har indtil nu fokuseret på udformningen af bygningerne i Skejby. Følgegruppen har også sikret, at arbejdsmiljøorganisationen er blevet inddraget i arbejdet. Det vil være naturligt at lade følgegruppen fungere, indtil der foreligger et projektforslag for byggeriet og derefter nedlægge gruppen. Det kan overvejes at nedlægge følgegruppen med det nuværende kommissorium, når projektforslaget foreligger.

I den videre proces skal der tages stilling til en række organisatoriske problemstillinger vedr. alle aktiviteterne i Risskov, og der vil skulle ske en tilrettelæggelse af den konkrete flytteproces, når flyttetidspunktet kommer lidt nærmere. Det skal afklares, hvorledes medarbejdersiden mest hensigtsmæssigt inddrages i disse processer.  

De organisatoriske processer vedr. akut-, køkken- og serviceområdet håndteres i de 3 nedsatte arbejdsgrupper, den nedsatte følgegruppe bestående af formandsskaberne i de to HMU´er og af den overordnede styregruppe bestående af de to hospitalsledelser. I de tre arbejdsgrupper er det foreslået, at der indgår to medarbejderrepræsentanter i hver af dem.  

I forhold til byggeriet i Gødstrup forventes regionsrådet på sit møde i februar at udpege en vinder. Herefter går processen i gang med den endelige udformning af projektet. Når der foreligger et forslag til organisering af brugerprocessen og den organisatoriske proces, vil forslagene blive forelagt HMU til kommentering.

Der er nedsat to styregrupper på ledelsesniveau i Psykiatri og Social; en i Risskov og en i Vest, hvor arbejdet med at forberede udflytningen til Gødstrup og Skejby vil være forankret. Alle afdelinger, der er omfattet af udflytningen, er repræsenteret i styregrupperne på afdelingsledelsesniveau.

Der er ved at blive udarbejdet en oversigt over de opgaver, der skal løses i forbindelse med flytningerne til Skejby og Gødstrup. Listen vil løbende blive suppleret med nye opgaver.

Der ønskes en drøftelse i HMU omkring, hvordan MED-organisationen skal inddrages ifm. processerne med at forberede udflytningen til hhv. Gødstrup og Skejby.

Organisationen vedr. Skejby blev gennemgået. Herunder PSL's deltagelse i styregrupper. Der er udarbejdet kommissorier for grupper, som skal arbejde med Akutområdet, Serviceområdet og Køkkenområdet. Tilgangen til deltagere i disse grupper er, at der som udgangspunkt skal være tale om deltagere, som har lokalt kendskab til området.

Medarbejdersiden udtrykte en bekymring over, hvorvidt kommissorierne var brede nok i forhold til repræsentationen. Bekymringen gik særligt på, om medarbejdersiden ville være tilstrækkelig repræsenteret. Derudover blev det bemærket, at arbejdsmiljøområdet skal tænkes ind.

HMU tog orientering om, at der senere vil komme et forslag vedr. organisering af arbejdet i forhold til bygning af psykiatriens bygninger i Gødstrup, til efterretning.

HMU drøftede, hvordan MED-organisationen skal inddrages i forbindelse med udflytningen til Gødstrup og Skejby. Forskellige forslag og ideer blev fremført. Det blev besluttet, at formandskabet, på baggrund af diskussionen, drøfter modeller til, hvordan dette kan sikres.

• Notat vedr AUH Risskovs udflytning til Skejby
• Referat fra styregruppemødet d 22 december 2014 vedr AUH Risskovs flytning til Skejby (2)
• kommissorium for køkkenarbejdsgruppen
• Kommissorium for arbejdsgruppe vedr samarbejdet på Serviceområdet mellem AUH og Psykiatri og Social
• kommissorum Akutområdet

Områdelederkredsen og HMU valgte ”Nødvendig viden” som hovedtema for det fælles arbejde med Social Strategi i 2014. Arbejdet med dette tema fortsætter i 2015. Det gælder bl.a. arbejdet med at gennemføre socialområdets nye Strategi for forskning og udvikling og en kommende strategi for rekruttering og kompetenceudvikling. Det samme gælder det højt prioriterede arbejde med sikkerhed og "sundhed" samt arbejdet med at forberede bruger- og/eller pårørenderåd i specialområderne.

Områdelederkredsen tiltrådte på møde den 7. januar vedlagte indsatsplan for 2015, som indebærer, at der skal arbejdes med en række nye fælles indsatser i 2015 indenfor temaet "Målrettet indsats". Dette indebærer, at der skal arbejdes med "produktudvikling" i bred forstand og sættes et forberedende arbejde i gang med indsatsområderne "styrket faglig kvalitet", "forsat specialisering og udvikling af ydelser" samt "styrket dialog og udvikling af nye samarbejdsformer og partnerskaber".

