1.1 Region Midtjylland ønsker, at alvorlige lovovertrædelser og øvrige alvorlige forhold kommer frem i lyset, og at der stilles en kanal til rådighed, så der kan indberettes om sådanne forhold uden frygt for negative konsekvenser.

1.2 Whistleblowerordningen anses for at være et supplement til de almindelige kanaler – fx nærmeste leder eller HR-afdelingen – i forhold til at rejse bekymringer om kritisable eller utilfredsstillende forhold.

1.3 Der henvises til, at der er oprettet en ekstern whistleblowerordning hos Datatilsynet her. Dette ændrer imidlertid ikke på, at Region Midtjylland skal opfordre til, at Region Midtjyllands egen whistleblowerordning benyttes, hvor en eventuel overtrædelse effektivt kan imødegås internt, og indberetteren ikke vurderer, at der er risiko for repressalier.

2.1 Medarbejdere eller tidligere medarbejdere og medlemmer af direktionen samt eksterne samarbejdspartnere og leverandører kan indberette om alvorlige lovovertrædelser og øvrige alvorlige forhold til whistleblowerordningen uden frygt for negative konsekvenser.

2.2 Det er muligt at foretage anonyme indberetninger til Region Midtjyllands whistleblowerordning. Om anonymitet henvises i øvrigt til punkt 5 nedenfor.

3.1 Der kan indberettes oplysninger om overtrædelser af EU-retten til whistleblowerordningen, som er omfattet af anvendelsesområdet for whistleblowerdirektivet (direktiv 2018/0106). Dette indebærer overtrædelser af EU-retten vedrørende følgende områder:

• Offentligt udbud
• Finansielle tjenesteydelser, produkter og markeder, forebyggelse af hvidvask af penge og finansiering af terrorisme
• Produktsikkerhed og -overensstemmelse
• Transportsikkerhed
• Miljøbeskyttelse
• Strålingsbeskyttelse og nuklear sikkerhed
• Fødevare- og fodersikkerhed, dyresundhed og dyrevelfærd
• Folkesundhed
• Forbrugerbeskyttelse
• Beskyttelse af privatlivets fred og netværks- og informationssystemers sikkerhed

3.2 Der kan indberettes til whistleblowerordningen om alvorlige lovovertrædelser, seksuelle krænkelser eller øvrige alvorlige forhold.

Det afhænger af en konkret vurdering af den enkelte indberetning, om der er tale om en indberetning, der vedrører alvorlige lovovertrædelser, seksuelle krænkelser eller øvrige alvorlige forhold.

I udgangspunktet vil det følgende falde inden for, hvad der kan indberettes om til whistleblowerordningen:

• Oplysninger om strafbare forhold, herunder overtrædelser af eventuelle tavshedspligter, misbrug af økonomiske midler, tyveri, svig, underslæb, bedrageri og bestikkelse
• Grove eller gentagne overtrædelser af lovgivning, herunder lovgivning om magtanvendelse, forvaltningsloven, offentlighedsloven, databeskyttelsesloven samt efter omstændighederne fx lovgivning, som har til formål at sikre folkesundheden, sikkerhed i transportsektoren eller beskyttelse af natur og miljø m.v., er omfattet
• Grove eller gentagne overtrædelser af forvaltningsretlige principper, herunder undersøgelsesprincippet, krav om saglighed, magtfordrejningsgrundsætningen og proportionalitet vil være omfattet. Det samme vil være tilfældet ved bevidst vildledning af borgere og samarbejdspartnere
• Grove eller gentagne overtrædelser af væsentlige interne retningslinjer, fx retningslinjer om gaver, tjenesterejser mv.
• Seksuel chikane eller andre grove personrelaterede konflikter på arbejdspladsen, fx grov chikane

3.3 Der kan som udgangspunkt ikke indberettes til whistleblowerordningen om følgende forhold:

• Oplysninger om overtrædelser af interne retningslinjer af mindre alvorlig karakter om fx sygefravær, alkohol, påklædning, privat brug af kontorartikler mv.
• Oplysninger om mindre grove personalerelaterede konflikter på arbejdspladsen vil som udgangspunkt ikke være omfattet af whistleblowerordningens anvendelsesområde. Dette kan fx være generel utilfredshed med en leder, utilfredshed over en kollegas arbejdsindsats eller samarbejdsmæssige problemstillinger.

