HMU besluttede at godkende dagsordenen med en tilføjelse under eventuelt vedr. dokumentet, der er udsendt i forhold til kørsel i regionens biler.

HMU besluttede at godkende referatet.

På sidste HMU-møde blev der lovet en opfølgning i forhold til, hvor mange medarbejdere, der er berørte af besparelserne. Denne er endnu ikke blevet lavet, da regionen laver en samlet opgørelse. Men den skal nok komme.

• Referat - 18. december 2015

HR havde efter anmodning fra PSL udarbejdet en retningslinje om ansættelse, kontrakter m.m. med nærtstående. Denne havde til formål at gøre habilitet til et opmærksomhedspunkt i alle de sager, som ledere og medarbejdere er involverede i i deres arbejde for Psykiatri og Social. Retningslinjen opridsede forskellige opmærksomhedspunkter, som relaterer til ansættelse, kontraktindgåelse samt nære personlige forhold, som kan have indflydelse på habiliteten.

HMU drøftede retningslinjen på mødet den 23. oktober 2015. HMU besluttede, at navnet skulle ændres fra retningslinje til politik samt, at det skulle anføres i politikken, hvor man skal gå hen med sin bekymring/problematik. Desuden ønskedes der opmærksomhed på, hvor stram politikken var, samt at emnerne i politikken skiltes ad, således at der blev lavet et særskilt skriv om habilitetsspørgsmål i henhold til Forvaltningsloven. Derefter skulle politik og skriv igen forelægges HMU til drøftelse.

Retningslinjen er nu ændret til en politik, og afsnittet om sanktioner - som kan virke restriktivt og afskrækkende i forhold til at fortælle om en eventuel inhabilitet - er flyttet til Notat om habilitet. I politikken er afsnittet om sanktioner erstattet med et afsnit om, hvad en leder eller medarbejder skal gøre, hvis vedkommende bliver bevidst om sin mulige inhabilitet.

Det indstilles, at HMU drøfter indholdet i såvel Notat som Politik, og træffer beslutning om, om politikken skal forelægges LMU'erne i Psykiatri og Social til kommentering.

HMU besluttede at godkende de to notater og implementeringen iværksættes.

Det foreslås, at Formandskabet kontakter RMU med et forslag om, at de medtager notatet om habilitet i deres notat om den gode ansættelse.

Medarbejdersiden ytrer ønske om en præcisering af, hvordan ’nærtstående’ defineres, men det kan man ikke. Man er nødt til i de konkrete situationer at definere, hvornår eventuelle nære relationer kan give problemer. Det vigtigste er ikke at have en skarp definition, men at tage dialogen om, hvad der er legitimt de enkelte steder og have en opmærksomhed på, om man i nogle situationer er inhabil.

Notaterne skal ikke udsendes til kommentering i LMUerne.

• Habilitet
• Nærtståendepolitik

Somatikken har tidligere gennemført en proces med mere borgervenlige afdelingsnavne. Regionsrådet vedtog i april 2014 nogle regionale principper for afdelings- og afsnitsnavne.

Direktionen i regionen ønsker, at psykiatrien også får mere borgervenlige navne. PSL beder derfor en række parter, herunder HMU, forholde sig til forslag til navne.

På baggrund af de regionale principper (se vedlagte bilag) har PS arbejdet på et forslag til overordnet navngivning.

En lille arbejdsgruppe med repræsentanter for klinikken har kommet med input til et overordnet forslag til borgervenlig navngivning af afdelinger og afsnit i psykiatrien. Det endelige forslag er udformet af Kommunikation og Formidling i dialog med Psykiatriplanlægning i PS Administrationen.

Navneforslagene i vedlagte bilag knytter sig til navne for de typiske og hyppigste behandlings- og diagnoseområder, der ofte har afdelinger, sengeafsnit, ambulatorier eller teams. Oversigten med forslag er således ikke udtryk for en udtømmende liste med oversættelse af samtlige psykiatriske diagnose- og behandlingsområder, som de f.eks. fremgår af ICD-10.

Forslaget fokuserer udelukkende på navne med relevans for patienter/pårørende, som de kan møde f.eks. på skilte,

hjemmeside, oversigtskort og i indkaldelsesbreve. Det overordnede forslag til navne indeholder nogle steder flere forslag til navne.