Det har hidtil været aftalt, at der to gange om året gøres status og lægges op til en drøftelse af de næste skridt i arbejdet med Social Strategi på områdeledermøderne og i HMU. Da indsatsplanerne er årsplaner, vurderes der ikke at være behov for opsamlinger hvert halve år. Der lægges derfor fremover op til en årlig opsamling og samlet drøftelse af arbejdet med Social Strategi i HMU. Der vil dog efter sommerferien 2015 blive udarbejdet en midtvejsstatus for arbejdet med Social Strategi til regionsrådet, som også vil forelagt HMU.

HMU drøftede indsatsplanen for Social Strategi i 2015. Arbejdet med nødvendig viden, sikkerhed og borgernes sundhed fortsættes.

Produktudvikling er et centralt tema, der vil blive arbejdet med. Der vil være et særligt fokus på dette i 2015. De særlige indsatser fremgår af fyrtårnsmodellen. Der er udarbejdet en lignende model for arbejdet med psykiatriplanens indsatsområder. Det blev bemærket, at modellen gav god mening i forhold til at arbejde strategisk med områdets udfordringer.

Forberedende indsatser i 2015 er markeret med rødt. I 2016, hvor de bliver en aktiv indsats, vil de være markeret med grøn.

Der blev i drøftelsen givet bemærkninger til indsatsområder vedrørende kompetenceudvikling og ift. takster.  

Vigtigheden i at have fokus på samarbejdet mellem socialområdet og psykiatrien blev bemærket, da dette indeholder gode og meningsfulde perspektiver.

• Udkast til indsatsplan 2015 - Social Strategi
• Rapport Social Strategi

I forbindelse med Social Strategi er der foretaget en prioritering af arbejdet med strategiens temaer.

PSL har valgt at prioritere 'Nødvendig viden' som hovedtema for arbejdet med implementeirng af Social strategi. I forlængelse af dette, er det besluttet, at der skal arbejdes videre med 15 strategier. Den overordnede strategi for rekruttering og kompetenceudvikling er én af de 15 strategier.

På HMU-mødet den 25. april 2014 blev der nedsat en arbejdsgruppe med socialdirektør Ann-Britt Wetche som formand, og med repræsentanter for HMU, områdelederne og PS administrationen.

Arbejdsgruppens opgave var at udarbejde en overordnet strategi for rekruttering og kompetenceudvikling for Socialområdet. Formålet med strategien er at sikre, at lederes og medarbejderes uddannelsesniveau matcher fremtidige kerneopgaver og, at de nødvendige faglige og menneskelige kompetencer i forhold til opgaverne understøttes og udvikles gennem målrettet kompetenceudvikling og rekruttering (bilag 1).

Udkastet til den overordnede strategi for rekruttering og kompetenceudvikling for Socialområdet fokuserer på følgende 6 strategispor (bilag 2):   

Professionel rekruttering, mulighed for dygtiggørelse, arbejdsmiljø og ansættelsesforhold, dygtige ledere på alle niveauer, systematisk og synlig kompetenceudvikling, flest mulige relevante kompetencer i forhold til kerneopgaven.

Ligeledes indeholder strategien de initiativer, som efterfølgende skal sikre en implementering af strategisporene, og dermed en videreudvikling og kvalificering af arbejdet med rekruttering og kompetenceudvikling i både de enkelte specialområder, og på det samlede socialområde.

Arbejdsgruppen har udarbejdet en kort overordnet strategi for arbejdet med kompetenceudvikling. Strategien har 6 spor:

• Professionel rekruttering

• Mulighed for dygtiggørelse

• Ansættelsesforhold

• Dygtige ledere på alle niveauer

• Systematisk og synlig kompetenceudvikling

• Flest mulige relevante kompetencer i forhold til kerneopgaven

HMU godkendte strategien med følgende bemærkninger:

• Der bør ses på, hvorvidt begrebet faglært i stedet kan ændres til f.eks. relevante uddannelser

• Det kan være bekymrende, at der ikke følger ressourcer med til den lokale proces. Den konkrete proces og rammer for implementering af strategien er endnu ikke på plads

• Derudover er det vigtigt ikke at glemme de medarbejdere, som er uddannede, idet denne gruppe også kan have behov for fokus på kompetenceudvikling

• Medarbejdersiden bemærkede desuden, at det er vigtigt med et fokus på at sikre opfølgning ift. områdeledelsen.

