Formålet med tjek-ind er at alle 'lander' i rummet og i mødet. Der er en bordet-rundt, hvor alle får mulighed for ultrakort lige at fortælle de øvrige omkring bordet, ved hvad er optaget af. Det kan både være stort som småt.

HMU besluttede, at:

• have ‘tjek-ind’ ved bordene
• ’tjek-ind’ bliver en fast del af dagsordenen fremadrettet

HMU formandskabet v. socialdirektør Ann-Bitt Wetche byder velkommen og gennemgår kort programmet for HMU-mødet.

Afbud

Der er afbud fra:

• Tine Beck Jensen
• René Lodal

Michael Aakjær forlader mødet kl. 14.30.

Formand for HMU, socialdirektør Ann-Britt Wetche, bød velkommen og gennemgik kort programmet. Der var en særlig velkomst til Tommy Skaalum, ny ledelsesrepræsentant, og Jan Kolding, TR for SL, der overtager pladsen for Jannie Marotzke, da hun udtræder af HMU.

Der var afbud fra Tine Beck Jensen, Lina Sørensen og René Lodal. Michael Aakjær forlod mødet kl. 14.30.

Medarbejderside orienterer om, hvad der blev drøftet på formødet.

Medarbejderside orienterede om:

• at de på formødet særligt var optaget af punkt 5, 6 og 7. Spørgsmål og bemærkninger blev drøftet i forbindelse med behandlingen af de enkelte punkter.

HMU besluttede, at:

• tage orienteringen fra medarbejderside til efterretning.

Dagsordenen ønskes godkendt, samt referatet fra seneste møde (vedlagt).

HMU besluttede, at:

• godkende dagsordenen
• godkende referatet fra mødet den 7. december 2023.

• Referat HMU 7.12.23

Socialområdet afviklede TULE/APV kortlægning i 3 uger fra den 20. november til 11. december 2023. Rapporterne blev udsendt 3. januar 2024.

HMU skal på mødet behandle og drøfte resultatet af den overordnede rapport for det samlede Socialområde, herunder dørfte om TULE 2023 giver anledning til tværgående indsatser eller opmærksomhedspunkter fremadrettet. Socialområdets overbliksrapport, Socialområdets samlede TULE-rapport samt en sær-rapport med baggrundsoplysninger for det samlede Socialområde er vedlagt som bilag.

Svarprocent 2023:

Socialområdets samlede svarprocent i TULE 2023 endte på 74% imod 66% i 2021. Udvidelse af kortlægningsperioden med en ekstra uge, gentagende opdateringer på områdernes svarprocenter i kortlægningsperioden og lokale initiativer i specialområderne har haft en positiv effekt på kortlægningens svarprocent. SBU har den laveste svarprocent i kortlægningen (65%), Socialstaben og IKH de højeste (hhv. 92% og 91%).

Overordnet resultat af TULE-undersøgelsen 2023:

Socialområdets samlede TULE-rapport viser generelt en høj-scoret resulatet på tværs af spørgsmålene. De laveste scorede resultater er over 5 og dermed grønne på skalaen fra 1-7.

De fleste scoringer på spørgsmålene ligger på niveau med eller over Regionens og Socialområdets seneste kortlægning i 2021.

• De generelt højest scorede områder (foruden oc'erne som selvstændigt ligger højt) er Socialstaben, DOK og SAU
• De generelt lavest scorede områder er SVO, SBU og HOL
• Hovedspørgsmål 1: Er du tilfreds med dit job som helhed, alt taget i betragtning? Ligger højere i 2023 med en score på 5,8 kontra 5,7 i 2021
• Hovedspørgsmål 2: Er du tilfreds med arbejdsmiljøet? Ligger også højere i 2023 med en score på 5,3 kontra 5,2 i 2021

Der er genereret 4 spørgsmål, som udgør de højest scorede spørgsmål, imens der er generet 2 spørgsmål, som er vurderet lavest. Det højestscorede spørgsmål med 6,2 ud af 7 er; "oplever du, at ledelsen stoler på, at medarbejderne gør et godt stykke arbejde?". Det laves scorede spørgsmål med en score på 5,2 er "Bliver opgaverne fordelt på en retfærdig måde?"

• Mændene scorer både trivselses- og ledelsespørgsmålene lidt højere end kvinderne

• Ansatte under 30 år har scoret lavest på trivselsspørgsmålene, men højest på ledelsesspørgsmålene og følgeskab
• Ansatte over 60 år scorer lavest på ledelsesspørgsmålene og følgeskab, men scorer højest på trivselsspørgsmålene
• SOSU-personale og fys/ergo scorer lavest på trivselsspørgsmålene, imens ledere og adm. medarbejdere og andet sundhedsfagligt personale og sygeplejersker scorer højest
• Ledere på alle niveauer, sygeplejersker og andet sundhedsfagligt personale scorer højest på ledelses- og følgeskabsspørgsmål, imens SOSU-personale scorer lavest.

Ændring af spørgsmål vedr. på seksuel omgangstone og uønsket seksuel opmærksomhed i næstkommende TULE:

Det er kendt at formuleringen af spørgsmål vedr. på seksuel omgangstone og uønsket seksuel opmærksomhed i 2021 og 2023 har været misvisende og uhensigtsmæssigt formuleret. Direktionen har i december 2023 besluttet at ændre spørgsmålets formulering og skala allerede pr 2024. Fremadrettet vil spørgsmålet lyde:

"Oplever du en upassende seksuel omgangstone eller kultur på din arbejdsplads?" (respondenten bedes tænke på interpersonelle forhold, når respondenten svarer)

Svarmulighederne til spørgsmålet bliver "Ja og Nej" i stedet for en skala fra 1-7.