Regionale principper for navngivning

• Navngivningen af afdelinger og afsnit er bygget op af et sigende og beskrivende navn, der skal være så borgervenligt og dansk som muligt.
• Afdelingens og afsnittets hovedaktivitet er som hovedregel udgangspunkt for navnet. Behandles mange forskellige diagnoser uden, at der er en særligt dominerende, kan det være nødvendigt at anvende et mere generaliserende navn - fx ”Psykiatrisk Klinik H1”.
• Region Midtjylland ønsker, så vidt det overhovedet er muligt, at bruge samme navn for samme sted, uanset hvor navnet anvendes.
• Afdelings- og afsnitskoderne er nødvendige for de forskellige tekniskadministrative systemer, som hospitalet bruger, men koderne må ikke bruges i kommunikationen med patienter og pårørende og vil ikke fremgå på skilte m.m. (fx Q11).
• I navngivningen bør længden på navnene tages i betragtning, så forkortelser i videst muligt omfang kan undgås på skilte m.m.

• Bemærk i forslaget at klinik erstatter ambulatorium.

Foruden de regionale principper foreslås, at lidelse erstattes af sygdom.

Høring og godkendelse

Med henblik på at kvalificere de foreslåede navne og eventuelt komme med alternativer høres også:

1. Det regionale kontaktforum på psykiatriområdet.
2. Afdelingsledelserne og LMU.
3. Det Tværfaglige Specialeråd i Børne- og Ungdomspsykiatri samt Det Tværfaglige Specialråd i Voksenpsykiatri.

På baggrund af høringssvarene forelægges endeligt forslag til navngivning til PSL’s godkendelse.

Implementeringsform

Implementeringen af de nye navne sker i forbindelse med flytning og anden omrokering/omorganisering og vil altså ske løbende.

Den konkrete navngivning af afdeling/afsnit sker altid i en dialog mellem Psykiatriplanlægning og den givne afdelingsledelse.

Punktet blev behandlet ud fra punktets bilag, hvor listen af navne og forslag blev gennemgået og drøftet. Der var en række konkrete overvejelser, som vil blive medtaget i det videre arbejde.

Man må ikke bruge bogstaverne for afdelingerne i Risskov, og der er en kommunikationsopgave i at udbrede det.

Der kan gemme sig flere sygdomme under den overordnede overskrift/afdelingsnavn, men man kan tydeliggøre de forskellige underliggende sygdomme, når afsnittene skal navngives. (På nuværende tidspunkt hedder de f.eks. M3). Herved kommer man også udover brugen af bogstav-navnene.

Navneændringerne vil ske stille og roligt, og i Risskov og Regionspsykiatrien Vest vil det ske i forbindelse med flytningerne til de nye byggerier.

• Regionale principper for navngivning
• Endelig version - Overordnet forslag til navnegivning i psykiatrien.PDF

Der vil blive eftersendt bilag til punktet.

Punktet blev gennemgået, jf. slides.

Socialområdet:

For 2014 er der overført et underskud på 6 mio. kr.

I 2015 var der et underskud på 10,8 mio. kr. Derudover er der i fællespuljerne akkumuleret et overskud på næsten 35 mio. kr. som buffer for at betale underskud på specialområderne.

Det betyder, at der for 2016 er et overskud på 23 mio. kr. Det er et meget stort beløb, når man også taler om takstnedsættelser, og derfor overvejes det, at der skal tilbageføres penge til kommunerne.

Nogle af specialområderne har skabt gode resultater, imens andre har store underskud. Efterspørgslen er generelt stabil, og det ser pænt ud på socialområdet. Belægningstallet er yderst afgørende for socialområdets regnskab.

Medarbejderne ønsker at øremærke noget af overskuddet til kompetenceudvikling, da det er den høje faglige standard, der skal sælges pladser på, når vi profilerer os på at være højtspecialiserede tilbud. Derudover udtrykkes der bekymring for konsekvensen af det store overskud i forhold til afskedigelse af personale. Ledelsen vil medtage ønsket om kompetenceudvikling i det videre arbejde.

I 2018 skal der være realiseret en takstnedsættelse på 3 % og specialområderne er i gang med at se på, hvordan reduktionerne kan effektueres. 

Psykiatrien:

I 2015 var der et overskud på 13,5 mio. kr. Fællespuljerne havde et underskud på 8,8 mio. kr. og et lille overskud på administrationen, og det har samlet givet et overskud på 4,9 mio. kr.

Resultatet skal være 0 kr. eller plus. Dvs. at der ikke må være et stort overskud, da det vil have en negativ effekt på budgetforhandlingerne for det næste år.