• Revideret udkast_Strategi for rekruttering og kompetenceudvikling for Socialområdet til hmu

Regionsådet har konstateret en større ubalance i økonomien for perioden 2016-2019 på sundhedsområdet. Det er særligt udgifter til medicin, nye behandlinger, udenregional samhandel og regionens investeringsplan, der presser regionens budgetter.

Regionsrådet har derfor igangsat udarbejdelsen af et sparekatalog med henblik på, at regionsrådet i juni kan vedtage en samlet spareplan for årene 2016-2019. Spareplanen omfatter effektiviseringsgevinsterne som følge af nybyggerier og større ombygninger - herunder psykiatriens effektiviseringskrav på 8 %.

Af de samlede besparelser på 660 mio. kr. vedrører 337 mio. kr. således de ekstraordinære produktivitets- og sparekrav ifm. de nye byggerier. De indgår som finansiering af regionens investeringsplan og er tidligere meldt ud til hospitalerne. Dermed er 323 mio. kr. nye besparelser.

Det er endnu ikke klarlagt, hvor stor psykiatriens andel bliver af de samlede besparelser. Det forventes afklaret så hurtigt som muligt.

Redegørelse udarbejdet af Koncernøkonomi, der nærmere beskriver udfordringerne for budget 2015 og perioden 2016-2019 er vedlagt sammen med den udsendte pressemeddelelse. 

Psykiatri- og socialledelsen vil på mødet orientere om det forestående arbejde med spareplan for 2016-2017.

Yderligere materiale om psykiatriens proces eftersendes.

Økonomi og aktivitet

HMU drøftede status på økonomi og aktivitet, og regnskabsresultatet for 2014 blev præsenteret. Socialområdet og psykiatrien har et mindreforbrug for 2014. Status blev taget til efterretning

Spareplan - Psykiatri

Der er tre grunde til behovet for besparelser.

• Den økonomiske udfordring i budget 2015

• Stigende udgifter til medicin og nye behandlinger

• Effektiviseringskrav som følge af sygehusbyggerierne og med sigte på at fastholde investeringsplanen 2015-2023

I 2016 vil der være et behov for besparelser i Region Midtjylland på 386 mio. kr. Det vides på nuværende tidspunkt ikke, hvor meget psykiatrien skal spare. Hvis psykiatrien skal bære sin forholdsmæssige andel, er forventningen, at psykiatrien skal finde mellem 25 og 30 mio. kr. Der er tale om store beløb og alle områder er derfor i spil: Sengepladser, ambulatorier, administration, organisering etc.

HMU tog orientering om spareplan 2016-2019 til efterretning med enkelte bemærkninger. Det blev bl.a. bemærket, at det skal sikres, at der afholdes HMU møde i høringsperioden. Samtidigt opfordrede HMU til, at LMU'erne også holder møder i denne periode.

• Økonomiske udfordringer i budget 2015 og 2016
• Pressemeddelse 140115

Henover foråret 2014 har der været nedsat to arbejdsgrupper, som har beskæftiget sig med rammer for samling af modtagelse af voksne patienter med psykiatriske og somatiske symptomer gennem akutafdelingerne i Region Midtjylland.

Dels har der været nedsat en intern arbejdsgruppe i psykiatrien med Claus Graversen som formand og med en repræsentant fra afdelingsledelsen fra hver af de fem psykiatriske afdelinger, hvorved der placeres en fælles akutmodtagelse.

Dels har der været nedsat en fælles psykiatri - somatik arbejdsgruppe med Christian Boel som formand og med repræsentanter fra akutafdelingerne samt den interne arbejdsgruppe fra psykiatrien.

Arbejdsgruppens afrapportering: ”Regional ramme for udvikling af fælles psykiatrisk og somatisk akutafdeling i Region Midtjylland” har været behandlet på Strategisk Sundhedsledelses Forum den 22. oktober 2014.

Rapporten forventes endvidere forelagt det politiske niveau, på et fælles møde mellem Hospitalsudvalget og Psykiatri- og socialudvalget. Der er dog endnu ikke fastlagt et mødetidspunkt.

Afrapporteringen angiver en overordnet ramme for samarbejdet i den akutte modtagelse omkring patienter med akut psykiatriske og/eller akut somatiske problemstillinger.

Den nærmere organisering i den enkelte akutmodtagelse skal aftales lokalt. Herunder skal det blandt andet klarlægges:

• Opholdstid i akutafdelingen

• Bemanding – speciallægeressourcer

• Tvang/sikkerhed

Endvidere er det anbefalet, at der overordnet iværksættes en proces med henblik på afklaring af aftaler om økonomi og ressourcer, herunder afklaring af problemstillinger i forbindelse med forskelle i afregnings- og incitamentsstrukturer.

