Mødet startede med en præsentationsrunde, da der deltog en række suppleanter.

Tekla Lund Jessen, arbejdsmiljøkoordinator fra den selvejende institution Holmstrupgård, deltager ikke længere i HMU, da hun er overgået til en lederstilling. Holmstrupgård har igangsat proces med at få valgt en arbejdsmiljøkoordinator, som kan indgå i HMU.

HMU besluttede:

• at godkende dagsordenen for mødet
• at godkende referater fra HMU-møderne den 11. maj og 29. maj 2020.

• Referat - 11. maj 2020
• Referat ekstraordinært HMU - 29. maj 2020
• Artefakt - gennemgående på HMU møder
• HMU medlemsoversigt - 2019-2021

Der orienteres om de væsentligste informationer fra seneste RMU møder.

• RMU har afgivet bemærkninger til forslag om ny organisering af Psykiatri og Social.

• TULE/APV: RMU modtog en orientering om resultaterne af TULE/APV 2018/2019 samt blev orienteret om ændring af afviklingen, så alle arbejdspladser gennemfører TULE/APV i 2021

• Region Midtjylland har opsagt kontrakt med EG Silkeborg Data vedrørende implementering af arbejdsplanlægningssystemet EG Optima. Regionen blev stillet et fuldt udviklet system i udsigt. Men der var alt for mange fejl og mangler, og de midler, der var sat af til ændringsønsker inden for reglerne i udbudslovgivningen, rakte ikke. Systemet skulle have været i gang 1. januar 2020. Sikker drift har været altafgørende. EG Silkeborg Data fortsætter med at levere regionens løn- og personaleadministrative system. Regionen fortsætter uændret med den nuværende leverandør af vagtplansystem 'Tjenestetid'. Indenfor den nærmeste periode indgås en ny aftale for de næste 2 år med dette system. I den kommende periode skal der gennemføres et fornyet udbud og indkøb af arbejdsplansystem, som skal være klar til drift ultimo 2022.

Dagsordener og referater kan ses på hjemmesiden: http://www.rm.dk/om-os/organisation/koncern-hr/medhjemmeside/regions-medudvalget/dagsordner/

Tina Ebler orienterede kort om TULE/APV samt samarbejdet vedrørende EG Optima.

HMU besluttede:

• at tage orienteringen til efterretning.

Der gives en aktuel status på processen og det videre forløb - herunder status ift. oprettelsen af eventuelle overgangs-HMU'er. HMU drøfter efterfølgende status og afgiver bemærkninger til dette, det fremadrettede forløb etc.

Personalejurist Nina Skarum fra Koncern HR deltager under punktet.

Den overordnede tidsplanen ser således ud:

• 19. maj 2020 - Høring i RMU
• 26. maj 2020 - Direktionen behandler de indkomne høringssvar fra MED-systemet, herunder RMU
• 09. juni 2020 - Direktionen godkender sagen til det politiske system
• 16. juni 2020 - Forretningsudvalget behandler forslaget
• 24. juni 2020 - Regionsrådet behandler forslaget
• 01. juli 2020 -
  Formel ikrafttrædelse

Personalejurist Nina Skarum deltog under punktet.

Tina Ebler orienterede om status. Sagen er overgået til politisk behandling og beslutning.

Der henvises til indstilling til forretningsudvalgsmødet den 24. juni her: https://www.rm.dk/politik/udvalg/forretningsudvalget/dagsordner/ og til regionsrådets møde samme dag https://www.rm.dk/politik/regionsradets-moder/dagsordener/

Såfremt regionsrådet tilslutter sig direktionens indstilling, vil de nødvendige processer efterfølgende blive igangsat. Der vil dog være en overgangsperiode i administrationen, da opsplitningen kommer til at være lige op til sommerferien (1. juli).

HMU's formandskab fremsendte en mail til RMU’s formandskab med forslag om at adskille det nuværende HMU over i en social- og psykiatridel. RMU's formandskab har dog torsdag den 18. juni meddelt, at RMU's formandskab beslutter, at det nuværende HMU fortsætter i en midlertidig periode med samme sammensætning og ansvarsområde. Dette under forudsætning af, at regionsrådet tilslutter sig indstillingen om at opsplitte Psykiatri og Social i to nye driftsområder. RMU's formandskab har desuden besluttet, at der af RMU skal nedsættes en følgegruppe, som kan forestå og følge arbejdet med at nedsætte to nye HMU'er. Herunder udarbejde forslag til forretningsorden. Følgegruppen ophører idet de to nye HMU'er er konstitueret.

