HMU godkendte dagsordenen.

HMU godkendte referaterne.

Det kan virke forvirrende, at en drøftelse fremstår under overskriften "Beslutning" i referatet. Dette skyldes dog regionens dagsordensmodul, som anvendes til at generere mødedagsordener og sagsfremstillinger. Overskriften kan derfor ikke ændres på grund af tekniske begrænsninger.

HMU besluttede, at det tydeliggøres i referatteksten om, hvorvidt der er tale om en beslutning, drøftelse eller orientering.

• Referat - 14. juni 2018
• Referat - 24. august 2018

HMU orienteres om status vedr. økonomi og aktivitet for 2018 ud fra vedlagte oversigter, der viser den aktuelle status for økonomi og aktivitet for social- og psykiatriområdet.

Socialområdet

Det samlede forventede resultat for 2018 er på i alt 15,3 mio. kr.

Heraf vedrører 2,7 mio. kr., der er reserveret til 2019 vedr. sikrede pladser. Overskuddet for specialområderne er på 5,0 mio. kr.

Psykiatriområdet

Det samlede forventede overskud på psykiatriområdet er på 10 mio kr.

Der forventes et overskud på de psykiatriske afdelinger på 1,5 mio. kr.

Der er i 2018 bevilliget et lån på 30 mio. kr. til at dække flytteudgifter til udflytningen til Skejby. Der er stor usikkerhed om, hvor stor en del af lånebeløbet, der er behov for at anvende.

Aktuelt forventes et overskud på 10 mio. kr. på hele psykiatriområdet.

HMU besluttede at tage orientering om budgetforlig 2019 og status vedrørende økonomi og aktivitet 2018 til efterretning.

Der henvises til slides.

Budgetforlig 2019

Regionsrådets partier har indgået budgetforlig for budgettet 2019. Gert Pilgaard Christensen orienterede om budgetforliget 2019, og hvilken betydning dette forventeligt vil have for Psykiatri og Social.

Overordnet set betyder budgetforliget, at psykiatrien løftes med 50. mio. kroner, hvilket er særdeles positivt, da det giver nogle unikke muligheder for at videreudvikle psykiatrien de kommende år. Økonomiaftalen for 2019 med regeringen tilføjer 42,9 mio. kr. Budgetaftalen 2019 giver 7,1 mio. kr. Det betyder et samlet løft på 50 mio. kr. til psykiatrien.

Et samlet udmøntningsforslag vil blive forelagt forligspartierne i december 2018. Det er understreget i budgetforliget, at der halvårligt skal rapporteres til regionsrådet i forhold til denne udmøntning, og at der vil blive fastlagt konkrete succeskriterier i forhold til målopfyldelse. Regionsrådet ønsker dermed indflydelse på, hvad pengene bruges til og hvordan.

Forligspartierne har udspecificeret områder, der kan prioriteres. Bl.a. er man villig til at prioritere øget sengekapacitet.

For socialområdet har forligspartierne aftalt følgende:

• Målbilledet for socialområdet fastholdes fra 2019, og der arbejdes videre med indikatorerne for de opstillede mål på området.
• Fagpilotuddannelsen skal fortsættes og videreudvikles
• Investeringsrammen til udvikling og omlægning på socialområdet på 50 mio. kr. skal fastholdes i 2019. Formålet er at imødekomme behovet for renovering og etablering af nye sociale tilbud.
• Det skal undersøges om Tangkær-modellen, der indebærer samarbejde med almen praksis og psykiatrien om sundhedstjek, kan udbredes til andre specialområder.

Psykiatri og Social påvirkes forventelig af besparelser på følgende områder:

• Medicin: Overgang til nyt præparat ved behandling af ADHD. Dette er baseret på faglig rådgivning med inddragelse af specialeråd.

• Digitalisering: Det vides ikke, hvordan dette kommer til at få betydning for Psykiatri og Social konkret. Men der skal bl.a. ske en øget brug af digital post og dermed reducering af breve og porto.

• Administration: Omprioriteringsbidrag – i alt 12 mio. kr., som findes i 2019 og i 2020. Derudover har forligspartierne besluttet, at der skal spares yderligere 10 millioner kr. på centrale stabe. Det vides ikke, hvordan dette fordeles på de administrative funktioner, eller hvilken betydning det får.