Den fælles akutmodtagelse i Randers etableres som pilotprojekt, der med udgangspunkt i arbejdsgruppens rapports anbefalinger, udvikler aftaler og arbejdsredskaber, og får erfaringer med gode processer, som kan bruges på tværs i regionen.

Pilotprojektet i Randers vil forventeligt foranledige, at der skal justeres i den overordnede ramme.

HMU tog orientering om rammenotat om psykiatrien i de fælles akutmodtagelser til efterretning. Udvalget havde enkelte bemærkninger og spørgsmål hertil. Bl.a. at det forventes, at LMU'erne inddrages i de lokale processer. Derudover blev der spurgt om, hvordan sikkerhedsaspektet kan sikres. Herunder om brugen af alarmer skal anvendes i de nye akutmodtagelser.

• Notat Psykiatrien i akutafdelingerne 23 10 2014

I foråret 2013 blev der afholdt en national camp om FOAs plejegruppes rolle i fremtidens sundhedsvæsen, herunder også social- og sundhedsassistenter. Som opfølgning på den nationale camp er Region Midtjylland i gang med planlægningen af et dagsseminar, som forventes at finde sted i 1. kvartal 2015. Som et naturligt led i denne proces, er der behov for en drøftelse i behandlingspsykiatrien omkring fremtidige arbejdsopgaver for social og sundhedsassistenter.

Foreløbig tids- og procesplan for drøftelse af fremtidige arbejdsopgaver for social og sundhedsassistenter i behandlingspsykiatrien.

(HR er tovholder på processen)

Ultimo januar

HMU vil blive orienteret om den kommende proces i forbindelse med en drøftelse af social- og sundhedsassistenternes fremtidige arbejdsopgaver i behandlingspsykiatrien.

Januar-marts

Der vil pågå en proces i forbindelse planlægningen af et dagsseminar, hvor en arbejdsgruppe dels skal blive inspireret til en overordnet snak om, hvor sundhedsvæsnet, og herunder behandlingspsykiatrien bevæger sig hen, dels skal gruppen drøfte, hvordan fremtidige arbejdsopgaver for social- og sundhedsassistenter ser ud i behandlingspsykiatrien.

Parallelt hermed vil der blive udpeget medlemmer til arbejdsgruppen.

PSL vil naturligt blive inddraget i processen, ligesom HMU vil blive orienteret og samtidig få til opgave at udpege medlemmer til arbejdsgruppen.

April-juni

Det omtalte dagsseminar vil blive afholdt. Drøftelserne her vil tage sit udgangspunkt i psykiatriplanens overordnede vision om bedre behandling og længere liv til flere med psykisk sygdom, den nye erhvervsuddannelsesreform, strategi for kompetenceudvikling i psykiatrien og resultaterne fra dagsseminaret i Region Midtjylland afholdt i første kvartal 2015.

Juni-september

Efter seminaret vil der blive arbejdet videre med produktet, og et udkast til det endelige produkt præsenteres efter sommerferien 2015.

PSL vil blive orienteret og skal endelig godkende produktet. HMU vil efterfølgende blive orienteret.

Procesplanen blev taget til efterretning.

• Procesplan_sosu

PS arbejder, som følge af den nationale beslutning om digitalisering af det offentliges kommmunikation, på, at kommunikationen mellem PS, borgere og medarbejdere sker digitalt. Beslutningen indebærer, at kommunikationen skal ske digitalt, med mindre den enkelte medarbejder er fritaget for ordningen med digital kommunikation med det offentlige.

Samtidig er der i en række sammenhænge peget på, at aflevering af mødeindbydelser, breve og høringsskrivelser af personalepolitiske hensyn kan afleveres "i hånden" til medarbejdere. I en række tilfælde er der også i dag et behov for dokumentation, som gør, at breve sendes mere formelt.

PS ønsker, uanset gennemførelsen af digital kommunikation med medarbejderne, at tilgodese de personalepolitiske hensyn, som ligger bag de nuværende politikker og retningslinier. Derfor lægger vi fortsat vægt på, at der forud for en mødeindkaldelse eller en høring er en kommunikation mellem leder og medarbejder, så medarbejderen er vidende om, at der vil være en meddelelse i sin digitale postkasse.

HMU drøftede anvendelsen af digital post. Det blev bemærket, at der synes at være nogle modstridende retningslinjer, som umiddelbart ikke lever op til krav vedr. brugen af digital post.

Det blev besluttet, at retningslinjer gennemses med henblik på vurdering af disses relevans i forhold til krav vedr. brugen af digital post.