Psykiatri og Social kender ikke dimensioneringen af denne følgegruppe eller dens opgaveportefølje. Der afventes nærmere omkring dette fra RMU. Det foreslås dog, at HMU's formandskab mødes med RMU's formandskab med henblik på en drøftelse af dette.

Det vurderes at eventuelle nye LMU'er for administrationerne/stabe i hhv. socialområdet og psykiatrien, kan indgå under det nuværende HMU.

HMU opfordrer de faglige organisationer til at man hurtigst muligt sikrer udpegning af deltagere til de nye HMU'er, når denne proces igangsættes.

Det skal overvejes, om det vil være relevant at dele drøftelsen i det nuværende HMU i hhv. socialområde og psykiatri, såfremt der er punkter som fordrer dette.

HMU's formandskab samt socialdirektør Ann-Britt Wetche mødes inden sommerferien (30. juni) med henblik på at drøfte det kommende arbejde med HMU efter en eventuel politisk beslutning om opsplitning.

Der var en generel opfordring om at inddrage HMU i forandringsprocesser så tidligt som muligt.

HMU besluttede

• at drøfte status
• at HMU's formandskab mødes med RMU's formandskab.

Der orienteres om status vedrørende eventuelle antal smittede i psykiatrien og socialområdet, samt en aktuel status på håndteringen af situationen. Herunder i forhold til den økonomiske situation på socialområdet samt seneste nyt vedr., at Socialtilsynet er startet op igen. HMU bedes efterfølgende drøfte punktet.

Psykiatrien:

Der er ikke sket meget nyt siden sidste status den 29. maj 2020. Der henvises derfor til referat fra dette møde. Psykiatrien arbejder fortsat videre med at normalisere så meget som muligt, men dog i henhold til gældende retningslinjer. Besøgsrestriktioner er for eksempel lempet, men der er ikke åbnet fuldt op endnu. Administrative medarbejdere er desuden så småt på vej tilbage i Skejby.

Socialområdet:

Socialområdet er ligeledes så småt på vej tilbage igen. Der har været en smittet borger og en smittet medarbejder på socialområdet. Der er også en oplevelse af, at der nu er godt styr på muligheden for at få lavet test samt tilgængeligheden til værnemidler.

Socialtilsynet kommer desuden på normalt besøg igen.

Der har været økonomiske udfordringer ift. socialområdet og tab af indtægter på grund af COVID-19. Det ser pt. ud til, at der vil være et indtægtstab på 8-10 mio. kr., som der arbejdes på at få dækket. Det kan i den forbindelse være muligt at hæve taksterne, men det skal aftales sammen med kommunerne.

Det er vigtigt at få draget nytte af de erfaringer, som perioden har givet med for eksempel virtuel kontakt med patienter. Før COVID-19 var der i forbindelse med arbejdet med virtuel kontakt et måltal lydende på 30 procent. Tallet er fremkommet dels på baggrund af viden samt baseret på forventninger om, hvad der er realistisk. Det vil dog ikke være så afgørende om det lige bliver 30 % eller 25 %. Det vigtigste er, at der arbejdes aktivt med virtuel kontakt, der hvor det giver mening ift. patientens behov, ønsker etc.

HMU spurgte til, om der kigges på Coronahjemmesiden med henblik på at få ryddet op i gamle dokumenter, således den nyeste viden/regler tydeligt fremgår. Det blev hertil be- mærket, at man skal passe på med at slette de ældre dokumenter, da situationen kan udvikle sig således, at de kan blive aktuelle meget hurtigt igen. Psykiatri og Social følger de retningslinjer etc., som bliver fremsendt centralt fra Region Midtjylland. Der sker æn- dringer hele tiden, hvilket også udfordrer ift. at have opdaterede retningslinjer tilgænge- lige. Men det er altid nyeste information der ligger på hjemmesiden

En anden læring i perioden er, at muligheden for hjemmearbejde har været en styrke for arbejdsmiljøet. PSL er ved at kigge på dette, og der vil være en proces sammen med MED efter sommerferien.