Regionsrådet har i løbet af 2015 vedtaget overførsler på i alt 22 mio. kr. til 2018 og 2019 (Pengene skal bruges til flytningerne).

I perioden 2010-2016 er der i alt blevet tilført psykiatrien 302,5 mio. kr., og der har været besparelser for 100,1 mio. kr.  Der bliver ikke kun sparet og gennemført nedskæringer i psykiatrien, der bliver også tilført midler. Det er vigtigt, at have dette med for at skabe et reelt og nuanceret billede. Som medarbejder mærker man måske mest nedskæringerne, da det ofte betyder afskedigelser. Men der bliver samtidig investeret i psykiatrien. Det kan være svært at stå med afskedigelser samtidig med, at man kan bruge penge på andre områder. Men det skyldes, at de tilførte midler er øremærket til bestemte formål. Der er præcise krav fra regeringen i forhold til, hvad de tilførte midler skal bruges til.

I forhold til tildeling af midler til psykiatrien, kobler man økonomi og aktivitet sammen, men ikke økonomi og kvalitet.

Det bemærkes, at det kunne være interessant at sammenholde med psykiatrien og somatikken i forhold til tilførte midler og besparelser.

• HMU 4 2 2016 plancher vedr økonomi

Arbejdet med Social Strategi er langt fremme. Indsatsplanen for 2016 skal sikre, at arbejdet kommer i mål i 2017. Det skal ske ved at fastlægge rammerne for arbejdet med yderligere en række handleplaner i 2016 og forberede arbejdet med Social Strategi i 2017. Indsatsplanen for 2016 er af denne grund uden hovedtema og derfor en anderledes indsatsplan end de foregående to indsatsplaner.

Meget af det arbejde, som tidligere er iværksat med indsatsplanerne for 2014 og 2015, videreføres i 2016. Således vil arbejdet med udmøntning af socialområdets strategi for forskning og udvikling blive fortsat i 2016, ligesom der vil blive taget fat på at implementere socialområdets nye rekrutterings- og kompetenceudviklingsstrategi. Også arbejdet med udmøntning af resultatdokumentation med anvendelse af faciliteterne i de nye BOSTED-systemer vil fortsætte. Der vil endvidere i foråret blive gjort status på den hidtidige kvalitetsindsats med henblik på at fokusere på det fremtidige arbejde. Tilsvarende vil der i løbet af 2016 blive fulgt op på de indledende drøftelser om etablering af nye bruger- og/eller pårørenderåd. På sikkerhedsområdet, vil det igangsatte arbejde med en revision af socialområdets sikkerhedsmodel blive afsluttet.

På to indsatsområder i Social Strategi - henholdsvis "Fortsat specialisering og udvikling af ydelser" og "Øget effektivitet og produktivitet" er iværksat særskilte forløb, som vil komme til at fylde meget i 2016. Det gælder i forhold til indsatsområdet "Fortsat specialisering og udvikling af ydelser", hvor OL-kredsen for tiden drøfter, hvorledes specialområderne kan styrke og udvikle leverandøropgaven i forhold til kommunerne. På økonomiområdet vil der tilsvarende blive arbejdet med at indfri kravet i rammeaftalen om takstreduktioner på 3 % i perioden 2016-2018.

OL-kredsen har i forbindelse med behandlingen af indsatsplanen på møde den 13. januar 2016 besluttet at nedsætte tre arbejdsgrupper:

Indsatsområdet "Individuel indsats og livskvalitet":

• En arbejdsgruppe, der på baggrund af specialområdernes erfaringer og foreliggende evidens skal udarbejde forslag til råd og mulige indsatser i forhold til at inddrage borgernes pårørende og netværk med sigte på at fremme den enkelte borgers livskvalitet, evne til mestring og øget deltagelse i samfundslivet. Arbejdsgruppen skal endvidere udarbejde et forslag til god praksis samt beskriver de teknologiske muligheder for at yde borgere indskrevet i specialområderne støtte til kontakt med pårørende/netværk via en videoløsning.

Indsatsområdet "Frivilligt arbejde":

• En arbejdsgruppe, der skal forberede en inspirationskonference i OL om frivilligt arbejde til afholdelse i efteråret 2016 mhp. efterfølgende udarbejdelse af en plan og et inspirationsoplæg for specialområdernes samarbejde med frivillige til gavn for borgerne.