Det blev i øvrigt bemærket, at budgettet reguleres med løn- og prisstigninger. De 50 mio. kr. anvendes derfor ikke i forhold til de lønstigninger, som arbejdsmarkedets parter aftalte i foråret 2018.

Status vedrørende økonomi og aktivitet 2018

Gert Pilgaard Christensen orienterede om status vedrørende økonomi og aktivitet 2018.

På socialområdet forventes der på nuværende tidspunkt et overskud på 12 mio. kr, hvis ikke-disponible midler (særlige pladser) fratrækkes. Fem mio. kr. skyldes overskud hos specialområderne.

I psykiatrien forventes på nuværende tidspunkt et overskud på 10 mio. kr. Overskud på fællespuljer og administration udgør 8,5 mio. kr., som bl.a. skal anvendes i forbindelse med flytning. Flytning vil være en større udgiftspost på forventeligt ca. 100 mio. kr. Disse midler findes dels ved opsparinger i Psykiatri og Social og lån hos Region Midtjylland.

Overskudet på 10 mio i psykiatrien skal ses i forhold til at Psykiatri og Social har fået et lån på 30 mio. kr. til flytningen. Overskuddet reducerer således behovet for at bruge hele lånet.

HMU spurgte ind til, hvad underskud hos Regionpsykiatrien Vest skyldtes. Der er flere faktorer, som spiller ind, men primært har man i særlig grad været udfordret på lægemangel og overbelægning og dermed brug af dyre lægevikarer og stort forbrug af eksterne vikarer på plejesiden.

HMU bemærkede, at man fandt det positivt, at slides var udsendt på forhånd.

• Status økonomi og aktivitet HMU 6. september 2018

Der orienteres kort om aktuelle sager ved Specialområde Børn og Unge (SBU).

HMU tog orienteringen til efterretning.

Gert Pilgaard Christensen orienterede om besøg fra det sociale tilsyn, som har fundet flere kritisable forhold på tilbuddet Skovhuset, der er en del af Specialområde Børn og Unge. På baggrund af kritikken lukkes Skovhuset ved årets udgang. Efterfølgende arbejdes der på at etablere et nyt tilbud i området. Dette skal efterfølgende godkendes hos det sociale tilsyn.

Specialområder godkendes som ét specialområde. Det betyder, at iagttagelser af kritisable forhold på forskellige matrikler kan resultere i at hele specialområdet ikke godkendes. Dette til trods for at der ikke findes uhensigtsmæssigheder i øvrigt på specialområdet.

HMU tog orienteringen til efterretning.

Køkkenet er færdigt, og der har fundet en fusion sted. Det betyder, at man i efteråret stopper produktionen af mad i Risskov.

Gødstrup: Forløber som planlagt. Man er bl.a. i gang med de indledende jordforberedelser, opmålinger etc.

Skejby: Forløber som planlagt. Der har været nogle mindre knaster med entreprenøren omkring døre i retspsykiatrien, men det forventes, at disse snart bliver løst.

Der blev afholdt en god farvelfest i Risskov.

HMU tog orienteringen til efterretning.

Der pågår en dialog med Arbejdstilsynet pt. i forhold til, at psykiatrien i Risskov står over for en kommende flytning. Det vil derfor være hensigtsmæssigt, hvis Arbejdstilsynet tager dette i betragtning, inden man beslutter kommende tilsynsbesøg.

• Arbejdstilsynets aktuelle engagement i Psykiatri og social 2018

Intet til punktet.

Tema: Årlig arbejdsmiljødrøftelse for sikkerheds- og sundhedsarbejdet i Psykiatri og Social 2018

HMU har tidligere drøftet, hvordan Psykiatri og Social kan blive bedre til at videndele udfordringer og løsninger i arbejdsmiljøarbejdet. HMU har derfor blandt andet besluttet, at LMU'erne til deres årlige arbejdsmiljødrøftelse skal invitere en arbejdsmiljøgruppe med fra et andet LMU. Gæsterne skal inviteres for at kunne komme med feedback og kaste et nysgerrigt blik på drøftelsen, samtidig får de selv mulighed for at tage input med tilbage til deres eget LMU. På samme måde har formandskabet for HMU inviteret en repræsentant med fra et andet HMU. Det er denne gang Maj-Britt Stobberup, som er arbejdsmiljøkoordinator og med i HMU på Hospitalsenheden Vest der deltager i Psykiatri og Socials HMU's arbejdsmiljødrøftelse.