Til sidst blev det bemærket, at der fortsat opleves udfordringer i samarbejdet med kommunernes bostøttefunktion. PSL oplyste, at man er opmærksomme på, at der i nogle kommuner var særlige problemer. PSL forsøger at drøfte problematikken med kommunerne.

HMU besluttede:

• at tage orienteringen til efterretning.

Der er igangsat et forløb inden for HR-området i psykiatrien med det overordnede formål, at finde veje til og beskrive forslag til øget effektivitet og kvalitet i arbejdsgangene, så det bliver muligt at:

• Digitalisere og automatisere arbejdsgangene
• Identificere og foreslå reduktion af overflødige arbejdsgange
• Designe ensartede basisarbejdsgange, som kan efterleves af alle, og med velafklarede snitflader
• Designe arbejdsgange, som opleves som lette at anvende, og nemt tilgængelige redskaber for ledere og medarbejdere
• Arbejde mere kontinuerligt med datadrevet ledelse

Analysearbejdet foregår i følgende fire faser, hvor fase 1 allerede er gennemført:

• Fase 1: Analyse af den centrale opgaveløsning
  • Output: Forslag til kortlægnings-, analyse- & bearbejdningstemaer decentralt

• 
  Fase 2: Bred kortlægning af HR-arbejdsprocesser decentralt
  • Output: Delrapport med kortlægning af eksisterende arbejdsgange og identifikation af mulige digitaliserings- og øvrige forbedringsområder

• Fase 3: Tilpasninger af arbejdsprocesser for at skabe bedst mulige rammer for digitaliseringen
  • Output: Rapport med forslag til fremtidige fælles arbejdsgange

• Fase 4: Dyberegående beskrivelse af de digitaliserede arbejdsprocesser for de højest prioriterede processer
  • Output: Rapport med beskrivelse af de vigtigste fremtidige digitaliserede arbejdsprocesser, samt plan for trinvis udrulning og nødvendige støtteaktiviteter for medarbejderne

Forslag til tidsplan

Fase 1 blev gennemført i foråret 2020 med en analyse af arbejdsgangene i PS-Administrationen. Herefter er der nedsat en projektgruppe, der skal arbejde videre med fase 2, hvor der skal ske en bredere kortlægning af HR-processerne decentralt. Projektgruppen havde første møde den 28. maj, og det forventes, at der udarbejdes en rapport med anbefalinger til fælles arbejdsgange ultimo juni.

Der er nedsat en projektgruppe, der afholdt første møde den 28. maj, hvor der blev arbejdet med arbejdet jf. fase 2 ovenfor. I psykiatrien er igangsat en tilsvarende proces. Torsdag den 28. maj blev første møde i projektgruppen afholdt, og 1. september forventes Rambøll at komme med anbefalinger til bedre udnyttelse af digitaliseringspotentialer og forslag til ensartede arbejdsgange.

Vedlagt er Rambølls forslag til en projektplan med beskrivelse af de enkelte faser.

Tina Ebler orienterede om projektet.

Projektet er oprindeligt startet op på både socialområdet og psykiatrien. Grundet forslag om opsplitning af Psykiatri og Social, er det valgt at udskyde arbejdet på socialområdet til at der har været en personaleproces efter en eventuel opsplitning. Projektet kører fortsat på det psykiatriske område, da projektet ville have været igangsat der, uanset om der sker en opsplitning af Psykiatri og Social.

Projektet får ikke personalemæssige konsekvenser og berørte medarbejdere inddrages. Der er et indtryk af, at projektet opleves som spændende af de involverede medarbejdere, men også at det er tidskrævende projekt.

HMU besluttede

• at tage orienteringen til efterretning

• Forslag til procesplan

.

Med Finanslov 2020 blev der på landsplan afsat 600 mio. kr. til psykiatrien. Regionsrådet har allerede afsat 24 mio. kr. til indsatser for de sværest syge patienter. Regionsrådet har desuden godkendt, at der arbejdes videre med planerne om at etablere et nyt retspsykiatrisk sengeafsnit i Aarhus Universitetshospital Psykiatrien.

På mødet den 11. maj kom HMU med input til, hvad der bør være fokus på, når der fremover skal sættes nye indsatser i gang.