TULE-opfølgning i 2024:

I marts og april 2024 vil specialområdernes overbliksrapport blive drøftet på driftsmøderne. Dette tiltag skal sikre dialog mellem socialdirektøren og specialområderne omkring de lokale resultater og behovet for opfølgning.

Tværgående arbejdsmiljøkoordinator Lotte Koldtoft gennemgik resultaterne fra Socialområdets TULE-kortlægning 2023. Det blev bl.a. fremhævet, at:

• Svarprocenten var på 74 % som er højere end i 2021
• Socialområdets samlede TULE-rapport generelt viser et høj-scoret resultatet på tværs af spørgsmålene. De laveste scorede resultater er over 5 og dermed grønne på skalaen fra 1-7.
• Kun tre områder valgte at benytte muligheden for at stille ekstra spørgsmål

Slides fra oplægget er vedlagt.

Tværgående indsatser i Socialområdet på baggrund af TULE-rapporten

Efterfølgende var der i mindre grupper drøftelser af, om resultaterne i TULE-rapporten eller forløbet i øvrigt kalder på tværgående indsatser i Socialområdet. Der fremkom følgende pointer:

• Vigtigt at have for øje, at TULE-rapporten udelukkende giver et øjebliksbillede – og derfor skal behandles med et in mente. Der er ikke umiddelbart noget i rapporten eller forløbet, der kalder på tværgående tiltag
  • At den lokale dialog på specialområdeniveau og afdelingsvist er vigtig, og skal prioriteres
• Det bør overvejes, om der i forbindelse med TULE-rapporten næste gang kan inkluderes et spørgsmål om, hvordan det er at arbejde med denne målgruppe – en form for tillægsspørgsmål
• Ønske om at kortlægningsperioden udvides yderligere. Der blev kvitteret for det arbejde, der er blevet gjort i forhold til at få henledt opmærksomheden på vigtigheden i at få svaret
• Enig i direktionens beslutninger relateret til spørgsmålet om seksuel omgangstone og uønsket seksuel opmærksomhed
• Der blev rejst spørgsmål til relevansen om at der spørges ind til køn. HMU henledte en opmærksomhed på, at der er ansatte, der ikke definerer sig som enten en mand eller kvinde
• At trivsel for ansatte under 30 er måske er anderledes end for den ældre generation – de unge er fra en tid, hvor de hele tiden bliver vurderet, og det kan have en effekt på den oplevede trivsel

HMU besluttede, at:

• tage den mundtlige orientering vedr. resultatet af Socialområdets TULE-rapport 2023 til efterretning
• hverken rapporten eller forløbet giver anledning til tværgående indsatser i Socialområdet
• tværgående arbejdsmiljøkoordinator Lotte Koldtoft tager bemærkningerne fra HMU med ift. de tværregionale arbejdsgruppe, der arbejder med designet/indholdet af spørgsmålene i den kommende TULE

• Socialomraadet_2023_OB.pdf
• Socialomraadet_2023.pdf
• Socialomraadet_2023_Gennemsnit_paa_koen_alder_faggruppe.pdf

HMU præsenteres årligt for en status på det forgangne års ulykker, politianmeldelser og reaktioner fra Arbejdstilsynet på LMU/specialområdeniveau. Ulykkesdata er opgjort på skadestyper, med og uden fravær samt overblik over voldsulykker med fravær. Særskilt er desuden en tabel over nyansattes ulykker (medarbejdere med en anciennitet på 0-12 mdr.).

På mødet orienteres HMU om de vigtigste nedslagspunkter fra det vedlagte bilag. HMU indleder herefter 1 del af drøftelsen om de særlige opmærksomhedspunkter, datamaterialet viser et behov for at forstå og behandle nærmere.
Nedenfor fremgår hovedkonklusionen af årsopgørelsen:

Ulykker 2023

• De samlede ulykkesanmeldelser med/uden fravær stiger med 44 stk.
• Fraværsulykkerne stiger med 33 stk.
• Fysiske voldulykker stiger med 16 stk.
• Psykiske voldulykker er uændret
• Traumatiske hændelser stiger med 10 stk.
• Faldulykkerne falder med 11 stk.

Stigningen er særligt at finde hos DOK og HOL. DOK oplever flere ulykker med fysisk vold og sammenstød, imens HOL har en stigning i traumatiske hændelser, hvor flere er med fravær. SAU's samlede ulykker er på niveau med tidligere år, men andelen af ulykkerne med fravær er steget - særligt på voldsulykker. For første gang i 6-7 år stiger fraværsulykkerne i Socialområdet med fysisk og psykisk vold fra et niveau omkring 40 årligt til 60 i 2023.

I forhold til HMU-arbejdsmiljøfokus og måltal for 2024 (frem mod 2030), fremhæves følgende data:

• Voldsulykker er steget markant
• Faldulykker falder markant
• Ergonomirelaterede ulykker stiger - årsagen er uhensigtsmæssige vrid
• Procentandelen af nyansattes ulykker med og uden fravær falder fra 43% til 37%. Der er dog flere nyansatte (+12 stk.), som har anmeldt fraværsulykker. Faldet i andelen skyldes, at flere erfarende medarbejdere anmelder ulykker i 2023 end i 2022.

