HMU godkendte dagsordenen for HMU-mødet d. 14. juni 2018.

Det blev bemærket, at HMU ønsker at drøfte Region Midtjyllands pressemeddelelse vedr. tvang i psykiatrien udsendt 14. juni 2018. Punktet drøftes under eventuelt.

HMU godkendte referatet fra HMU-mødet d. 18. april 2018.

• Referat - 18. april 2018

Region Midtjylland står over for en række store økonomiske udfordringer. Der skal spares 295 mio. kroner i 2019: Besparelserne skal findes med udgangspunkt i emnerne:

Medicin

Der forventes en fortsat vækst i udgifterne til medicin. Der skal være fokus på initiativer, der kan mindske væksten i udgifterne i de kommende år.

Hospitalsaktivitet – Reduktion af ambulante besøg 
Driftsudgifterne (for somatik og psykiatri) kan reduceres, hvis den ambulante aktivitet falder eller omlægges til anden form for behandling, f.eks. ved øget brug af ambuflex og videokonsultationer. I det hele taget foreslås en øget patientinddragelse, således at patienten er mere oplyst om f.eks. forløb og bivirkninger. Dette kan medføre, at patienten træffer nogle andre valg, som i sidste ende kan reducere aktiviteten på hospitalet. Der kan også være fokus på at stoppe unødige kontroller.

Hospitalsaktivitet – Reduktion af akut aktivitet 
Der kan konstateres en stigning i den akutte aktivitet for både somatik og psykiatri. Akut aktivitet er ikke altid den bedste løsning. Der ønskes generelt mere viden om, hvordan akut aktivitet kan forebygges. Der skal samtidig ses på, hvilke muligheder der er for at styrke samarbejdet i akutfasen mellem hospitaler, almen praksis og de kommunale akut-funktioner.

Digitalisering 
De teknologiske og digitale muligheder skal udnyttes. Det skal være nemt og tilgængeligt som patient, borger og medarbejder at bruge ny teknologi. Digitaliseringen skal understøtte høj kvalitet og omkostningseffektive tilbud. Teknologi og digitalisering skal bidrage til inddragelse af patienten i eget behandlingsforløb og understøtte borgerens ansvar for egen sundhed.

Mindre strukturændringer 
Funktioner kan samles på færre matrikler uden at det påvirker den overordnede struktur med fem akuthospitaler. Der er traditionelt effektiviseringsgevinster ved at samle funktioner, eksempelvis kan der spares driftsmidler til vagtlag og ledelsesniveauer.

Administration 
Der vil være fokus på mulige besparelser på det administrative område. I spareplan 2015-2019 er der en årlig besparelse på administration på 2 %. En årlig besparelse på 2 % på administrationen kan fortsætte i 2020 og frem. Der er en forventning om, at der i den kommende økonomiaftale er konkrete besparelser på administration bl.a. på baggrund af Deloitte-undersøgelsen. Arbejdet med besparelser på administrationen tager udgangspunkt i økonomiaftalen for 2019.

Besparelserne skal være med til at sikre overholdelsen af de økonomiske rammer fra den kommende økonomiaftale. (Det endelige behov for besparelser afhænger især af økonomiaftale med regeringen og bloktilskudsfordeling.) Det vides endnu ikke hvordan besparelserne reelt bliver udmøntet.

Proces for den politiske behandling:

• 24. maj 2018: Budgetseminar for regionsrådet 

• 30. maj 2018: Regionsråd tager stilling til rammer for besparelserne i budget 2019 

• 13. august 2018: Regionsrådet drøfter materialet til 1. behandling af budget 2019 (temadag) 

• 14. og 22. august 2018: 1. behandling af budget 2019 i forretningsudvalget og regionsrådet 

• 4. september 2018: Budgetforligsdrøftelser
• 18. og 26. september 2018: 2. behandling af budget 2019 i forretningsudvalget og regionsrådet.

Tidsplan for dialog og inddragelse af MED-systemet (pr. 01. juni 2018)

Der vil være høringsperiode fra den 9. august til den 30. august 2018.

Direktør Gert Pilgaard Christensen orienterede om Region Midtjyllands økonomiske situation.