Derudover har psykiatri- og socialudvalget holdt møder med psykiatriens patient- og pårørendepanel, det regionale kontaktforum på psykiatriområdet, det tværfaglige specialeråd for psykiatrien og det tværfaglige specialeråd for børne- og ungdomspsykiatrien om samme tema.

På baggrund af denne inddragende proces er der udarbejdet et forslag til udmøntning af de resterende finanslovsmidler, som planlægges fremlagt til politisk behandling i psykiatri- og socialudvalget, forretningsudvalget og regionsrådet i august 2020. Forslaget og baggrundsmateriale vedrørende blandt andet den inddragende proces er vedlagt som bilag.

Til brug for den politiske behandling ønskes HMU's kommentarer til forslaget.

Læsevejledning: Det anbefales at bilaget; Forslag til udmøntning af midler fra finanslov 2020" læses før bilaget "Baggrund – udmøntning af finanslovsmidlerne 110620."

Tina Ebler introducerede punktet, hvorefter HMU drøftede forslaget og havde følgende bemærkninger:

HMU bemærker, at man gerne ser, at det i teksten fremgår, at forskning også er et vigtigt og prioriteret område. Derudover blev det bemærket, at der er et ønske om, at der prioriteres midler til Specialistuddannelse af psykologer.

Forslaget om rekruttering af læger skal ses som udtryk for et akut behov for en styrket indsats inden for lægerekruttering. HMU anerkender dog, at ovenstående prioritering ikke er udtryk for manglende forståelse og prioritering af indsatser inden for andre faggrupper.

Indsatser i forhold til rekruttering og fastholdelse af mange forskellige faggrupper foregår derfor allerede nu i forskellige andre sammenhænge udover, hvad der særligt prioriteres midler til, via forslaget om udmøntning af finanslovsmidler.

HMU besluttede

• at drøfte det vedlagte forslag til anvendelsen af midler fra Finanslov 2020 samt afgive bemærkninger.

• Forslag til udmøntning af midler fra Finanslov 2020
• Baggrund - udmøntning af finanslovsmidlerne 110620

Punktet er indmeldt af Jonas Gildebro:

Baggrund fra Jonas Gildebro:
"Tidligere gjorde de psykiatriske sengeafsnit brug af flere forskellige vikarbureauer, men formentlig for at gøre det billigere blev Vikar Region Midt central, som den udbyder, der skulle fordele og sikre kvalitet.

Resultatet blev at vagterne overvejende blev udbudt derfra, hvorfor de tidligere udbydere mistede deres vagtkorps, da de ikke kunne tilbyde nok vagter. Dette har givetvis været en økonomisk fordel, men erfaringer fra AUH P, Afdeling for Psykoser har været, at det ikke er muligt at få hjælp til at dække vagter i spidsbelastningsperioder - sommerferie, jul og påske. Især var der store udfordringer sidste sommer i den sidste del af skolernes sommerferie (i særdeleshed i ugen med Skanderborgfestival). “Vikarerne vælger jo selv, hvornår de vil arbejde (og holde ferie)”.

Der ses et centralt problem i, at al konkurrence er fjernet fra vikarmarkedet. Der ydes ikke ekstra betaling for at dække i perioder med større pres/færre vikarer i Vikar Region Midt. Tidligere var der kamp mellem bureauerne om at være den mest stabile udbyder, der altid kunne levere, og der brugte man forskellige former for motivation til vikarerne for at sikre dette. Når Vikar Region Midt ikke kan levere idag, er der ikke længere et reelt backup med psykiatrisk erfaring. Den manglende konkurrence har svækket muligheden for at vi kan udføre kerneopgaven uden at det svækker behandling, sikkerhed og arbejdsmiljø i perioder med spidsbelastning. Risikoen er, at der i stedet anvendes dyrere løsninger med overarbejde og med deraf forøget risiko for sygemeldinger.

Denne sommer forventer vi potentielt større vikarbehov grundet følger af COVID-19-tiltag og det bekymrer os med sidste sommers erfaringer. Derfor ønskes en kort drøftelse med mulig videreformidling af bekymring centralt omkring forventninger til Vikar Region Midt ift. stabilt at kunne levere vikarer."

HMU bedes drøfte ovenstående bekymring herunder:

• Opleves bekymringen omkring vikardækning andre steder i psykiatrien og på socialområdet?