Formandskabet har bedt Maj-Britt om at bidrage med sine iagttagelser ved HMU's gruppedrøftelser, og på den måde kaste et nysgerrigt blik både på hvad HMU er optaget af og hvordan HMU drøfter arbejdsmiljø.

HMU valgte ved arbejdsmiljødrøftelsen i 2017 at arbejde videre med følgende fokusområder frem til arbejdsmiljødrøftelsen 2018:

• Forebyggelse af vold, herunder konflikthåndtering og nedbringelse af ulykker i forbindelse med vold
• Sikkerhed og Tryghed
• Forandring og udvikling i fællesskab

Indsatsområdet 'Forebyggelse af vold' er fra 2013, 'Forandring og udvikling i fællesskab' er fra 2015 og 'Sikkerhed, sikkerhed og sikkerhed' er justeret til 'Sikkerhed og Tryghed' i 2017.

På baggrund af fokusområderne er der arbejdet videre med en række emner. Nedenfor er en status på de væsentligste emner, og dermed et grundlag for at drøfte de fremadrettede indsatser.

Det er hensigten, at status på emnerne skal være med til at danne grundlag for HMU’s årlige arbejdsmiljødrøftelse af udviklingen i arbejdsmiljøet med henblik på at beslutte eventuelle nye indsatsområder eller fastholde de igangværende indsatser.

1.    Kort orientering om udviklingen i arbejdsulykker, VTC-registreringer, påbud fra Arbejdstilsynet, sygefravær

1.1. Arbejdsulykker

1.2. VTC-registreringer

1.3. Påbud fra Arbejdstilsynet

1.4. Sygefravær

2.    Status på igangværende indsatser i Psykiatri og Social

2.1. Videndeling om arbejdsmiljø - HMU's Underudvalgs arbejde med introduktion for nyansatte

2.2. Struktureret og dybdegående analyser på voldsulykker med fravær og VTC 5’ere

2.3. Differentieret indsats

2.4. Forum for LMU arbejdsmiljøkoordinatorer - videndeling

3. Fastlæggelse af indsatser og arbejdsmiljømål 2018-2019

På baggrund af oplæggene drøfter og beslutter HMU de kommende indsatsområder og arbejdsmiljømål.

Ad 1. Kort orientering om udvikling i arbejdsulykker, VTC-registreringer, påbud fra Arbejdstilsynet og sygefravær, herunder orientering om datapakker fra Region Midtjylland om påbud fra Arbejdstilsynet og arbejdsulykker

1.1. Udvikling i arbejdsulykker i Psykiatri og Social

Antal arbejdsulykker i Psykiatri og Social uden fravær falder i perioden 2009 til 2015 fra 469 til 202 i 2015, svarende til et fald på 56,9 pct. Antallet stiger igen fra 2015, så der nu er 258 ulykker i 2017.

Psykiatriområdets ulykker uden fravær stiger fra 129 i 2016 til 145 i 2017, mens Socialområdets ulykker uden fravær er stort set uændrede fra 111 i 2016 til 113 i 2017.

Antal arbejdsulykker i Psykiatri og Social med fravær ligger relativt stabilt i perioden 2009-2017 sammenlignet med ulykker uden fravær i samme periode. Der er 225 ulykker med fravær i 2009 og 200 i 2017. Der er samlet set sket et mindre fald fra 218 ulykker med fravær i 2016 til 200 i 2017.

På Psykiatriområdet falder antallet af ulykker med fravær for første gang siden 2014. Der er et fald fra 119 i 2016 til 111 i 2017.

Socialområdets kurve for fraværsulykker har været faldende i perioden fra 2013 til 2017, så der nu er 89 fraværsulykker i 2017. Psykiatriområdet har derfor nu flere ulykker med fravær end Socialområdet har.

1.2. Udvikling i VTC-registreringer

Region Midtjyllands system til registrering af vold, trusler og chikane blev startet op pr. 1. januar 2015. Medarbejderne registrerer deres oplevelse af hændelserne på en skala fra 1 til 5. Registreringen er en subjektiv vurdering af, hvor belastende hændelsen har været. 1 er en let belastning, mens 5 er en hård belastning. Arbejdsmiljøorganisationen skal følge op på registreringerne. De enkelte områder har nærmere aftaler, om hvordan de vil følge op.