Sådanne oplysninger bør i stedet indgives til nærmeste leder, personale-/HR-afdeling eller tillidsrepræsentant. I det omfang der alligevel indberettes oplysninger om sådanne forhold til Region Midtjyllands whistleblowerordning, som Region Midtjylland ønsker at reagere på, vil Region Midtjylland i relevant omfang videregive sådanne oplysninger internt.

3.4 Det er en forudsætning, at den, der foretager en indberetning, er i god tro om rigtigheden af det forhold, der indberettes om, og om de oplysninger, der angives i indberetningen. Det kan føre til ansættelsesretlige konsekvenser eller lignende, hvis den person, der indberetter, er i ond tro og bevidst indberetter oplysninger eller forhold, som den pågældende på indberetningstidspunktet var vidende om, ikke er korrekte.

4.1 Indberetninger behandles i overensstemmelse med lov om beskyttelse af whistleblowere.

4.2 Når en indberetning er foretaget via whistleblowerportalen, vil indberetningen blive gennemgået af en advokat fra advokatfirmaet Norrbom Vinding. Indberetteren vil automatisk modtage en bekræftelse på, at indberetningen er modtaget.

4.3 Når advokaten har gennemgået indberetningen, vil de relevante personer i Region Midtjylland, der indgår i whistleblowerenheden, blive orienteret om indberetningen og modtage en indstilling om, hvorvidt den efter advokatens vurdering er omfattet af whistleblowerordningen.

4.4 Hvis indberetningen ikke falder ind under, hvad der kan indberettes om til Region Midtjyllands whistleblowerordning, eller hvis indberetningen er åbenbart grundløs, vil indberetningen blive henlagt og sagen blive afsluttet, og indberetteren vil modtage besked herom, herunder hvis forholdet alternativt bør rejses over for en bestemt afdeling i Region Midtjylland.

4.5 Hvis indberetningen falder ind under, hvad der kan indberettes om til Region Midtjyllands whistleblowerordning, vil sagen blive vurderet af Region Midtjyllands vurderingskomité.

4.6 Vurderingskomitéen i Region Midtjylland vil herefter følge op på indberetningen, herunder undersøge forholdet yderligere – eventuelt i samarbejde med den relevante enhed/afdeling. Det vil altid bero på en konkret vurdering, hvad den relevante måde at følge op på er i et givent tilfælde.

4.7 Vurderingskomitéen videregiver i relevant omfang sagen til den øverste ledelse, som eventuelt træffer beslutning om at iværksætte en reaktion, fx politianmeldelse.

For en beskrivelse af processen for vurderingskomitéens arbejde henvises til retningslinjerne i: ”Regionens Whistleblowerordning, Vurderingskomitéens arbejde”.

4.8 Når opfølgningen er afsluttet, vil den person, der har foretaget indberetningen, modtage feedback. Hvis opfølgningen ikke er afsluttet inden for 3 måneder, vil den, der har foretaget indberetningen, modtage feedback i den udstrækning det er muligt, inden der er gået 3 måneder fra modtagelsen af indberetningen. I det omfang en reaktion, som opfølgning på indberetningen, går ud på personrettede konsekvenser for andre, er det ikke altid muligt at orientere indberetteren om præcist hvilke reaktioner indberetningen måtte have givet anledning til. Dette gælder også, hvis det af andre grunde ikke er muligt at give mere detaljeret feedback til indberetteren.

4.9 Hvis der indberettes om én eller flere personer fra vurderingskomitéen, eller såfremt der i øvrigt foreligger inhabilitet, underretter sagsbehandleres vurderingskomitéens medlemmer. Identificerer sagsbehandleren åbenlys inhabilitet ved et eller flere medlemmer af komitéen, underrettes den/de pågældende medlemmer ikke om sagen, og sagen behandles uden indflydelse fra den/de pågældende medlemmer.

4.10 Er alle vurderingskomitéens medlemmer åbenlyst inhabile, da meddeler sagsbehandleren dette til advokatfirmaet, som varetager den videre behandling af sagen.

5.1 Indberetninger til whistleblowerordningen foretages via en portal, der kan tilgås via Region Midtjylland hjemmeside på: regionmidtjylland.integrityline.com

5.2 På portalen kan en formular tilgås, hvor der stilles en række spørgsmål til den person, der vil foretage en indberetning, herunder hvad indberetningen drejer sig om, samt hvor i Region Midtjylland det indberettede forhold relaterer sig til.

