Abonnér
Referat
til
mødet i HMU Psykiatri og Social
den 26. oktober 2016 kl. 11:30
i Regionshuset Viborg, Konference 1, Skottenborg 26, 8800 Viborg


Sagnr.: 1-13-3-44-15

1. Godkendelse af dagsorden (5 min)

Det indstilles, at HMU

  •  godkender dagsordenen for HMU mødet den 26. oktober 2016.

Beslutning

Dagsordenen blev godkendt uden bemærkninger

 

Næstformand René Lodal Christensen er ordstyrer på mødet.

 

Fraværende medlemmer:

  • Helle Odde Poulsen
  • Rasmus Ladefoged Dinnesen
  • Karin Bonde Jessen
  • Helene Lynøe
  • Anne Mæng
  • Tekla Lund Jessen

 

Nye medlemmer:

  • Anni Rasmussen

 

Tilbage til toppen
Sagnr.: 1-13-3-44-15

2. Godkendelse af referat af HMU mødet den 1. september 2016 (5 min)

Det indstilles, at HMU

  • godkender referatet fra HMU mødet den 1. september 2016.

Beslutning

Referatet blev godkendt uden bemærkninger.

Tilbage til toppen
Sagnr.: 1-13-3-44-15

3. Mødeplan og årshjul 2017 (5 min)

Det indstilles, at HMU

  • godkender HMUs mødeplan og årshjul for 2017.

Sagsfremstilling

Forslag til mødeplan for 2017:

  • Torsdag, den 19. januar kl. 11.30-15.00
  • Onsdag, den 29. marts kl. 11.30-15.00
  • Fredag, den 16. juni kl. 11.30-15.00
  • Mandag, den 4. september kl. 10.00-16.00 (incl. den årlige arbejdsmiljødrøftelse)
  • Mandag, den 6. november kl. 11.30-15.00
  • Fredag, den 15. december kl. 11.30-15.00

 

Alle møderne afholdes i Regionshuset Viborg.

 

 

Beslutning

Mødeplan og årshjul godkendes dog med bemærkning om, at ugedagene ikke passer til de angivne datoer. Dette tilrettes på mødeplanen/årshjulet.

 

Tilbage til toppen
Sagnr.: 1-13-3-44-15

4. Høringer (10 min)

Det indstilles, at HMU

  • godkender udkast til høringssvarene til de tre høringer.

Sagsfremstilling

HMU har modtaget følgende tre høringer:

 

  1. Høring af kodeks for samspil med regionsråd samt udkast til kommunikationsstrategi
  2. Høring af ny udbuds- og indkøbspolitik
  3. Revideret mangfoldighedspolitik/-strategi

 

Formandskabet har udarbejdet vedlagte udkast til høringssvar.

Beslutning

Høringssvarene blev godkendt, og de vil blive fremsendt.

Tilbage til toppen
Sagnr.: 1-13-3-37-16

5. Godkendelse af Model for sikkerhed 2.0 – for specialområderne og behandlingspsykiatrien (20 min)

Det indstilles, at HMU

  • godkender de foreliggende forslag til Model for sikkerhed 2.0 – for specialområderne og behandlingspsykiatrien
  • tager forslaget om implementering til efterretning.

Sagsfremstilling

Primo september var der høringsfrist på udkast til Model for sikkerhed 2.0 – for specialområderne og for behandlingspsykiatrien. Der er indkommet i alt 13 høringssvar. Høringssvarene er efterfølgende blevet behandlet i Styregruppen for sikkerhedsarbejdet i Psykiatri og Social, og her var der enighed om, at der indstilles til, at Model for sikkerhed 2.0 godkendes med få justeringer.

 

Administrationen har med baggrund i de indkomne høringssvar og drøftelserne fra Styregruppen for sikkerhedsarbejdet justeret sikkerhedsmodellerne. Modellerne vil i forlængelse af HMU blive grafisk finjusteret.

 

Vedrørende implementeringen af sikkerhedsmodellerne lokalt i specialområder og i afdelinger i behandlingspsykiatrien vurderer Styregruppen for sikkerhedsarbejdet, at der ikke er behov for, at der initieres en række opmærksomhedsskabende tiltag med henblik på at understøtte implementeringen. Der opfordres i stedet til, at ledelse og organisation bringes i spil som centrale aktører for en succesfuld implementering. Det foreslås således, at de lokale sikkerhedsplaner løbende evalueres og justeres, hvilket skal ske i et tæt samspil mellem ledelse, arbejdsmiljøorganisation og LMU.