Aftale om regionernes økonomi for 2019

Den 5. juni 2018 blev der indgået en økonomiaftale mellem Danske Regioner og regeringen. I aftalen fremgår det, at sundhedsvæsenet tilføres 1,0 mia. kr. ekstra i 2019. Heraf tilgår 0,2 mia. kr. psykiatrien. Psykiatrien i Region Midtjylland anslås at få et løft på ca. 42 mio. kr. Midlerne skal benyttes til nedbringelse af genindlæggelser, opbygning af kapacitet i psykiatrien og en styrkelse af børne- og ungdomspsykiatrien.

Aftalen indebærer, at der i 2019 indfases en ny model for nærhedsfinansiering. Dette betyder blandt andet, at regionerne skal arbejde med mere brug af telemedicin, samling af ambulante besøg på færre dage, færre akutte genindlæggelser og flere behandlinger, der rykker tættere på borgerne. Det er et forsøg på at lave en finansieringsmodel, som ikke udelukkende handler om aktivitetsvækst. Det er usikkert, om modellen gælder for psykiatrien.

Regeringen vil drøfte behovet for at justere visitationskriterierne til de særlige pladser. Der skal foretages en efterregulering af de statsfinansierede midler til drift af de nye særlige pladser i 2018 i det omfang, de 150 særlige pladser ikke stod klar til brug første halvår 2018. Det betyder, at Region Midtjylland skal betale ca. 3 mio. kr. tilbage til staten.

Besparelser for 295 mio. kr. i 2019 i Region Midtjylland

Der skal findes besparelser for 295 mio. kr. i Region Midtjylland i 2019. Regionsrådet har besluttet, at besparelserne skal ske indenfor medicin, akut hospitalsaktivitet, ambulant hospitalsaktivitet, digitalisering og administration. Besparelserne er et forsøg på at dæmpe efterspørgslen på regionens ydelser. Det er uklart, hvordan de sparede midler skal bruges.

Der er indkaldt til et ekstraordinært HMU-møde 22. august 2018, hvor HMU skal drøfte budgetforslaget 2019 og på baggrund heraf afgive høringssvar.

Socialområdets økonomi

Socialdirektør Ann-Britt Wetche orienterede om, at socialområdets økonomi er positiv. Der er fuld belægning og høj efterspørgsel på de sociale tilbud. Udviklingen er således vendt sammenlignet med for få år tilbage, hvor kommunerne hjemtog tilbud og borgere. Der vil formentlig komme takstreduktioner fremadrettet, da kommunerne skal finde besparelser.

HMU tog orienteringen om Region Midtjyllands økonomiske situation til efterretning og drøftede, hvilken betydning besparelserne kan få for Psykiatri og Social. Medarbejdersiden fandt ikke, at antallet af ambulante besøg kan ændres. Der blev gjort opmærksom på, at besparelserne gælder hele Region Midtjylland og dermed både somatikken og psykiatrien. Det betyder, at nogle af besparelserne kan være mere relevant for somatikken.

På HMU-mødet den 22. januar 2018 blev der nedsat en arbejdsgruppe bestående af Helene Lynøe, Karna Rasmussen Stichelbout, Henrik Ørskov Larsen og Hans Henrik Christensen. Arbejdsgruppen havde til formål at planlægge næste temadrøftelse, som lyder:

Tema: En drøftelse af HMU's rolle:

Der ønskes en drøftelse af følgende:

1. hvad skal HMU bruges til og hvad skal det ikke bruges til?
2. hvordan kan HMU understøtte det øvrige MED-system?
3. hvordan kan HMU være med til at kvalificere og understøtte de beslutninger, som træffes af politikere og i ledelsessystemet?

Arbejdsgruppen faciliterer drøftelsen på selve mødet, hvor der efter en kort velkomst fra arbejdsgruppen vil være drøftelser i mindre grupper med efterfølgende opsamling i plenum. 

Hans Henrik Christensen rammesatte indledningsvist temadrøftelsen. Det er arbejdsgruppens opfattelse, at HMU's rolle og funktion bør gentænkes, hvilket temadrøftelsen skal være afsæt for.  

Der pågik gruppedrøftelser og efterfølgende opsamling i plenum med afsæt i de på forhånd definerede spørgsmål om HMU's rolle. I forbindelse med gruppedrøftelserne fremkom følgende:

• HMU skal drøfte relevante og aktuelle problemstillinger, som giver medarbejdere og ledere i Psykiatri og Social lyst til at følge med og læse referaterne fra møderne.