Det er muligt at uploade supplerende dokumentation i tillæg til det, der indtastes i formularen. Det kan fx være dokumenter, e-mails eller billeder.

5.3 Anonymitet

5.3.1 Region Midtjylland opfordrer generelt til, at indberettere står frem med navn – herunder af hensyn til den, indberetningen måtte dreje sig om. Dette ændrer dog ikke på, at der godt kan foretages anonyme indberetninger. I det omfang en person, der vil foretage indberetning til whistleblowerordningen, ønsker anonymitet, skal man undlade at anføre oplysninger i indberetningen, der kan identificere den indberettende person. Dette gælder tillige i forhold til eventuel medfølgende dokumentation, der uploades sammen med indberetningen. Man skal endvidere være opmærksom på, at identifikationsdata eventuelt kan fremgå af de metadata, der findes i eventuel supplerende dokumentation, der uploades. Det anbefales endvidere, at whistleblowerportalen ikke tilgås via en PC, der er udleveret eller stillet til rådighed af Region Midtjylland, samt at whistleblowerportalen tilgås ved at kopiere linket over i URL’en i en internetbrowser, fremfor at der klikkes på et link.

5.3.2 Ved anonyme indberetninger skal man være opmærksom på, at det afhængigt af karakteren af indberetningen kan være, at indberetningen efterfølgende må henlægges. Dette kan eksempelvis være tilfældet i situationer, hvor vidneudsagnet fra indberetteren har afgørende betydning for forholdet, og forholdet ikke kan fastslås eller dokumenteres på anden vis. At det kan være nødvendigt at henlægge en sag i disse situationer, skyldes bl.a. hensynet til retssikkerheden for den, som indberetningen omhandler. Omvendt kan der være andre situationer, hvor vidneudsagnet fra indberetteren ikke er af afgørende betydning, fx fordi forholdet, som indberetningen omhandler, kan fastslås via dokumenter eller andet skriftligt materiale. I situationer. hvor det ikke er muligt at gå videre med en anonym indberetning, vil Region Midtjylland dog altid, inden en sag henlægges, forsøge via portalen og den sikre postboks at række ud til den anonyme indberetter og gøre opmærksom på, at indberetningen er af en karakter, hvor sagen må henlægges, medmindre indberetteren vælger at stå frem.

5.3.3 Indberetter har mulighed for enten at være anonym, delvist anonym eller ikke at være anonym.

5.3.4 Når der indberettes anonymt, er der som udgangspunkt tale om hel og fuldstændig anonymitet - også kaldet dobbeltanonymitet. Det vil sige, at når en indberetter vælger at være anonym, er vedkommendes identitet skjult for både Region Midtjylland og for Norrbom Vinding.

5.3.5 En indberetter er helt anonym, når vedkommende ikke har angivet sine kontaktoplysninger eller lignende i sin indberetning. Hvis en indberetter ikke har angivet noget i sin indberetning, vil den blive behandlet som en anonym indberetning, medmindre indberetteren efterfølgende giver samtykke til andet.

5.3.6 En indberetter har også mulighed for at indberette delvist anonymt. Når man er delvist anonym, er det kun Norrbom Vinding, der kan se indberetterens identitet, men identiteten gives ikke videre til Region Midtjylland, medmindre indberetteren selv giver samtykke hertil.

5.3.7 Såfremt indberetter er anonym og ikke har givet samtykke til videregivelse af sin identitet til whistleblowerenheden i Region Midtjylland, vil Norrbom Vinding i forbindelse med gennemgangen af indberetningen sørge for, at der sker anonymisering oplysninger, der på baggrund af en umiddelbar vurdering kan afsløre identiteten på indberetteren, idet Norrbom Vinding gør Region Midtjylland opmærksom på, at indberetter ikke er anonym.

6.1 For personer, der indberetter

6.1.1 De databeskyttelsesretlige regler gælder, når der indberettes til Region Midtjyllands whistleblowerordning. Der henvises til det anførte under punkt 7 nedenfor.

Norrbom Vinding og Region Midtjylland behandler oplysninger om indberetteren med den største grad af fortrolighed. Der kan imidlertid efter omstændighederne forekomme tilfælde, hvor der kan være adgang til indsigt efter de databeskyttelsesretlige regler.