Der er 2.735 registreringer i 1. halvår 2017, 2.581 registreringer i 2. halvår 2017 og 2.348 registreringer i 1. halvår 2018. Der er dermed et fald i antal i registreringerne i alle perioder.

1.3.  Udvikling i påbud fra Arbejdstilsynet

I 2016 gav Arbejdstilsynet 15 påbud, heraf 8 påbud på det psykiske arbejdsmiljø. I 2016 var 5 af påbuddene strakspåbud. I 2017 gav Arbejdstilsynet 18 påbud, heraf 12 påbud på det psykiske arbejdsmiljø. I 2017 var 11 af påbuddene strakspåbud.

I 1. halvår 2017 har Arbejdstilsynet givet Psykiatri og Social i alt 10 strakspåbud sammenlignet med 5 i hele 2016. I løbet af de første 7 måneder af 2018 har der været 1 påbud i psykiatriområdet og 1 i socialområdet, og heraf ingen strakspåbud.

1.4. Udvikling i sygefravær

Region Midtjyllands samlede sygefravær er stort set uændret fra 4,56 pct. i 2016 til 4,60 pct. i 2017. Psykiatri og Socials samlede sygefraværsprocent i samme periode stort set også uændret fra 5,82 pct. i 2016 til 5,85 pct. i 2017.

Socialområdet har en lille stigning i det korte sygefravær, og et mindre fald i det lange fravær. Psykiatriområdet har et mindre fald i det korte sygefravær og en mindre stigning i det lange fravær.

Flere informationer kan læses i Region Midtjyllands personaleredegørelse, eller via: https://ipaper.ipapercms.dk/RM/KoncernHR/personaleredegoerelse-2017/.

Ad 2. Status på igangværende indsatser

2.1. Videndeling om arbejdsmiljø - HMU's Underudvalgs arbejde med introduktion for nyansatte

HMU besluttede den 6. november 2017, at HMU's underudvalg skal analysere ulykkerne for de nyansatte, og komme med anbefalinger til, hvordan man kan nedbringe ulykkerne i Psykiatri og Social. Udvalget har trukket data for perioden 1. november 2016 til 1. november 2017 for at undersøge hvilke afsnit og afdelinger, som havde flest ulykker hos de nyansatte (0-1 års aniciennitet). Udvalget har derefter været i dialog med de afsnit og afdelinger med flest ulykker blandt de nyansatte for at spørge ind til deres overvejelser om deres ulykker blandt de nyansatte, deres introduktionsprogram, hvad der fungerer godt, og hvad de gerne vil blive bedre til.

Oplæg og gruppedrøftelse: Udvalget har på baggrund af arbejdet fundet frem til 5 anbefalinger, og der er afsat tid til gruppedrøftelse.

2.2. Struktureret og dybdegående analyse på voldsulykker med fravær og VTC 5’ere

Psykiatri og Social har i løbet af 2017 sat gang i både at anvende strukturerede og dybdegående analyser til systematisk at følge op på arbejdsulykker og de alvorligste hændelser med vold, trusler og chikane. I første omgang har det været iværksat som en prøvehandling, som nu er evalueret af HMU i foråret 2018, og initiativet vil fortsætte som en permanent indsats.

Afdelinger og områder har siden september 2017 udarbejdet strukturede analyser på arbejdsulykker med fysisk vold og VTC 5'ere. Der er fra september 2017 til juli 2018 gennemført 39 analyser. De alvorligste ulykker er blevet analyseret mere dybdegående med hjælp fra et centralt team fra PS-administrationen. De dybdegående analyser har været iværksat siden januar 2017, og der har frem til juli 2018 været i alt 12 dybdegående analyser.

Der har været positive tilbagemeldinger fra afdelinger og områder på anvendelse af metoderne til systematisk opfølgning. Arbejdstilsynet har desuden været på besøg hos nogle afdelinger og områder på baggrund af alvorlige ulykker og har givet dem såkaldte afgørelser uden handlepligt fremfor et (straks)påbud ved deres besøg, idet Arbejdstilsynet vurderede, at de rette forebyggende tiltag var iværksat efter ulykkerne.