Beslutning

Der blev lavet to sikkerhedsmodeller for ca. 2 år siden. PSL har været ude og tale med specialområderne og ud fra de ting, der er kommet frem under besøgene, har det givet anledning til en revision af modellerne.

 

Den nye version 2.0 har været i høring i LMUerne, og der er kommet positive tilkendegivelser hertil.

 

Udvalgets bemærkninger til denne version og eventuelt til den næste version:

 

Denne version 2.0:

  • Det påpeges, at det er et fint papir, men at der nogle steder kan være udfordringer i forhold til at efterleve sikkerhedsmodellen pga. af begrænsede ressourcer og hænder, jf. Fyraftensmøderne i Risskov
  • Der blev udtrykt bekymring/undring over, at vikarer uden ansættelsesbrev er skrevet ud i forhold til undervisningen i konflikthåndtering. Modellen dækker kun vikarerne med ansættelsesbrev. Sondringen mellem hvem der skal på konflikthåndteringsuddannelse bør ikke være i forhold til ansættelsesforhold, men i forhold til brug/hvor meget de kommer på tilbuddene. Dette kan også medtages i næste version 3.0.
  • Eksempelvis på Side 6 tredje dot: Ordet 'Medarbejder' bør ændres (skiftes ud med alle ansatte), ellers kan det læses som om, ledelsen ikke hører herunder. Dette gælder for hele sikkerhedsmodellen.
  • De grå bokse er gode, fordi det viser, hvor ansvaret og handlepligten ligger for de forskellige handlinger
  • Der henvises til e-dok og Bosted, men det er endnu ikke teknisk tilgængeligt for alle pt. Det tilføjes i en note.

 

Sikkerhedsmodellen udsendes med ovenstående smårettelser.

 

Næste version 3.0:

  • Klassificering af tilbud både på psykiatri og socialområdet.
  • Kan man have studerende/elever alle steder i psykiatri og social, eller er der nogle steder, det er uhensigtsmæssigt.
  • Elementer i forhold til AT.

 

Verden flytter sig, og patient og beboergrupperne ændrer sig. Derfor er der også behov for at revidere modellen i takt hermed. Sikkerhedsmodellerne skaber en ramme for, hvordan man lokalt skal arbejde med sikkerhed og implementering.

Tilbage til toppen
Sagnr.: 1-13-3-44-15

6. Økonomi og aktivitet samt besparelser i psykiatrien 2017 (15 min)

Det indstilles, at HMU

  • drøfter status på økonomi og aktivitet
  • orienteres om realisering af besparelser i psykiatrien 2017. 

Beslutning

Punktet blev gennemgået, jf. slides.

 

Besparelser i psykiatrien i 2017

Regionen mangler 223 mio. kr. for, at budgettet hænger sammen i 2017.

Der er fundet 100 mio. kr. ved at udskyde anlægsprojekter. Denne besparelse ramte psykiatrien meget mildt i og med, at færdiggørelsen af byggeriet i Gødstrup udskydes fra 1. januar 2020 til kort inde i 2020.

De resterende godt 100 mio. kr. findes ved bedre ressourceanvendelse, omprioriteringsbidrag og konsolideringsgevinster vedr. EPJ

 

For psykiatriens vedkommende betyder det, at andelen samlet set er et besparelseskrav på 4,477 mio. kr. Besparelsen vil ikke medføre store personalemæssige konsekvenser.

 

Psykiatrien:

Der er et forventet overskud på 8 mio. kr. i de psykiatriske afdelinger i 2016. Derudover er der fællespuljer på 100.000 kr. Dette giver et samlet overskud på 8,1 mio. kr.

 

Afdeling P i Risskov og PCV har et forventet underskud, men de øvrige afdelinger har overskud.

 

Socialområdet:

Det forventede resultat for socialområdet i 2016 er et overskud på 9.416 mio. kr.