På baggrund af en konkret sag i Psykiatri og Social om uenighed mellem den lokale ledelse og den forhandlingsberettigede organisation om fortolkning af MED- og Arbejdsmiljøaftalen, har RMU på det seneste møde taget stilling til fortolkning af aftalens § 29, stk. 7.

Spørgsmålet vedrører konkret hvilken beregningsmodel, der kan lægges til grund for udregningen af, hvor meget tid tillidsrepræsentanten kan anvende på hvervet. Der har særligt været fokus på, hvordan timelønnede indgår i beregningen.

RMU besluttede at fastholde den hidtidige praksis i henhold til MED- og Arbejdsmiljøaftalen og bad samtidig psykiatri- og socialledelsen om at sørge for, at dette bliver implementeret. Hidtidig praksis indebærer, at timelønnede medregnes som det gennemsnitlige antal timelønnede pr. måned i de seneste tolv måneder.  

Det vedlagte brev med orientering om beslutningen samt illustration af beregningsmetoden er sendt fra psykiatri- og socialledelsen til ledelser og LMU i Psykiatri og Social.

HMU tog orienteringen af fortolkning af § 29 stk. 7 i MED- og Arbejdsmiljøaftale for Region Midtjylland til efterretning.

• Beregning af tid til hvervet som tillidsrepræsentant

Der orienteres om de aktuelle aktiviteter i forbindelse med de 2

byggeprojekter i Gødstrup og Skejby

HMU tog orientering om de aktuelle aktiviteter i forbindelse med byggeprojekterne i Gødstrup og Skejby til orientering.

Herunder blev der kort orienteret om status for igangværende klagesag i forbindelse med udbudsrunden ved byggeriet i Skejby.

Medarbejdersiden bemærkede, at brugergrupperne i forbindelse med byggerierne finder tiden til drøftelse begrænset. Dette er beklageligt, men skyldes udefrakommende tidsfrister, som er svære at rykke ved for Psykiatri og Social. HMU opfordrede desuden i den forbindelse til, at man som medlem af brugergrupperne sørger for at deltage i møderne.

Arbejdet med sikkerhed er et tema, der skal have allerhøjeste prioritet. Der er behov for en løbende opmærksomhed på, at der sker implementering og forankring af en sikkerhedskultur på alle niveauer i organisationen – fra afdelingsledelsen til vikaren. Model for sikkerhed skal bidrage til at etablere en sikkerhedskultur, hvor systematik og faglighed går hånd i hånd, og hvor kontinuerlighed er et nøgleord.

Til understøttelse af dette fokus, vil PSL i løbet af 2015 gennemføre en række besøg på specialområder på Socialområdet og samtlige afdelinger i Psykiatrien.

På HMU-mødet vil PSL orientere om besøgsrunderne i 2015. Besøgsrunderne vil indbefatte ledelsen, repræsentanter fra LMU og arbejdsmiljøorganisationen. Med afsæt i arbejdet med de lokale sikkerhedsplaner er formålet med besøgsrunderne en overordnet drøftelse og evaluering af det hidtidige arbejde lokalt med sikkerhed samt specifikke input og bidrag til en revision af Model for sikkerhed.

HMU tog orientering om de planlagte besøgsrunder i 2015 til efterretning. Formålet med besøgene er at sikre opfølgning på arbejdet med sikkerhed. HMU syntes, at besøgsrunderne er et positivt tiltag.

Underudvalget har haft møde den 16. december, hvor der blev arbejdet med videndeling af påbud fra Arbejdstilsynet.

På forhånd var det besluttet at afgrænse gennemgåelsen af påbud til følgende:

• påbud fra både psykiatri- og socialområdet

• påbud afgivet indenfor det sidste år

• påbud omhandlende mangelfuld forebyggelse af vold og trusler (langt størstedelen af de påbud der er afgivet i det sidste år omhandler vold og trusler)

• 16 ialt - herunder 3 strakspåbud

Underudvalget arbejder videre med at gennemgå og analysere påbuddene, og det forventes, at resultatet af dette, kan præsenteres på HMU møde i april 2015.

HMU tog orientering om underudvalgets arbejde vedr. videndeling til efterretning.

HMU tog orientering om Arbejdstilsynets engagement i PS til efterretning.

• Oversigt - Arbejdstilsynets aktuelle engagement i Psykiatri og social 2015-HMU30januar
• Arbejdstilsynets engagement i Psykiatri og social-samlet2014

Formandskabet har fået en henvendelse fra IKHs LokalMED-udvalg. Henvendelsen og svaret sendes ud med referatet.

• Slides til HMU-møde 30 januar 2015