• HMU skal have fokus på kerneopgaven – hvordan kan Psykiatri og Social levere ydelser af høj kvalitet til patienter og borgere, samtidig med at der sikres et godt arbejdsmiljø.

• TRIO-modellen skal bringes ind i HMU. Fx ved at der holdes formøder i TRIO-grupper (på tværs af TR, AMR og ledere). Det skal overvejes, om HMU skal give LMU'erne til opgave at sikre TRIO-samarbejde lokalt. Der stilles forslag om at invitere nogle, der arbejder med TRIO til at give et oplæg på et kommende HMU-møde.

• HMU skal dedikere mere tid og energi på at være undersøgende og diskuterende. HMU skal turde være i denne proces uden på forhånd at kende svaret eller løsningen.

• HMU skal blive bedre til at bruge hinanden til sparring på tværs i forhold til lokale problemstillinger. Her skal der være plads til, at aktuelle udfordringer bringes ind på HMU-møderne og drøftes i fællesskab.

• HMU skal drøfte tværgående temaer, som binder psykiatrien og socialområdet sammen. HMU skal evne at løfte emnerne op, så drøftelser rummer problemstillinger med aktualitet på tværs af Psykiatri og Social. Fx temadrøftelse af tvang og magtanvendelse.

• Det skal fremgå tydeligt af dagsordenspunkterne, om der er truffet beslutning, eller om punktet er til drøftelse og beslutning i HMU. Ligeledes skal det være gennemskueligt, om der er tale om politiske beslutninger eller beslutninger truffet af psykiatri- og socialledelsen.

• På HMU's møde med psykiatri- og socialudvalget i efteråret 2018 kan det være relevant at drøfte, hvordan HMU skal leve op til og håndtere de krav, som udvalget stiller til psykiatri- og socialområdet.

• Der skal skabes bedre energi på HMU-møderne. Der stilles forslag om at skabe mere kreativitet ved, at HMU får kursus i de seks tænkehatte. Det er en metode til stimulering af kreativ tænkning, som kan anvendes i forbindelse med generering af løsningsforslag.

• HMU har brug for inputs og forstyrrelser udefra. Der stilles forslag om at invitere medarbejdere fra driften til at fortælle om succeshistorier, tage på ekskursion ud af mødelokalet eller afholde et døgnseminar for HMU.

Punktet har til formål at orientere HMU om konceptet og det planlagte forløb for APV- og TULE-undersøgelserne 2018-2019. HMU skal desuden drøfte og beslutte om den eksisterende grænse for brug af konsulenter ved TULE-dialogerne skal fastholdes eller ændres til den kommende TULE-runde.

Koncept og forløb for APV (ArbejdsPladsVurdering) og TULE (trivselsundersøgelse og en ledelsesevaluering) 2018-2019

Den 26. januar fik alle områdechefer og afdelingsledelser en orientering om tidsplan for kortlægning af TULE og APV.

Uændret APV- og TULE-koncept siden sidste runde

Både APV- og TULE-konceptet er det samme som ved sidste runde i 2016-2017.

Konceptet indeholder både spørgsmål formuleret i Region Midtjylland og fælles nationale spørgsmål, som går igen i de andre regioners trivsels- og ledelsesudviklingsundersøgelser.

Psykiatri og Social gennemfører TULE med de obligatoriske spørgsmål, som består af:

• 8 fælles nationale spørgsmål
• 7 spørgsmål om trivsel
• 4 spørgsmål om ledelse
• 1 spørgsmål om følgeskab

Af de 8 nationale spørgsmål handler de to om ledelse. Det vil sige, at der er i alt seks spørgsmål vedrørende ledelse i det nye koncept, herunder et som er en helhedsvurdering af ledelsen.

Ekstra spørgsmål 

Psykiatri og Social har sat en række omfattende kompetenceudviklingsprojekter i gang. Projekterne var ved sidste TULE-runde nået længst indenfor psykiatriområdet.

Psykiatriområdet blev derfor stillet følgende supplerende spørgsmål i runden 2016-2017: "Kompetenceudviklingen i vores afdeling har øget min trivsel." Psykiatri- og Socialledelsen har nu besluttet, at det samme spørgsmål stilles til socialområdet i denne runde, da deres kompetenceudviklingsprojekter nu er nået længere end det var tilfældet i 2016.