• Hvordan kan bekymringen håndteres?

Claus Graversen præsenterede punktet.

Vikar Region Midt blev dannet med henblik på at danne en fælles indgang ift. rekrutteringen af vikarer.

Formålet med Vikar Region Midt var, at de skulle sikre nem adgang til vikarer baseret på tilbagemeldinger fra driftsenhederne omkring behov. Der opleves dog visse vanskeligheder med, at Vikar Region Midt kan levere de vikarer, som der er brug for. Disse vanskeligheder kan i værste fald få negativ betydning for patienter og borgere, samt give problemer med arbejdsmiljøet.

Der er behov for yderligere dialog med Vikar Region Midt med henblik på at synliggøre problematikken, drøfte hvad den kan skyldes, samt tale om konkrete måder at håndtere den på.

HMU besluttede

• at PSL drøfter problematikken med Vikar Region Midt.

På mødet gives en kort mundtlig tilbagemelding fra drøftelserne på seneste møde i HMUs Underudvalg for Arbejdsmiljø og Sikkerhed.

Ann-Britt Wetche orienterede om mødet.

Der anvendes en god datapakke, som kan anbefales, da data viser en række spændende mønstre og tendenser. Datapakken kan findes, som bilag til møderne, som alle er tilgængelige via First Agenda.

Underudvalget diskuterede om sygefraværstallene viser det reelle billede. Der er forlydender om, at man ikke altid fik raskmeldt sig lige efter sygdommen, hvis man havde fri, hvilket betyder, at fridage bliver talt med som sygdom.

Hos Specialområde Kriminalitetstruede og Dømte Børn og Unge (DOK) arbejdes der pt. med en prøvehandling, hvor dette undersøges. HMU inddrages efterfølgende i resultaterne af denne.

Derudover blev HMU oplyst om, at underudvalget fortsat arbejder videre med at få klargjort udkast til nye sikkerhedsmodeller, som præsenteres for HMU efter sommerferien.

HMU besluttede

• at tage orienteringen til efterretning.

Claus Graversen orienterede om status vedrørende byggeriet i Gødstrup.

Psykiatrien skulle have modtaget nøglerne til bygningerne den 12. juni, men har efter aftale med hånværkerne valgt at lade dette udskyde med ca. 3 uger.

Den egentlige indflytning sker i forbindelse med, at somatikken flytter ind. Det vides endnu ikke, hvornår dette sker, men det formodes,
at det måske først er til næste sommer. Der vil alt andet lige være en lang overtagelsesperiode. Det giver gode muligheder for at udbedre og håndtere forskellige vanskeligheder ved bygningerne. Dette blandt andet belært af erfaringerne fra Skejby.

Der vil være en periode med dobbelt drift - også i en længere periode end først antaget. Som det ser ud nu, vil det forventeligt betyde en ekstra udgift på ca. 600.000 kr., hvilket der er plads til i byggebudgettet.

Samlet set må det forventes, at kompleksiteten ved udflytning vil være mindre end ved flytningen til Skejby. Der opleves også en stor gejst for at skulle flytte ind i de nye bygninger, men det må også erkendes, at man ikke kan forudse alle udfordringer.

Personsikkerhedsudvalgets (ved AUH P) erfaringer er inddraget løbende i arbejdet med at klargøre flytning til Gødstrup.

HMU besluttede:

• at tage orienteringen til efterretning.

• HMU 19.06.02020 Arbejdstilsynets besøg i PS 2020

Der var intet til eventuelt.

Evaluering: Mødet har haft karakter af orientering ud fra forventningen om at dette nok var det sidste møde.

Der var en drøftelse af, hvordan HMU kan anvendes, som et mere inddragende HMU på et strategisk niveau og i et mere lukket rum. Hvordan skaber vi den tillid til hinanden?

HMU besluttede:

• at drøfte eventuelt og evaluering.

HMU mødes igen til ekstraordinært HMU den 25. august (budget). Næste ordinære HMU er den 24. september, hvor der skulle have været et døgnseminar. Dette er aflyst og der rettes til i kalenderen.

HMU besluttede

• at ønske hinanden god sommer
• at få tilrettet kalenderen ift., at døgnseminaret er aflyst.