2.3. Differentieret indsats

I forbindelse med arbejdsmiljødrøftelsen 2017 besluttede HMU at sætte fokus og ressourcer af til områder og afdelinger med størst behov. Der er foreløbigt afsat en pulje med 200 timer til 4 indsatser om året. I foråret er der på baggrund af data for personaleomsætning, sygefravær og antal arbejdsulykker i forhold til antal ansatte tildelt midler til afsnit i psykiatrien fra 2 forskellige afdelinger og en afdeling i et specialområde. Afsnittene i psykiatrien står over for at skulle fusionere og afdelingen i specialområdet har forholdsvis mange ulykker for nyansatte og har desuden udfordringer med at rekruttere nye medarbejdere. I efteråret vil der på samme vis blive tildelt midler til en afdeling i et specialområde.

Indsatsen bliver evalueret ved at spørge arbejdsmiljøgrupperne og de lokale arbejdsmiljøkoordinatorer om deres oplevelse af effekten på arbejdsmiljøet.

2.4. Forum for LMU arbejdsmiljøkoordinatorer - videndeling

HMU besluttede i 2017, at der skulle etableres et forum for LMU-arbejdsmiljøkoordinatorer for at sikre videndeling på tværs. Der er etableret et forum, som mødes hvert halve år med fokus på information og videndeling. På møderne er der blandt andet orienteret og videndelt om strukturede og dybdegående analyser. En brugergruppe har bidraget til at forbedre siden om arbejdsmiljø og sikkerhed på PS-Intra. Der er sat fokus på alenearbejde, udfordringer i det psykiske arbejdsmiljø og ydet undervisning i BI.  

Ad 3. Fastlæggelse af indsatser og arbejdsmiljømål 2017-2018

På baggrund af ovenstående gennemgang og orientering samt Region Midtjyllands fælles arbejdsmiljøindsatsområder for 2019 skal HMU drøfte, hvorvidt Psykiatri og Social fortsat skal arbejde inden for de eksisterende fokusområder ovenfor.

Sygefraværet er uændret fra 2016 til 2017 fra 5,82 pct. til 5,85 pct., og er dermed fortsat over en fraværsprocent på 5. Antallet af arbejdsulykker med og uden fravær er også uændret samlet set i Psykiatri og Social. Formandskabet anbefaler derfor at fastholde målene for arbejdsmiljøindsatsen.

• Det samlede sygefravær for Psykiatri og Social skal være under 5 procent. Det gælder også for hvert område og afdeling.
• Arbejdsulykker skal fortsat reduceres.

Det indstilles, at HMU drøfter følgende spørgsmål:

• Hvordan kan Psykiatri og Social arbejde mere forebyggende?
• Er det fortsat de rigtige indsatsområder?
• Er der opbakning til Underudvalgets opfordring til, at alle afdelinger og områder skal afprøve og iværksætte de 5 fælles anbefalinger?
• Hvilke mål skal vi opstille for 2018-2019?

Gruppedrøftelse og opsamling

Bilag

•  Påbud Region Midtjylland januar 2012 - juli 2018.pdf
•  Ulykker i Region Midtjylland 2012 - 2017.pdf
•  Bilag-HMU-06092018-arbejdsmiljødrøftelse

HMU besluttede at drøfte temaet.

Maj-Britt Stobberup, som er arbejdsmiljøkoordinator og med i HMU på Hospitalsenheden Vest, deltog under temadrøftelsen.

Udviklingen inden for arbejdsulykker, VTC, AT påbud og sygefravær

Gert Pilgaard Christensen gennemgik slides med data for udviklingen af arbejdsulykker, VTC, AT påbud og sygefravær. Der henvises til slides.

Arbejdsulykker: Der ses hverken et fald eller stigning i antallet af arbejdsulykker. Det undrer, at der ikke er sket en udvikling i antallet af arbejdsulykker. 

Vold, Trusler og Chikane (VTC): VTC i kategori 4 og 5 falder. Det er positivt, at der kan ses et fald i de alvorlige VTC situationer.

Påbud fra Arbejdstilsynet: Der har været to påbud i 2018. Der har ikke været nogle strakspåbud. Det er et tankevækkende fald. Antal påbud per besøg er på 0,12. Så det ser ikke ud til, at faldet skyldes, at Arbejdstilsynet ikke har været tilstede.