Specialområde Børn og Unge samt Hjerneskade har underskud, som skyldes henholdsvis Elbækvej og Himmelbjerggården, der er lukket nu. De to underskudstal forventes at være væk næste år.

 

Belægningsoversigten for socialområdet viser, at der er en betydelig efterspørgsel på pladserne generelt i socialområdet.

 

Tilbage til toppen
Sagnr.: 1-13-3-15-15

7. Videndeling om arbejdsmiljø - opgave til HMU's underudvalg for arbejdsmiljø (5 min)

Det indstilles, at HMU

  • beslutter, at HMU's underudvalg for arbejdsmiljø arbejder videre med et oplæg om, hvordan man fremmer videndeling på arbejdsmiljøområdet.

Sagsfremstilling

På baggrund af arbejdsmiljødrøftelsen på HMU-mødet den 1. september 2016 ønsker HMU's underudvalg for arbejdsmiljø at arbejde videre med videndeling både inden for og på tværs af LMU-områderne. Underudvalget vil komme med et oplæg på HMU-mødet i 2. kvartal 2017.

Beslutning

Punkt blev drøftet, jf. slides.

 

Underudvalget ønsker at se nærmere på hvilke tiltag, der kan gøres for optimering af viden herunder, hvordan man sikrer videndeling på tværs, så den viden, man har opnået på et område, flyder til andre områder.

 

For at optage viden skal det være relevant og aktuelt, så hvis man står med et problem eller en udfordring eller manglende viden om et konkret emne, har man også en interesse i at få det løst og høre, hvordan man gør andre steder. Dette fordrer, at man tør sige, at her er et problem. Er der nogen, der kan hjælpe eller ved noget?

 

Bedre videndeling vil også kunne gøre op med myten om, at problemet kun eksisterer hos en selv/ens eget område/tilbud og tankegangen om, at hvis der sker noget, er det et enkeltstående tilfælde.

 

Er det flovt at få et påbud? Man skal se det som en læringsmulighed og brede læringen fra påbuddet ud til andre enheder/afsnit/tilbud, for er det sket et sted, kan det sikkert også ske et andet sted.

 

Man kan også agere AT for sig selv i form af surveys og fokusgruppeinterviews.

 

Det kan også være givende at besøge hinanden og herved dele viden med hinanden.

 

Håndtering af misbrug på afdelingerne vil være et emne, hvor man kan lære meget af hinanden. Dette er også viden, der kan deles på tværs af psykiatri og social.

 

Underudvalget får til opgave at udfolde videndeling i organisationen og komme med bud på, hvordan det kan gøres bedre. Præmissen er, at videndeling ikke må være ressourcekrævende.

Tilbage til toppen
Sagnr.: 1-13-3-5-16

8. Retningslinje for håndtering af fysisk og psykisk vold (15 min)

Det indstilles, at HMU

  • at HMU drøfter og godkender udkast til retningslinje til håndtering af fysisk og psykisk vold, herunder stillingtagen til politianmeldelse inden for 72 timer og procedure for politianmeldelse med henblik på at søge om offererstatning.

Sagsfremstilling

Justitsministeriet sendte i foråret en ny vejledning om offererstatning. Vejledningen beskriver blandt andet de skærpede krav om at anmelde fysisk og psykisk vold til politiet, og hvordan man er sikret erstatning i tilfælde af strafbare handlinger.

 

Vejledningen fra Justitsministeriet er efterfølgende sendt ud til afdelinger og områder, og der har i den forbindelse været et ønske om, at den blev suppleret med en vejledning for Psykiatri og Social. På den baggrund har HR og arbejdsmiljøkoordinatorerne fra afdeling R, AUH Risskov og afdeling Q, AUH Risskov udarbejdet det vedlagte udkast til en retningslinje og flowdiagram.

 

Det vedlagte udkast til en retningslinje for håndtering af fysisk og psykisk vold beskriver hvordan, der skal følges op på strafbare hændelser med psykisk og fysisk vold i Psykiatri og Social, herunder stillingtagen til politianmeldelse inden for 72 timer. Retningslinjen er skrevet på baggrund af vejledning om offererstatning fra Justitsministeriet og med inspiration fra Frederikshavns Kommunes politik for håndtering af fysisk og psykisk vold.