De nyansatte kommer fortsat typisk til skade med fysisk vold og fald.

Politianmeldelser 2023

Antallet af politianmeldelser, med vold mod ansatte steget markant med 87 flere anmeldelser fra 68 i 2022 til 155 i 2023.

Stigningen findes særligt hos DOK, SUA og SVO.

Besøg og reaktioner fra Arbejdstilsynet 2023

Der er i 2023 i alt givet 11 påbud, hvoraf 3 var strakspåbud, 2 vejledninger og 4 afgørelser uden handlepligt (omdøbes til påtaler i 2024). Sammenlignet med 2022 er der givet flere påbud i 2023, men færre strakspåbud, færre vejledninger og færre afgørelser uden handlepligt. Der er sket en stigning i påbud vedr. psykisk arbejdsmiljø. Påbuddene drejer sig primært om forebyggelse og høje følelsesmæssige krav og vold. Antallet af besøg er lidt færre end 2022, men på niveau med 2021. SBU og DOK er de områder, der har fået flest reaktioner i 2023. Der er afgivet 2 bøder til hhv. SAU og SBU.

Tværgående Arbejdsmiljøkoordinator Lotte Koldtoft gav med afsæt i slides (vedlagt) et data overblik over:

• Anmeldte ulykker på LMU-niveau, herunder voldsulykker med fravær
• Nyansattes ulykker: Er faldet, men udelukkende fordi ulykker for erfarne er steget
• Reaktioner fra Arbejdstilsynet: Påbud på ca. hvert fjerde besøg i 2023. Der er givet 2 bøder - bøden er dog meget lang tid undervejs
• Politianmeldelser og offererstatningsnotatet blev drøftet

Gruppedrøftelse – indledende drøftelse

Efterfølgende var der ved bordene drøftelser med afsæt i følgende spørgsmål:

1. Genkender I data og de mulige årsager bag?
2. Hvordan kan/skal HMU tale om/drøfte/se på denne udfordring fremadrettet?
3. Hvordan kan vi forsøge at imødegå udfordringen med markant stigning i fraværsulykker med fysisk og psykisk vold?

Det blev understreget, at drøftelserne fortsætter på et HMU-møde senere på året, i forbindelse med den årlige arbejdsmiljødrøftelse.

Der fremkom følgende pointer i forbindelse med gruppedrøftelserne:

• Systematik i introduktionen og til målgruppen er vigtigt - hvem gør hvad, og hvornår. Alle skal være loyale overfor systematikken. Der findes ikke Quick-fix.
• Nødvendigt med en forståelse af, at ansatte påvirkes forskelligt, ligesom grænserne for, hvornår ’bægeret flyder over’ også er forskelligt.
• Enighed om, at det er nødvendigt fortsat at basere sig på en datadrevet tilgang samt søge årsager til hændelserne, dvs. at både de strukturerede og dybdegående analyser fortsat skal ses som vigtige redskaber, også i et forebyggende perspektiv. Det handler således ikke om at placere skyld, men en nysgerrighed på læring om, hvorfor det går galt
• Der kan udvikles stimulationstræning på andre områder end konflikthåndtering, det kan fx være selvskade + høje følelsesmæssige krav. Måske inspiration fra traumebehandlingen
• Nødvendigt med et øget fokus på, at ansatte har kendskab til/introduceres til samt anvender de tilgængelige sikkerhedssystemer. Flere nævnte, at dette arbejde skal ses som et øget fokus på kultur-arbejdet
• Den faglige og pædagogiske tilgang, et bevidst aktivt valg om den metode, der vælges ift. den pågældende borger, er et af flere redskaber i det forebyggende arbejde.

Hvad skal vi som HMU bruge tiden på?

• Vigtigt med en opmærksomhed på fortællingerne om socialområdet, dvs. retorikken og narrativer. Det opleves, at kompleksiteten til tider tales så højt op, at arbejdet med socialområdets målgruppe bliver en umulig opgave = vi skræmmer potentielle medarbejdere væk. Dilemma: Vi skal tage det alvorligt, men samtidig arbejde med ikke at lave skræmmebilleder
• Fortsat drøftelser om, hvordan det kontinuerligt kan understreges, at man skal overholde de aftaler, man har med hinanden ift. Fx brugen af alarmer
• Data skal fortsat indgå i drøftelserne i HMU. De er vigtige, men samtidig er det nødvendigt, at der både ’tælles og fortælles’. Der fremkom forslag om, at det kan overvejes, om der skal være små video-møder, hvor dem der har brug for yderligere, kan spørge Lotte om uddybning.
• LMU’erne skal bidrage til at sætte retning for drøftelserne i HMU. Dette kan tages med ifm. at LMU-formandskaberne er inviteret ind til mødet den 6. juni
• Vigtigt at der er drøftelser i LMU’erne, som fx kommer med en anbefaling til, hvad der skal drøftes i HMU

HMU besluttede, at:

• tage orienteringen om opgørelse over ulykkesdata, politianmeldelser og reaktioner fra Arbejdstilsynet 2023 til efterretning
• have en indledende drøftelse af de særlige opmærksomhedspunkter som der blev fremlagt på mødet