6.1.2 Region Midtjylland accepterer ikke, at personer, der i god tro har indberettet om forhold, der er omfattet af whistleblowerordningen, udsættes for negative konsekvenser som følge af, at den pågældende har foretaget en indberetning til whistleblowerordningen. Hvis en person, der har indberettet i god tro til ordningen, føler sig udsat for negative konsekvenser som følge af indberetningen, opfordres den pågældende til at indgive en meddelelse herom via den sikre postboks, der oprettes i forbindelse med indgivelsen af en indberetning. Der kan også tages kontakt til en tillidsrepræsentant eller den pågældendes faglige organisation.

6.1.3 Som nævnt ovenfor er det en forudsætning, at den, der foretager en indberetning, er i god tro om rigtigheden af det forhold, der indberettes om, og om de oplysninger, der angives i indberetningen. Det kan føre til ansættelsesretlige konsekvenser eller lignende, hvis den person, der indberetter, er i ond tro og bevidst indberetter oplysninger eller forhold, som den pågældende på indberetningstidspunktet var vidende om, ikke er korrekte.

6.2 For personer, der indberettes om

6.2.1 De databeskyttelsesretlige regler gælder, når der indberettes til Region Midtjyllands whistleblowerordning.

Der henvises til det anførte under punkt 7 om databeskyttelse nedenfor.

Region Midtjylland vil iagttage oplysningspligten efter databeskyttelsesforordningen i overensstemmelse med de regler, der gælder herom. Der kan efter databeskyttelsesforordningens artikel 14, stk. 5, litra b, gøres undtagelse fra pligten til at iagttage oplysningspligten, hvis dette sandsynligvis vil gøre det umuligt eller i alvorlig grad vil hindre opfyldelse af formålene med behandlingen. Det vil bero på en konkret vurdering, om det er tilfældet i forhold til den enkelte indberetning.

6.2.2 I det omfang der i forbindelse med opfølgningen på en indberetning findes grundlag for at iværksatte ansættelsesretlige reaktioner over for en person, der er indberettet om, vil dette ske i overensstemmelse med de regler, der gælder for ansættelsesforholdet.

7.1 I forbindelse med varetagelsen af Region Midtjyllands whistleblowerordning behandles der personoplysninger. Behandlingen af personoplysninger inden for whistleblowerordningen er omfattet af reglerne i databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven.

7.2 Dataansvarlig og databeskyttelsesrådgiver

Region Midtjylland er dataansvarlig for behandlingen af personoplysninger i regi af Region Midtjyllands whistleblowerordning:

Region Midtjylland
Skottenborg 26
8800 Viborg
CVR nummer: 29190925

Region Midtjylland har udpeget en databeskyttelsesrådgiver. Du kan kontakte Region Midtjyllands databeskyttelsesrådgiver via oplysningerne her.

7.3 Hvis Norrbom Vinding bistår Region Midtjylland med sparring og/eller konkret rådgivning i relation til håndteringen af indberetninger, herunder varetager opfølgningen på en indberetning til Region Midtjyllands whistleblowerordning, er Norrbom Vinding som udgangspunkt selvstændig dataansvarlig for behandlingen af personoplysninger.

7.4 Formål

Formålet med behandlingen af personoplysninger, der indgår i indberetninger til whistleblowerordningen eller indgår som led i opfølgning på indberetning til ordningen, er at undersøge eventuelle alvorlige lovovertrædelser, seksuelle krænkelser eller øvrige alvorlige forhold, herunder at følge op på og hindre, at sådanne forhold finder sted i Region Midtjylland.

7.5 Retsgrundlagene for behandlingen

Retsgrundlaget for behandlingen følger af lov om beskyttelse af whistleblowere § 22, hvorefter der kan behandles personoplysninger, når det er nødvendigt for at behandle indberetninger, der er modtaget som led i den whistleblowerordning, Region Midtjylland har oprettet i henhold til lov om beskyttelse af whistleblowere. Der kan i henhold til dette retsgrundlag behandles personoplysninger omfattet af databeskyttelsesforordningens artikel 6, 9 og 10.

7.6 Kategorier af personoplysninger

Det afhænger af det indberettede forhold, hvilke personoplysninger der behandles i Region Midtjyllands whistleblowerordning. De personoplysninger, der behandles, vil typisk være oplysninger, der fremgår af indberetningen, og som i øvrigt tilvejebringes i forbindelse med opfølgningen på indberetningen.