 

Retningslinjen lægger op til, at de enkelte LMU'er skal drøfte og tage stilling til forhold, der skal sikre, at de enkelte områder og afdelinger kan nå at følge op og træffe beslutning om politianmeldelse af hændelserne eller ej inden for de 72 timer.

 

I bilaget i retningslinjen indgår eksemplerne fra Justitsministeriet vejledning om offererstatning, og beskrivelse af reglerne om arbejdsrelateret vold uden for arbejdstiden. Der er vedlagt et bilag med et flowdiagram, som fremhæver de væsentligste elementer i forbindelse med strafbare hændelser med fysisk og psykisk vold og stillingtagen til politianmeldelse eller ej. Planchen er inspireret af et lignende flowdiagram, som afdeling R, AUH Risskov har udarbejdet for den tidligere procedure.

Beslutning

Retningslinjen er lavet på baggrund af en tidligere drøftelse i HMU vedr. politianmeldelser, og dette er et udkast til en retningslinje i forhold til hvem, hvornår og hvad, der skal gøres i tilfælde af, at der skal ske en politianmeldelse.

 

Bemærkninger fra udvalget:

  • Det ønskes, at det struktureres bedre, da det er svært og tungt materiale
  • Det er en omfangsrig retningslinje, men det er positivt, at den praktiske håndtering tydeliggøres.
  • Hvordan får man det til at ske inden 72 timer, hvis der sker noget op til en helligdag? Det er lagt op til, at man lokalt i LMUerne skal finde ud af, hvordan man vil gøre det.
    • Et forslag er at have nogle leder-underskrevne blanketter, der ligger klar i enhederne, såfremt der skulle blive brug for dem.
    • Lav en plan for, hvilken leder man kan ringe til i helligdagene, så der altid er en leder, man kan få fat på (måske ikke nødvendigvis egen leder).
  • Det er vigtigt, at der er ledelsesunderstøttelse, men det er lagt ud til LMUerne at finde de løsninger, der passer de forskellige enheder bedst.
  • Det giver mest mening at finde lokale veje til at finde de løsninger, der fungerer bedst. Det er blot vigtigt, at der er fundet løsninger.

 

Retningslinjen udsendes.

Tilbage til toppen
Sagnr.: 1-13-3-173-09

9. Sygefraværspolitik og retningslinje (15 min)

Det indstilles, at HMU

  • drøfter og godkender den vedlagte sygefraværspolitik
  • drøfter og godkender den vedlagte retningslinje for håndtering af sygefravær
  • godkender, at implementering af politik og retningslinje sker gennem LMU.

Sagsfremstilling

Psykiatri- og socialledelsen har besluttet en ny sygefraværspolitik og en retningslinje for håndtering af sygefravær. Dokumenterne er adskilte i en politikdel og en mere handlingsorienteret retningslinje.

Psykiatri- og socialledelsen ønsker med den reviderede politik og retningslinje at sætte mere fokus på opfølgning på sygefravær til gavn for både medarbejder og arbejdsplads.

 

Den store forskel fra den tidligere politik er krav om hyppig kontakt til den sygemeldt i starten af et sygeforløb. Der foreslås indført en 1 - 5 - 10 model, hvilket refererer til de dage i starten af forløbet, hvor nærmeste leder skal have kontakt til den sygemeldte medarbejder. Er medarbejderen fortsat syg på 10. dag indkaldes til første sygefraværssamtale, der afvikles senest 4 uger efter den første sygedag.

 

Derudover beskrives lederens pligt til at sikre sig, at der sker en registrering af sygefraværet, at samtalerne med medarbejderne dokumenteres og, at medarbejderne er bekendt med notatet, inden det lægges på personalesagen.

 

Desuden er forpligtelsen til at drøfte, hvordan vi i praksis arbejder med at forebygge sygefravær skærpet. I den tidligere politik stod der "jævnligt", i den foreslåede politik står der "mindst en gang om året".

 

I forhold til det videre sygeforløb er der i retningslinjen et flowdiagram, som ledere og medarbejdere kan orientere sig i. Er der brug for mere viden om fx. "raskmelding"; klikkes på understregningen, hvorefter man linkes direkte ned til et tekstfelt, hvor det er beskrevet. I selve teksten vil der være links til skabeloner og vejledninger i HRs værktøjskasse.