• HMU datapakke ulykker, politi og AT
• HMU præsentation ulykker mv årsoverblik-280224

Til HMU's temadrøftelse d. 31 okt. 2023 var LMU inviteret med til at bidrage med forslag til at styrke rekruttering-, onboarding- og fastholdelsesindsatserne i Socialområdet. Med afsæt i disse forslag er der udarbejdet et idékatalog, som har til formål at uddybe de igangværende og forslåede indsatsområder vedr. rekruttering, onboarding og fastholdelse. Tanken med idékataloget er, at det skal danne baggrund for en drøftelse og prioritering af strategiske indsatser (bilag 2). Idékataloget er et dynamisk værktøj, der løbende opdateres med viden, data samt forslåede og igangværende indsatser.

På mødet orienteres HMU om status på igangværende indsatser for 2024 med afsæt i driverdiagrammet. Af driverdiagrammet fremgår et overordnet status på igangsatte og planlagte indsatser for 2024 og 2025.

Herefter bedes HMU drøfte og anbefale næste indsats for rekruttering, fastholdelse og onboarding for 2024 og 2025. For at sikre en balance mellem drift og udviklingsopgaver i specialområderne, så ønskes der på HMU mødet kun input til en indsats. Neden for gives et kort status på større igangværende indsatser for rekruttering, onboarding og fastholdelse for 2024.

Efter drøftelsen skal HMU drøfte og anbefale et alternativ et ordet fastholdelse.

Status på igangværende (større) indsatser for 2024:

• Employer Branding – den gode fortælling

For at styrke employer branding på Socialområdet er der blevet nedsat et kommunikationsnetværk på tværs af specialområdernes kommunikationsansatte. Netværket skal sikre en tættere koordinering af kommunikationsindsatsen, så alle specialområder bidrager ind i en tydeligere grundfortælling om Socialområdet. Det tværgående kommunikationsnetværk har i løbet af 2023 arbejdet på at skabe en fælles strategi for employer branding i Socialområdet, og der har i forbindelse været nedsat en arbejdsgruppe, bestående af fire kommunikationsmedarbejdere fra henholdsvis Holmstrupgård, SUA, SVO og Socialstaben. Arbejdsgruppen har samlet inputs fra netværket og arrangeret to fokusgrupper med nye og erfarne medarbejdere i Socialområdet.

Formålet med fokusgrupperne har været at sikre, at værdier og budskaber afspejler den virkelighed, som medarbejderne oplever i dagligdagen. Samtidig har de to fokusgrupper bidraget med vigtig viden om, hvad der tiltrækker medarbejdere, og hvad der får medarbejderne til at søge væk.

Der foreligger nu et udkast til en strategi for employer branding i Socialområdet. Udkastet vil i første omgang blive forelagt for Socialledelsen, og derefter i Strategisk Chefforum.

• Pilotprojekt for seniorer i Specialområde Socialpsykiatri Voksne

I foråret 2022 blev der af Socialområdets Stab gennemført en senioranalyse, som afdækkede, hvilke faktorer, der har indflydelse på at motivere og give seniorer (medarbejdere på 58 år og derover) i Specialområde Socialpsykiatri Voksne lyst til at blive længere tid på arbejdspladsen. På baggrund af konklusionerne i analysen, er der igangsat et pilotprojekt i Specialområde Socialpsykiatri Voksne med det formål at udvikle og igangsætte initiativer, som kan styrke fastholdelsen af erfarne medarbejdere på specialområdet.

Pilotprojektet løber indtil efteråret 2024, hvor projektet vil slutevalueres. Initiativerne vil efter pilotprojektets afslutning blive bredt ud til hele Socialområdet.

Initiativerne indbefatter:

• Udbrede kendskabet til livsfasepolitikken i Specialområde Socialpsykiatri Voksnes LMU
• Oplæg omkring om seniorordninger for ledere og medarbejdere på +58 år
• Værktøjskasse for ledere
• Systematik i seniorsamtaler

Pilotprojektet for seniorer er også et indsatsområde for 2024 i Visions- og Udviklingsplanen for Socialområdet.

• Flere til merituddannelsen for pædagoger

Et indsatsområde i 2024 i Socialområdets visions- og udviklingsplan er at sikre flere pladser på merituddannelsen for pædagoger. Med merituddannelserne har specialområderne mulighed for at sikre tilstrækkelighed med faglige kompetencer og faguddannet personale. Dog er det også aktuelt for Socialområdet at have øje for og øge rekrutteringsindsatsen til merituddannelserne for social- og sundhedshjælper, hvorfor indsatsområdet er bredt ud. På nuværende tidspunkt afdækkes muligheden for akademiuddannelse, som erstatning for merituddannelse.

• Fleksibel arbejdstidsplanlægning

Socialledelsen og HMU besluttede d. 7. december 2023, at LMU'erne skal arbejde videre med at understøtte fleksibel arbejdstidsplanlægning i specialområderne i 2024. Socialledelsen opfordrer til, at dette arbejde pågår i første halvår af 2024.