Indsatsområdet "Stærkere samarbejde med sundhedsområdet":

• En arbejdsgruppe, der skal afdække behov og muligheder for bedre rusmiddel behandling af borgere indskrevet i specialområderne mhp. opfølgning i forhold til relevante behandlingstilbud - herunder de kommunale rusmiddelcentre.

Punktet blev gennemgået, jf. slides.

Der blev givet en status på de enkelte elementer af Social Strategi, både de igangværende initiativer og de nye initiativer i Indsatsplan 2016.

Arbejdsgrupperne består af både medarbejderrepræsentanter og ledelsesrepræsentanter. Medarbejdersiden stiller spørgsmålstegn ved udvælgelsen af medarbejderrepræsentanter til grupperne og om, hvorvidt det er de rigtige medarbejdere, der bliver udpeget til at indgå i grupperne. Der bør inddrages medarbejdere, som i det daglige arbejder med borgerne og pårørende, så det ikke kun er medarbejdere, der har særlige opgaver som konsulenter eller lignende, der indgår i arbejdsgrupperne.

Dette er et opmærksomhedspunkt, der vil blive taget op på OL-møde.

• Social Strategi - Indsatsplan 2016. ev. doc

RMU vil på sit møde den 29. januar 2016 drøfte og træffe beslutninger vedrørende et justeret koncept for regionens Trivselsundersøgelse og Ledelsesevaluering (TULE) og afvikling af APV. Da referatet fra RMU mødet ikke er klar til HMU mødet den 4. februar, vil Gert Pilgaard Christensen orientere fra RMU's drøftelse af punktet.

Baggrunden for RMU's drøftelse er, at der har været nedsat en styregruppe, som i løbet af 2015 har set på mulighederne for at forenkle Trivselsundersøgelsen og Ledelsesevalueringen (TULE) i Region Midt. På mødet i RMU 7. december 2015 blev TULE-styregruppens principielle anbefalinger til nyt TULE-koncept fremlagt. Strategisk HR-Forum har drøftet anbefalinger til nyt TULE koncept på mødet 16. december 2015 med tilbagemeldingerne fra RMU-mødet 7. december in mente.

TULE-sekretariatet har herefter arbejdet videre med at indarbejde kommentarerne til anbefalinger om nyt TULE-koncept, herunder også arbejdet med den formelle opfølgning på undersøgelsen, kadencen for gennemførelse af undersøgelser samt hvilke spørgsmål, undersøgelsen skal indeholde. De udpegede medarbejderrepræsentanter fra RMU har været involveret i dette arbejde.

RMU har på sit møde den 29. januar taget stilling til følgende oplæg: 

Én forenklet Trivselsundersøgelse og Ledelsesevaluering (TULE)

Der er sket en forenkling af TULE ved en reduktion i antallet af spørgsmål fra 37 til 20.

Hurtighed i opfølgningen på TULE

TULE-rapporter modtages senest 4 uger efter lokal dataopsamlingsdeadline. TULE-dialog

afvikles senest 3 måneder efter svarfrist.

To-årig kadence

Den to-årige kadence fastholdes. APV og TULE kan med fordel som en del af forenklingen

gennemføres samtidigt.

Næste koncerntværgående TULE påbegyndes i efteråret 2016 og afsluttes senest juni

2017.

Harmoniseret procesplan

TULE-sekretariatet udarbejder i tæt samarbejde med de lokale TULE-planlæggere en

koncerntværgående procesplan for afvikling af TULE.

Det anbefales, at der i det enkelte HMU besluttes, hvornår det anbefales at anvende en

konsulent i forbindelse med den opfølgende dialog om TULE, ud fra nødvendighedsprincippet.

Spotundersøgelser

TULE-sekretariatet udarbejder enkle redskaber til spotundersøgelser, som kan anvendes

som opfølgning på trivslen lokalt efter behov. Redskaberne vil blive udviklet og afprøvet

inden sommeren 2016, således at disse er klar til brug til næste TULE runde.

Anonymitet fastholdes

RMU har tidligere besluttet, at anonymitet i TULE-undersøgelsen skal fastholdes.

Der har været drøftelser om APV/TULE i RMU ,og om hvorvidt hele TULE systemet skulle omlægges, antallet af spørgsmål skulle reduceres, ændring i kadence mm.

Den næste koncerntværgående TULE skal påbegyndes i efteråret 2016 og afsluttes senest juni 2017. Det er besluttet, at der i Psykiatri og Social gennemføres APV og TULE i PS i efteråret 2016. Opmærksomhedspunkt: Opfølgningen skal ikke lægge i december.