Overordnet tidsramme og drøftelser af resultater i LMU'er og HMU

Socialområdet kortlægger APV og TULE den 24. september til den 8. oktober 2018 og psykiatriområdet den 11. marts til den 25. marts 2019.

Tidspunkterne er valgt af psykiatri- og socialledelsen i samråd med næstformændene i HMU. Tidspunktet for psykiatriens kortlægning er valgt for at tage hensyn til, at afdelingerne på AUH Risskov flytter fra Risskov til Skejby i efteråret 2018.

HMU får en tilbagemelding om de overordnede TULE-resultater, når de foreligger, mens HMU's egentlige drøftelse af resultaterne fra TULE og APV først finder sted, når der har været tilstrækkelig tid til, at arbejdsmiljøgrupper, ledere og LMU'er har fulgt op og bearbejdet resultaterne lokalt. Det vil være på HMU mødet i 4. kvartal 2019. 

Informationsmateriale til områder og afdelinger

Områder og afdelinger vil få informationsmatieriale, som ledere og arbejdsmiljøgrupperne kan bruge, når de skal orientere om TULE- og APV-runden på deres LMU-møder og personalemøder. Ved sidste TULE- og APV-runde var der informationsmøder for alle afdelinger og områder, men i denne runde er der ingen ændringer i de to koncepter.

TULE workshops og hotlines til lederne

Der bliver arrangeret TULE workshops for lederne, så de kan få input til at forberede deres TULE-rapporter. TULE workshops vil finde sted umiddelbart op til det tidspunkt, hvor lederne får TULE rapporterne. En del ledere har de sidste runder været på afsted på workshop, så derfor bliver der i denne runde arrangeret tre workshops for socialområdet og tre for psykiatriområdet. De vil desuden blive fordelt geografisk. 

Der bliver i lighed med tidligere runder en hotline for ledere, som dagen efter de får deres TULE-rapporter kan kontakte hotlinen, hvis de har brug for sparring. Det er Koncern HR Udvikling, som er konsulenter på hotlinen.

Særligt om APV

Der vil i lighed med tidligere blive arrangeret en forberedende APV-dag og en opfølgende APV-arbejdsdag for arbejdsmiljøgrupperne i de områder og afdelinger, som har ønske om det.  

Brug af konsulent i opfølgningen på TULE-dialogerne (drøftelse og beslutning)

RMU har tidligere besluttet, at de enkelte HMU'er skal beslutte, hvornår det anbefales at anvende en konsulent til at facilitere TULE-dialoger på baggrund af resultaterne i rapporterne. HMU besluttede i 2016, at lederne skal have hjælp til at gennemføre TULE-dialogen, hvis resultatet af TULE-undersøgelsen er under 60 point ud af 100 mulige. I TULE-rapporten er der et tilfredshedsmål på en skala fra 0-10. TULE-resultatet er baseret på et gennemsnit af scoren på spørgsmålet: "Er du tilfreds med dit job som helhed, alt taget i betragtning?" Spørgsmålet er ét af de otte nationale spørgsmål.

Administrationen vurderer i samråd med Koncern HR Udvikling, at lederne efter deltagelse i en af de forberedende TULE-workshops, generelt bør kunne gennemføre en TULE-dialog selv på baggrund af en TULE-undersøgelse med et resultat mellem 60 og 70 eller højere ud af 100 mulige.

Psykiatri- og socialledelsen ønsker, at HMU drøfter, om grænsen skal fastholdes eller ændres i den kommende TULE- og APV-runde.

Lederne i Psykiatri og Social får tilbud om at deltage i workshops for at få redskaber til at gennemføre TULE-dialogen med medarbejderne. Der er samtidig mulighed for, at den enkelte leder ved dialog med sin leder og/eller brug af hotline kan søge vejledning til at forberede og gennemføre TULE dialogen og få hjælp til at få afklaret, om der er behov for en ekstern konsulent uanset den samlede tilbagemelding i TULE-rapporten. Det er Koncern HR Udvikling, som er konsulenter på den hotline, som lederne kan kontakte umiddelbart efter TULE-rapporterne kommer.