 

Guide til sygefraværssamtalen er fastholdt, og der linkes til denne i retningslinjen. Guiden vil ligge i HRs værktøjskasse.

Beslutning

Det er ikke ny tilgang men et forsøg på at skrive tingene sammen på en mere hensigtsmæssig måde med en præcisering i forhold til lovgivning og frister.

 

Udvalgets bemærkninger:

 

  • Den første dag: Der står, at man ringer og sygemelder sig til en leder, men de fleste ringer til en sekretær og ikke en leder. Der skal stå: Sygemelding og raskmelding foretages efter lokale procedurer.

 

Medarbejdersiden mener ikke, at der har været tilstrækkelig medarbejderinddragelse i processen, hvorfor det besluttes, at sygefraværspolitikken og retningslinjen skal behandles i en særlig gruppe bestående af to medlemmer fra HMU, som vælges af næstformændene, samt nogle HR-medarbejdere.

Tilbage til toppen
Sagnr.: 1-13-3-57-16

10. Valg til MED- og Arbejdsmiljøorganisationen i Region Midtjylland (10 min)

Det indstilles, at HMU

  • tager orienteringen til efterretning.

Sagsfremstilling

Valg til Region Midtjyllands MED- og Arbejdsmiljøorganisation skal afholdes i 1. kvartal i ulige år og være afsluttet senest ved udgangen af 1. kvartal 2017. Der vil på mødet kort blive orienteret om det forestående valg.

 

Efter HMU-mødet vil der til alle lokal-MEDudvalg i Psykiatri og Social blive fremsendt mail vedr. valg af 2 arbejdsmiljørepræsentanter og 1 arbejdsleder til HMU i Psykiatri og Social. Mailen vil indeholde information om bl.a. proces, tidsplan samt afstemning. Der vil ikke blive indkaldt til valgmøde, idet valget kommer til at ske via mail.

Beslutning

Metoden godkendes af udvalget, og der udsendes en orienteringsmail til LMUerne, hvor proceduren og tidsfristerne er anført.

 

Medarbejderne bad om at få personaleopgørelser, fordelt på organisationer og faggrupper, med henblik på brug ved valg og udpegning til HMU.

Tilbage til toppen
Sagnr.: 1-13-3-55-15

11. Orientering om Arbejdstilsynets engagement i Psykiatri og Social 2016 (5 min)

Det indstilles, at HMU

  • tager orienteringen til efterretning.

Beslutning

Medarbejdersiden udtrykker, at det er flot, der er mange grønne smileys, når der samtidig er mange udfordringer.

 

Disse oversigter går hånd i hånd med den opgave, underudvalget er blevet stillet i forhold til videndeling.

Tilbage til toppen
Sagnr.: 1-13-3-44-15

12. Orientering om de store byggerier (5 min)

Det indstilles, at HMU

  • orienteres om de aktuelle aktiviteter i forbindelse med de 2 byggeprojekter i Gødstrup og Skejby.

Beslutning

Skejby:

Der var rejsegilde i Skejby i uge 41.

Byggerierne kører som planlagt, og fokus begynder at være på at klargøre flytningen.

Der er en udfordring i forhold til at finde en løsning på flytningen af køkkenet, og så er der en udfordring omkring Forum i Skejby; placering af forskningsdelen er ikke på plads både på arbejdspladserne og dyrestaldene.

 

Vest:

I Vest er man stadig i planlægningsfasen, men man er gået fra at være et traditionelt projekt til en totalentreprise.

 

Det nye socialpsykiatriske tilbud, som skal etableres, afføder mange spørgsmål og mange juridiske afklaringer. Men det skal være på plads og etableres i starten af 2018. Med hensyn til finansieringen ser det pt. ud til, at der skal tages penge fra den eksisterende psykiatri. Der er sat 8-9 mio kr. af til anlægsudgifter, hvilket er meget lidt.

150 pladser etableres under psykiatrien og i henhold til sundhedsloven, men det er en hybrid mellem psykiatrien og det socialpsykiatriske område.

Tilbage til toppen
Sagnr.: 1-13-3-44-15

13. Eventuelt (5 min)

Beslutning

Ingen bemærkninger under eventuelt.

Tilbage til toppen