• Reduktion af ekstern vikarforbrug

For Socialområdet har det eksterne vikarforbrug været høj i 2022, men det er lykkes at sænke det eksterne vikarforbrug i 2023. Socialområdet og den lokale ledelse i specialområderne har dog fortsat fokus på at nedbringe det eksterne vikarforbrug. HMU og Socialledelsen har på HMU-mødet d. 7. december 2023 besluttet, at LMU'erne lokalt skal arbejde videre med, hvordan specialområderne kan sænke det eksterne vikarforbrug.

Som et skridt i retningen af at sænke det eksterne vikarforbrug, har Koncernledelsen i Region Midtjylland besluttet, at fra d. 1. oktober 2023 skal alle vikarbestillinger til specialiserede bosteder, somatiske og psykiatriske hospitaler gå igennem Vikar Region Midt (VRM), og herefter de tre underleverandører, som VRM har indgået udbudsaftale med.

• Professionalisering af pædagogiske praktikforløb

I 2024 vil der påbegynde et arbejde med at styrke professionalisering af pædagogiske praktikforløb på Socialområdet. Dette er med baggrund i, at Socialområdet løfter en stor uddannelsesopgave, da pædagogstuderende er i praktik i næsten havdelen af deres uddannelse, heraf en del i Socialområdet. Høj kvalitet i praktikforløbene er ikke alene med til at nedbringe frafaldet på uddannelserne – det er også en god mulighed for at rekruttere kommende medarbejdere. Det er derfor vigtigt, at praktikvejledningsopgaven for pædagogstuderende prioriteres og håndteres professionelt.

For at sikre et kompetenceløft af vejlederfunktionen på det pædagogiske område, anbefaler Praktiknetværket i Socialområdet, at pædagogiske vejledere tilbydes et diplommodul i vejledning på niveau med de sundhedsfaglige grunduddannelser. På sundhedsområdet er det ikke muligt at være vejleder for sygeplejestuderende uden at have et diplommodul i kliniks vejledning. Herunder anbefales det, at der er formel organisering omkring praktikforløb og vejlederarbejdet på tværs af specialområderne i Socialområdet.

Drøftelse af ordet fastholdelse

Ordet 'fastholdelse' er et begreb, der bruges strategisk, når der arbejdes på at beholde medarbejdere på arbejdspladsen for at sikre en erfaren og stabil medarbejdergruppe. De seneste år er der dog kommet fokus på i Socialområdet, at 'fastholdelse' har en problematisk signalværdi, der leder tankerne hen på tvang og ufrivillighed.

Retoriker Martin Fehr Therkildsen fra Københavns Universitet foreslår, at Socialområdet anvender ordet længerevarende ansættelser, som vurderes til langt hen af vejen at dele samme betydning som ordet fastholdelse.

Alternative ord til fastholdelse kan være (eksempler fra ChatGPT):

• arbejdspladsglæde
• stayboarding
• medarbejderstabilitet
• arbejdstilfredshed
• stabilisering af personalegruppen
• stabil personaleomsætning

Indledningsvist gav vicedirektør Carsten Wulff en status på indsatserne vedr. rekruttering, onboarding og fastholdelse med afsæt i driverdiagrammet. I orienteringen var fokus på forslag til næste indsatser, jf. vedlagte slide.

Forslag til næste indsatser for rekruttering, onboarding og fastholdelse

Efterfølgende havde HMU i mindre grupper drøftelser af forslag til næste indsatser for rekruttering, onboarding og fastholdelse. I plenum fremkom følgende forslag til indsatser:

• Digital løsning ift. onboarding, fx appen Emento
• Videndeling om de succesfulde onboarding forløb. Podcast, vidensbibliotek, HR-netværk
• Effektiv vidensdeling, der sikrer godt outcome. Vigtigt med agilitet, at det ikke bliver for firkantet. Hvad for en ‘vidensbank’ skal vi etablere
• Lade viden og medarbejdere flytte sig i langt højere grad end i dag. Fx en turnus-ordning
• HR og digitalisering: Arbejdsgange og løn
• Kvalificering af viden, fx via et HR-netværk. Vigtigt at få de forskellige perspektiver med
• Interviewe studerende/unge under 25 år, der ikke allerede er ansat, for at høre deres input til, hvordan de ønsker at blive introduceret

Vicedirektør Carsten Wulff kvitterede for de mange input, og opsummerede at drøftelserne særligt har peget på, at fokus skal være på digital understøttelse af den gode introduktion/onboarding samt deling af tværgående viden. Der blev orienteret om, at der i Socialstaben pågår et afdækkende arbejde af fremtidsudsigterne for Emento-appen.

For at følge arbejdet med indsatserne vil der løbende blive kigget på data for personaleflow. Det giver ikke nødvendigvis hele sandheden, men en indikation på, hvordan det går. HMU vil blive orienteret om udviklingen i data.

HMU nåede ikke, grundet tidmangel, at drøfte et alternativ til ordet 'fastholdelse' til fremtidig brug i det strategiske arbejde hos Socialområdet.

HMU besluttede, at:

• tage orienteringen om status på indsatserne vedr. rekruttering, onboarding og fastholdelse til efterretning
• anbefale forslag til en række indsatser for rekruttering, onboarding og fastholdelse, som kan igangsættes i 2024 og 2025

• Bilag 1 driverdiagram
• Bilag 2 Idékatalog
• Indsatser rekrut. mv HMU 280224

Socialområdet kom samlet set ud af 2023 med et overskud på 41,4 mio. kr.