Overordnet vil følgende kategorier af personoplysninger kunne behandles i whistleblowerordningen:

• Stamoplysninger, fx navn, stilling, e-mailadresse, telefonnummer mv.
• Oplysninger om ansættelsesforhold, fx stilling, oplysninger om eventuel eller potentiel misligholdelse af ansættelsesforholdet mv.
• Oplysninger om alvorlige lovovertrædelser, seksuelle krænkelser og andre alvorlige forhold
• Oplysninger om strafbare forhold, fx hvis der er mistanke om, at der er begået en straffelovsovertrædelse, og denne mistanke bestyrkes.

7.7 Eventuelle modtagere eller kategorier af modtagere af personoplysningerne

Personoplysninger, der indgår i Region Midtjyllands whistleblowerordning, vil som udgangspunkt ikke blive delt med andre. Der kan dog være tilfælde, hvor det kan være nødvendigt at videregive personoplysninger, fx hvis det som reaktion på en indberetning findes nødvendigt at foretage politianmeldelse. Region Midtjylland vil ikke videregive oplysninger til udenforstående, hvis dette ikke er nødvendigt i forhold til opfølgningen eller reaktionen i relation til den konkrete sag.

Endvidere kan personoplysninger, der indgår i whistleblowerordningen, blive delt med Region Midtjyllands advokater eller revisorer i forbindelse med konkrete sager.

7.8 Hvor stammer personoplysningerne fra

Personoplysninger, der indgår i Region Midtjyllands whistleblowerordning, hidrører i udgangspunktet fra den person, der har foretaget en indberetning til whistleblowerordningen. I forbindelse med opfølgningen på en indberetning kan der imidlertid også indsamles personoplysninger fra offentligt tilgængelige kilder eller fra andre, der har kendskab til det konkrete forhold, indberetningen vedrører.

7.9 Opbevaring af personoplysninger

Indberetninger vil kun blive opbevaret, så længe det er nødvendigt og forholdsmæssigt for at opfylde krav, der følger af whistleblowerloven, eller hvis der er en legitim grund til fortsat opbevaring, fx hvis det er påkrævet efter anden lovgivning, herunder i forhold til databeskyttelsesretlige regler, eller hvis der er grund til at tro, at indberetningen kan styrkes af senere indkomne indberetninger (sammenkædning).

Der gælder ikke en bestemt frist for, hvor længe indberetninger vil blive opbevaret. Indberetninger vil som udgangspunkt blive slettet efter 5 år.

7.10 Rettigheder

Personer, hvis personoplysninger behandles i Region Midtjyllands whistleblowerordning, har en række rettigheder efter databeskyttelsesforordningen.

Personer, der ønsker at gøre brug af sine rettigheder, skal kontakte Norrbom Vinding og/eller Region Midtjylland.

Ret til at se oplysninger (indsigtsret)
Der er i visse tilfælde ret til at få indsigt i de oplysninger, som Norrbom Vinding og/eller Region Midtjylland behandler om den enkelte, samt en række yderligere oplysninger.

Ret til berigtigelse (rettelse)
Der er ret til at få urigtige oplysninger om den pågældende rettet, eller få suppleret de oplysninger, der behandles.

Ret til sletning
I særlige tilfælde er der ret til at få slettet oplysninger, inden tidspunktet for den almindelige generelle sletning indtræffer

Ret til begrænsning af behandling
Der er i visse tilfælde ret til at få behandlingen af personoplysninger begrænset. Hvis der er ret til at få begrænset behandlingen, må Norrbom Vinding og/eller Region Midtjylland fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med et samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.

Ret til indsigelse
Der er i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod Norrbom Vindings og/eller Region Midtjyllands ellers lovlige behandling af personoplysninger.

Ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet)
Der er i visse tilfælde ret til at modtage personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.

Der kan findes yderligere information om de registreredes rettigheder efter databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som kan findes på www.datatilsynet.dk.

7.11 Klage til Datatilsynet

Enhver har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis den pågældende er utilfreds med den måde, Norrbom Vinding og/eller Region Midtjylland behandler den pågældendes personoplysninger på. Datatilsynets kontaktoplysninger kan findes på www.datatilsynet.dk.