Sygefravær: Region Midtjyllands samlede sygefravær er uændret fra 4,56% til 4,60% i perioden 2016 – 2017. Psykiatri og Social's samlede sygefraværsprocent er uændret i samme periode fra 5,82% til 5,85%. Der ses generelt et højere sygefravær på socialområdet i forhold til psykiatrien.

Nye medarbejderes arbejdsulykker

HMU undervalg for arbejdsmiljø orienterede om, at underudvalget af HMU, havde fået til opgave at analysere, hvordan der kunne arbejdes med at reducere nye medarbejderes arbejdsulykker. Underudvalget præsenterede en række anbefalinger, som efterfølgende blev drøftet i grupper og samlet op i plenum:

1.    Oplæring i sikkerhed fra dag 1

2.    Organisationen skal sikre, at der er tilstrækkelig tid, ressourcer og kvalitet i oplæringen

3.    Arbejdsmiljøgruppen er mentorer for de nyansatte i oplæring og introduktion til arbejdsmiljø og sikkerhed

4.    Struktureret og prioriteret introduktionsprogram, herunder sikre at ændringer, fx i arbejdsgange, nye alarmer m.m. løbende indarbejdes i programmet

5.    Organisationen skal sikre, at introduktionsprogrammet fungerer, også når der er skift i arbejdsmiljøorganisationen, flytninger, fusioner, organisationsændringer osv.

HMU bemærkede, at der var tale om nogle gode anbefalinger. Det handler meget om at sikre en struktur og automatik. Det vil kræve både en ledelses- og medarbejderprioritering lokalt for at få det til at lykkes. HMU drøftede, hvordan man kan forankre det lokalt således, at HMU sætter rammen, men det er lokalt man finder løsningen.

HMU besluttede, at HMU-formandskabet på vegne af HMU udarbejder et brev til LMU'erne, hvor LMU'erne bliver bedt om at forholde sig til, hvordan man vil arbejde struktureret med introduktion og oplæring af nye medarbejdere. LMU'erne skal efterfølgende give HMU en tilbagemelding om dette.

Dette kan desuden være et tema til Psykiatri og Social's arbejdsmiljøtemadage i foråret og/eller efteråret 2019.

Fastlæggelse af indsatser og arbejdsmiljømål 2017-2018

Psykiatri og Social's indsatser og mål for 2018-2019 er følgende:

• Forebyggelse af vold, herunder konflikthåndtering og nedbringelse af ulykker i forbindelse med vold
• Sikkerhed og Tryghed
• Forandring og udvikling i fællesskab
• Det samlede sygefravær for Psykiatri og Social skal være under 5 procent. Det gælder også for hvert område og afdeling
• Arbejdsulykker skal fortsat reduceres.

HMU drøftede om disse mål og indsatser skulle fastholdes. Drøftelsen fandt sted i grupper med efterfølgende opsamling i plenum.

Mål og indsatser var fine, men ikke helt så tydelige. Det skabte tvivl om, hvad man reelt ville med dem – herunder om de overhovedet var kendte hos personalet.

For eksempel kan det udspecificeres, at der er tale om både fysisk og psykisk vold fremfor blot at skrive vold. Det kan desuden overvejes at anvende andre ord. I stedet for vold kan man fokusere på konflikthåndtering og deeskalering. I stedet for sikkerhed kan man skrive trivsel.

Det kan overvejes, om der skal være et mål på 5% i forhold til sygefravær. Mål i forhold til sygefravær bør primært handle om at reducere i sygefraværet, fremfor at skulle nå en vis procent.

Mål og indsatser skal generelt være datadrevet og målbare samt være koblet sammen med kvaliteten i borger- og patientbehandlingen. Det skal være mål og indsatser, som man lokalt kan arbejde med at realisere, og som giver mening.

HMU besluttede, at der skal udarbejdes et nyt udkast for mål og indsatser vedrørende arbejdsmiljø i Psykiatri og Social. Det nye udkast drøftes og godkendes på et kommende HMU møde.

• Påbud i Region Midtjylland januar 2012 - juli 2018.pdf
• Ulykker i Region Midtjylland 2012-2017.pdf
• Bilag-HMU-06092018-arbejdsmiljødrøftelse