For de enkelte områder m.v. er resultaterne:

• DOK: 1,3 mio. kr.
• HOL: 10,1 mio. kr.
• SBU: 0,0 mio. kr.
• SKH: 1,7 mio. kr. (social)
• SAU: 3,1 mio. kr.
• SOH: -1,8 mio. kr.
• SUA: 3,4 mio. kr.
• SVO: 4,1 mio. kr.

• Fællespuljen: 13,3 mio. kr.
• Socialstaben: 3,7 mio. kr.
• Puje vedr. sikrede pladser: 3,7 mio. kr.
• Øvrige: -1,2 mio. kr.

Socialområdet fik et overskud på 41,4 millioner kroner i 2023 ud af et samlet reguleret budget på lidt over 1,5 mia. kroner. Overskuddet er opstået af flere grunde.

I november 2022 blev der aftalt en ekstraordinær takstforhøjelse af 2023-taksterne med kommunerne på grund af de stigende priser. Det gav en ekstra indtægt i 2023 på ca. 17 mio. kroner. Priserne steg dog ikke som forventet. Faktisk faldt omkostningerne til forsyning i 2023, så de ekstra penge blev ikke brugt.

Holmstrupgård har fået et overskud på 10 mio. kroner. Det er opstået ved, at der blev gennemført en række effektiviseringer i 2022, som er blevet efterfulgt af en kraftig og uventet indtægtsfremgang i 2023.

Socialområdet har i 2023 haft færre udgifter som følge af en indsats med at reducere brugen af vikarer.

Hertil kommer at høje indtægter på socialområdet som helhed har medført ekstraordinært store overhead til centrale funktioner, som ikke er blevet anvendt. Det skyldes blandt andet stram styring af omkostningerne til administrative funktioner samt også ansættelsesstoppet, der blev indført i efteråret.

Henset til den pressede økonomiske situation i mange kommuner og til regionens medansvar i forhold til at sikre en bæredygtig økonomisk udvikling på det specialiserede socialområde, vil socialledelsen foreslå regionsrådet at tilbagebetale 20 mio. kroner af overskuddet fra 2023 til de kommuner, der købte pladser i specialområderne i 2023. Med en tilbagebetaling i denne størrelsesorden vil der fortsat være en buffer til bl.a. håndtering af ufinansierede omkostninger til udmøntning af trepartsaftalen vedr. løn til særlige personalegrupper.

Derudover siger reglerne i rammeaftalen, at Socialområdet skal tilbagebetale den del af et overskud, der overstiger 5% på ethvert tilbud ved at sætte taksterne ned to år efter. Da Holmstrupgårds overskud overstiger 5%, gælder den regel for Holmstrupgård. Administrationen foreslår at fremskynde tilbagebetalingen ved at tilbagebetale yderligere 4,7 mio. kroner med det samme til de kommuner, der har købt pladser på Holmstrupgård i 2023.

Tilbagebetalingen af overskud fra 2023 vil alene vedrøre midler, der er reserveret på centrale konti, og vil derfor ikke påvirke den borgernære drift.

HMU besluttede,

• at tage orienteringerne til efterretning.

Det årlige ledelsestilsyn er afviklet med et besøg hos hver af de 8 specialområder. Temaet i 2023 var det daglige arbejdsmiljøarbejde med afsæt i HMU's arbejdsmiljøfokuspunkter for 2023-2024 (HUSET). Ledelsestilsynet 2023 havde et eksplicit fokus på psykiske belastninger, herunder psykisk og fysisk vold (sikkerhed), men også høje følelsesmæssige krav i arbejdet (belastninger over tid), emner som også udgjorde temaet for Arbejdsmiljøtemadagen 2023. Efter alle besøg blev der udarbejdet et referat med temaer fra drøftelserne og en række anbefalinger til det videre arbejdsmiljøarbejde i specialområderne. Anbefalingerne er dagsordenssat på driftsmøderne primo 2024 og fungerer som en opfølgning på det besøg specialområdet har haft.

Tværgående var følgende tematikker særligt en del af drøftelserne:

• Nyansatte herunder rekruttering og onboardning/introduktion
• Øget fokus på brug af VTC
• Ergonomi og fysiske rammer/vilkår
• Øget kompleksitet (og selvskade) i målgruppen
• Øget pårørende samarbejde
• Magtanvendelser
• Borgerperspektiv og LA2
• Høje følelsesmæssige krav i arbejdet og det at kunne tale om det svære i teamet (psykologisk tryghed)

- Generelt vedr. at arbejde systematisk med at forebygge og håndtere de ovennævnte punkter

På besøgene fortalte flere specialområder om konkrete og for dem virkningsfulde tiltag, som medarbejdere og ledere fandt positive. En oversigt over tematikkerne og tiltagene er samlet i vedlagte idekatalog.

Tværgående arbejdsmiljøkoordinator Lotte Koldtoft gav en kortfattet opsummering af de væsentligste tværgående tematikker, der fremkom i forbindelse med ledelsestilsynene i 2023. Oplevelsen er, at det har været givtige og vigtige dialoger rundt i de enkelte specialområder. Særligt er der kommet et sprog for at tale om belastninger.

Der blev orienteret om, at de anbefalinger der er udarbejdet i forlængelse af ledelsestilsynene drøftes på de månedlige driftsmøder mellem socialdirektøren og områdechefen.

Vedlagte idekatalog udsendes til områdechefer og lokale arbejdsmiljøkoordinatorer.