Opfølgningen på APV/TULE skal ske hurtigere, end den har gjort tidligere.

Udmeldingen om procesplanerne vil hurtigt blive sendt ud til de lokale TULEplanlæggere, så man kan få aftalerne i kalenderen.

HMU skal beslutte på næstekommende ordinære HMU møde, hvornår der skal konsulenter på i TULE processen og hvornår det ikke er nødvendigt.

Det skal også tages op i HMU, hvordan vi generelt arbejder med arbejdsmiljøet/APV/TULE på baggrund af de ændringer, der sker på socialområdet og i psykiatrien. Skal man kun se på APV/TULE hver andet år, eller skal man gøre det på hverdagsbasis. Problemstillingen skal tydeliggøres, og der kan inviteres nogen til at komme og fortælle om, ’hvordan arbejder vi med det’.

Der skal skrives ud i forhold til, om der er behov for en ekstra mini APV-runde de enkelte steder, i forbindelse med omorganiseringerne, inden den store runde i efteråret 2016.

Der gøres dog opmærksom på, at der er tale om løbende APV, og både ledere og medarbejdere er forpligtede til at se på arbejdsmiljøet løbende.

Orienteringen blev taget til efterretning.

Arbejdstilsynet har givet 27 påbud i Psykiatri og Social i 2015, heraf 3 strakspåbud. Ud af de 27 påbud handler de 6 af dem om at forebygge fysisk og psykisk vold samt traumatiske hændelser. Arbejdstilsynet har desuden givet 9 påbud, som vedrører det psykiske arbejdsmiljø. Det er påbud med forskelligt indhold, idet de handler om at forebygge stor arbejdsmængde og tidspres, uklare krav, høje følelsesmæssige krav og iværksætte psykisk førstehjælp.

På den baggrund har PS HR formuleret følgende kommissorium:

• Underudvalget gennemgår Arbejdstilsynets påbud i Psykiatri og Socialområdet i 2015 for at se, om der er generelle tendenser i dem og med henblik på videndeling i organisationen.

HMU besluttede at godkende kommissoriet for opgaven.

HMU besluttede at tage orienteringen til efterretning.

• 2015 Arbejdstilsynets aktuelle engagement i Psykiatri og Social
• 21.01.2016 Arbejdstilsynets aktuelle engagement i Psykiatri og social 2016 (Kopi)

HMU besluttede at tage orienteringen til efterretning.

Byggerierne kører med de udfordringer, der er, og udfordringerne er forskellige i forhold til, om der er tale om Gødstrup eller Skejby.

Der er oprettet et HMU underudvalg, der skal ud at se det påbegyndte arbejde med psykiatriens bygninger i Skejby. Så langt er man endnu ikke i Gødstrup.

Det indledende arbejde med at planlægge flytningerne er gået i gang, og Psykiatrien læner sig op ad AUHs flytteplan.

Der skal udarbejdes en ny Psykiatriplan, og HMU skal inddrages i processen. Istedet for at indkalde til et ekstraordinært HMU møde herom, har Formandskabet besluttet at konvertere det næstkommende møde i HMU den 7. april 2016 til et temamøde vedr. Psykiatriplanen.

HMU besluttede at tage orienteringen til efterretning.

Der afholdes møde med AL-kredsen og med Specialerådsformændene vedr. den nye psykiatriplan, og herefter temasættes det på det næstkommende HMU-møde, da det ligger fornuftigt i forhold til den overordnede procesplan.

Spørgsmål vedr. papir der skal underskrives af medarbejdere ved brug af regionens biler:

• Der er undring i forhold til, at 'overtrædelse af loven kan have ansættelsesmæssige konsekvenser', som man skriver under på. Betydningen af dette har skabt bekymring, når medarbejderne skriver under, eftersom det ikke er tydeligt, hvad der præcist kan give ansættelsesmæssige konsekvenser. Derudover står der også, at regionen trækker en evt. Bøde fra medarbejderens løn.
  
  Papiret og formuleringerne tages med tilbage, og der vil blive set på, om der er noget der skal ændres.
  
  Papiret er gældende for alle medarbejdere i regionen og kommer fra Koncern HR.

• Hovedudvalget takker Knud Byskov fra Holmstrupgård for hans arbejde og indsats og ønsker ham en god pension.

• Slides til HMU 040216