Koncern HR's TULE dialogpakke koster 7.250 kr. og er på 10 timer, som dækker formøde med lederen og facilitering af TULE-dialogen. PSL har besluttet, at afdelinger og områder som sidst selv afholder udgifterne til eksterne konsulenter til at facilitere TULE-dialogerne.

Direktør Gert Pilgaard Christensen præsenterede koncept og forløb for APV og TULE 2018-2019. Koncepterne er uændrede siden sidste TULE- og APV-runde i 2016/2017.

HMU tog orienteringen om det planlagte forløb for APV- og TULE-undersøgelserne til efterretning. Det blev bemærket, at spørgsmålet vedr. kompetenceudvikling bør formuleres på en anden måde. HMU besluttede, at ekstraspørgsmålet vedr. kompetenceudvikling skal testes af medarbejdere før det anvendes i TULE-undersøgelserne. Dette med henblik på at sikre, at formuleringen af spørgsmålet giver mening for medarbejderne.

HMU tilkendegav, at den nuværende grænse for, hvornår der skal anvendes en konsulent til TULE-dialogen med medarbejderne, fungerer. HMU besluttede at fastholde den eksisterende grænse på under 60 point ud af 100 mulige for brug af konsulenter ved TULE-dialogerne.

HMU tog orienteringen om Arbejdstilsynets aktuelle engagement i Psykiatri og Social til efterretning.

• Arbejdstilsynets aktuelle engagement i Psykiatri og social 2018

Gødstrup

Indtil videre har det kommende psykiatriske center i Gødstrup været et hul i jorden, men den 14. juni 2018 blev der lagt en bundplade af beton.

Skejby

KPC er ved endeligt at klargøre afdelingerne i Skejby. På nuværende tidspunkt forventes det, at tidsplanen for flytningen overholdes, så indflytningen kan finde sted i november 2018. Frem til flytningen arbejdes der på højttryk med at flytte et hospital, mens afdelingerne fortsat er i drift.

Cheføkonoma Ole Hoffmann Sørensen går på pension 1. september 2018. Set i lyset af Ole Hoffmann Sørensens fratrædelse fremrykkes fusionen af de tre køkkener til 1. september 2018.

Den 17. august 2018 holdes der "Farvel og Tak til Risskov", hvor der siges farvel til Risskov. Deltagerkredsen er tidligere og nuværende medarbejdere.

HMU tog orienteringen om de aktuelle aktiviteter i forbindelse med de to byggeprojekter i Gødstrup og Skejby til efterretning. HMU bemærkede, at kirkegården i Risskov er ved at blive gravet op. Det indebærer, at der er mange maskiner og larm i området omkring kirkegården. Det blev bemærket, at det er vigtigt at være opmærksom på, at der fortsat er patienter indlagt på afdelingerne i Risskov.

HMU ytrede ønske om, at der via PS-Intra sendes information ud omkring, at kirkegården i Risskov er ved at blive gravet op og årsagen hertil, således at afdelingerne i Risskov er opmærksomme på dette.

Der pågik en drøftelse og meningsudveksling omkring Region Midtjyllands pressemeddelelse vedr. tvang i psykiatrien udsendt 14. juni 2018.

Intentionen med pressemeddelelsen er at give en opdateret status på tvang i Region Midtjylland og gøre opmærksom på, at udviklingen er begyndt at vende, da tallene for de første fem måneder i 2018 er positive for så vidt angår bæltefikseringer. Samtidig er intentionen med pressemeddelelsen at kvittere over for de medarbejdere i afdelingerne, der har udført et stort stykke arbejde i forhold til nedbringelse af tvang.

Medarbejdersiden gav udtryk for, at de ikke kan genkende Region Midtjyllands beskrivelse fra deres arbejde på afdelingerne. Medarbejderne oplever, at det store fokus på bæltefikseringer medfører, at tvang stiger på andre parametre såsom fastholdelse og medicinering.

Der var enighed om, at det handler om at finde en balance mellem at anerkende det store stykke arbejde, der foregår ude på afdelingerne samtidig med, at der en opmærksomhed på de dilemmaer og udfordringer, der er forbundet med at nedbringe bæltefikseringer.  

HMU ytrede ønske om, at HMU-møderne bruges som forum til at drøfte, hvordan vanskelige meddelelser formuleres og kommunikeres ud i organisationen.