HMU besluttede, at:

• tage opsamlingen på Ledelsestilsyn 2023 til efterretning
• tage idekatalog om virkningsfulde tiltag til efterretning

• Idekatelog virkningsfulde arbejdsmiljøtiltag 2023

3-meter reglen går ud på at styrke sikkerhedskulturen og mindske risikoadfærd i hverdagssituationer: Du er "direktør" for dine nærmeste 3 meter.

Formålet er at reducere Regionens arbejds- og nærved ulykker både de fysiske og psykiske. Regionens arbejdsmiljøkoordinatorer har i samarbejde med Koncern HR Fysisk Arbejdsmiljø udarbejdet fælles regionalt materiale til 3-meter ugen i 2024.

Temaet er i 2024 "gi' din næste det bedste". HMU-medlemmerne er velkomne til at bidrage med, hvad de har lagt mærke til under afviklingen af uge 3 lokalt i deres specialområde.

HMU har generelt en rolle i at være med til at uge 3 budskabet skal leve i de øvrige 51 uger om året - som et greb ind i at styrke sikkerhedskulturen og derved reducere ulykkerne.

Tværgående arbejdsmiljøkoordinator Lotte Koldtoft orienterede kortfattet om Socialområdets uge 3. Der har i hele organisationen været iværksat en række forskellige tiltag for at skabe positiv larm om uge 3. HMU videndelte herom.

Evalueringen viser, at det i nogle specialområder har været nemmere at udbrede budskabet end andre steder.

Der var i HMU enighed om, at Socialområdet også i 2025 skal bakke op om de gode tiltag.

HMU besluttede, at:

• mundtlig evaluere Socialområdets "3-meter uge/uge 3" 2024

Jimmy Riberholdt giver en mundtlig tilbagemelding på drøftelserne fra mødet i RMU den 8. februar.

Retningslinjer for befordringsgodtgørelse i Region Midtjylland

Direktionen har besluttet, at befordringsgodtgørelse for benyttelse af privat bil på tjenesterejser fra den 1. april 2024 beregnes med udgangspunkt i merudgiftsprincippet. RMU drøftede et forslag til retningslinjer herfor på mødet den 8. februar. På HMU gives en særlig orientering om, hvad RMU drøftede.

Hvis referatet (udkast) forelægger forud for mødet i HMU opdateres sagsfremstillingen.

Jimmy Riberholdt gav en orientering fra RMU-mødet den 8. februar, herunder at der på mødet særligt var to emner, der fyldte: Et stort fokus på befordringsgodtgørelsen, ligesom økonomien i somatikken meget.

De væsentligste informationer fra RMU-mødet til videreformidling til HMU’erne:

• RMU drøftede status vedrørende økonomien og konsekvenserne af de store omstillinger og besparelser. Der blev udtrykt stor anerkendelse fra direktionen for at have navigeret igennem et så svært 2023 og for den konstruktive måde, der arbejdes med at finde løsninger. Der blev henvist til en pressemeddelelse om regnskabsresultatet for 2023 og status vedrørende den økonomiske situation (vedlagt som bilag til referatet)
• RMU fik præsenteret og drøftede det nye arbejdsplanlægningssystem, som er ved at blive implementeret på hospitaler mv. Det blev i den forbindelse foreslået, at der også lokalt drøftes arbejdstidsplanlægning med fokus på mulighederne i og anvendelsen af det nye system.

• Det blev aftalt, at RMU drøfter input til budget 2025 på møderne i april og juni. Den overordnede budgetproces blev godkendt, og HMU’erne informeres herom (vedlagt oversigt med tidsplan for budgetprocessen af inddragelse af HMU’er og RMU).
• Nye retningslinjer for befordringsgodtgørelse på vej. Træder i kraft pr. 1. april 2024. De nye retningslinjer vil senere blive lagt på Koncern HR’s hjemmeside, hvor der også vil blive lavet en Q&A. Der informeres bl.a. via MidtNyt i marts.
• RMU drøftede seneste status vedrørende arbejdet nationalt og regionalt omkring mulighederne for sløring af medarbejderidentitet. Emnet tages op igen på næste møde, og der vil forinden blive kommunikeret om de politiske beslutninger.

• Den nye ordning vedrørende Lægevagtens natberedskab træder i kraft den 1. marts 2024. RMU blev orienteret om og drøftede status vedrørende arbejdet med organiseringen og forberedelserne.

• Region Midtjylland har tilsluttet sig Solsikkeprogrammet, og der vil senere blive kommunikeret nærmere om dette via MidtNyt og MED-systemet.
• Direktionen har besluttet, at der gennemføres en Arbejdsmiljøkonference for MED- og Arbejdsmiljøorganisationen den 28. august 2024. RMU bakkede op om, at der især fokuseres på forebyggelse og udvikling i arbejdsmiljøarbejdet, og at det overordnede tema for konferencen tager afsæt i Region Midtjyllands arbejdsmiljøfokus 2024: "Et sikkert og sundt arbejdsmiljø med særligt fokus på det psykiske arbejdsmiljø og forebyggelse af risikoadfærd – med vægt på psykologisk sikkerhed/tryghed, sikkerhedskultur, fremme af mening, fællesskab og samarbejde." Nærmere info følger.

HMU besluttede, at:

• Tage orienteringerne til efterretning.

Retningslinjen 'Klassifikations- og kompetencemodellen for sikkerhed og belastninger' er blevet revideret og gjort tidsvarende i 2023-2024. Modellen er oprindeligt fra 2013 og revideret i 2019, hvor specialområderne hjemtog kursusaktiviteten vedr. konfliktforebyggelse fra CKU. Den nye revision er sket med løbende proces og inddragelse fra områdernes lokale arbejdsmiljøkoordinatorer, stabs- og personalejurister, VRM og div. arbejdsmiljøkonsulenter. Modellen er overordnet set forenklet og kortet ned, 2024-versionen præciserer kompetencekravene yderligere og tydeliggør de krav der er til kompetencer hos (VRM)vikarer. Modellen har desuden fået tilføjet perspektiver vedr. Belastningspsykologi jf. HMU's anbefaling i 'HUSET'. Specialområderne har haft modellen i høring ultimo 2023. Den generelle tilbagemelding på revisionen har været positiv. Socialledelsen godkendte modellen den 9. januar 2024 og SCF er efterfølgende orienteret. Specialområderne er bedt om at tilpasse praksis til modellens krav i 2024, herunder monitorere på kursusafviklingen. På ledelsestilsynene i efteråret 2024, vil der være fokus på modellens implementering.

HMU besluttede, at:

• tage orienteringen til efterretning

• Flowdiagram klassifikations- og kompetencemodel 2024
• Klassifikations-og kompetencemodel for sikkerhed og belastninger 2024

Prækvalifikation

Efter udbudsmaterialet er blevet offentliggjort den 17. november 2023 har leverandører på markedet haft mulighed for at læse de krav der stilles til en det nye socialfaglige it-system. Den 20. december 2023 havde leverandørerne frist for at tilkendegive om de ønskede at blive prækvalificeret til at afgive et tilbud, og udbudsteamet har modtaget et antal interessante anmodninger om prækvalifikation fra mulige leverandører.

Anmodninger er behandlet af udbudsteamet, fremlagt for styregruppen og godkendt af styregruppeformand - Ann-Britt Wetche. Fire leverandører er blevet prækvalificeret og har fået besked om, at de gerne må afgive indledende tilbud til Socialområdet. Vi har givet positiv tilkendegivelse til: EG Digital Welfare, Systematic, KMD og Netcompany. De fire leverandører har deadline for at afgive inledende tilbud den 8. marts 2024.

Evaluering af indkomne tilbud

Til evaluering af de indledende tilbud bidrager projektgruppen og øvrige udvalgte medarbejdere fra de arbejdsgrupper, som var med til at formulere krav under foranalysen. Derudover deltager udbudsteamet i alle evalueringer. Resultatet af evalueringerne forventes forelagt styregruppen i april måned. Der forventes forhandlingsmøder med de fire leverandører i uge 16, hvor udbudsteamet vil være repræsenteret sammen med en repræsentant fra styregruppen. Deadline for afgivelse af et endeligt tilbud forventes at ske i slutningen af maj måned, med en forventelig kontraktindgåelse i september 2024.

Tidsplanen for udbuddet følges fortsat - se evt. bilag med tidsplan for udbudsprojektet.

Status på arbejdet med den kommende implementeringsproces

Udbudsprojektet er i gang med at inddrage relevant viden fra specialområderne i forhold til implementering af nyt socialfagligt it-system.
Det er en fælles opgave som kommer til at lægge et stort pres på organisationen i en periode, og udbudsprojektet ønsker input til hvordan vi sammen kommer i mål med en vellykket implementering.

Udbudsprojektet har tidligere inddraget HMU og Strategisk Chefforum, og den 15. december 2023 var implementering af nyt socialfagligt it-system på dagsordenen på Åbent møde i Strategisk Chefforum. Her deltog afdelingsledere fra specialområderne i drøftelser med forskellige ledelsesperspektiver på implementering. Det blev blandt andet drøftet hvordan afdelingslederne kan være med til at hjælpe implementeringen på vej, og hvad der skal til af viden for at afdelingslederne kan stå i spidsen for forandringen.

Følgende væsentlige input fremkom under drøftelserne:

• Lederne efterspurgte en "FØR, UNDER, EFTER plan" for implementeringen.
• De udtrykte behov for hjælp til oversættelse af ”Det store HVORFOR”
• De udtrykte stort behov for indsigt i den nye løsning og tidlig involvering i implementeringsprocessen, så de bedst muligt kunne understøtte forandringen i deres afdelinger.
• Der blev ytret ønske om besøg fra udbudsteamet på afdelingsmøder, så alle afdelingsledere får relevant information om implementeringsprocessen.

Udbudsteamet og Styregruppen vil arbejde videre med implementeringsopgaven på baggrund af de input der blev givet. I udbudsmaterialet har vi ligeledes bedt leverandørerne om at dele deres erfaringer med implementering svarende til vores behov og indgå i samarbejde om detailplanlægningen ift. implementeringen.

Det forventes, at implementeringen kommer til at foregå i første halvår af 2025.

HMU besluttede, at:

• tage orienteringen til efterretning

• Faseplan - figurformat

HMU orienteres om, at der er lavet et supplerende dokument om arbejdsgange ved mistanke og eller bekræftet medicinsvind, jf. vedlagte. Dokumentet supplerer retningslinjen om medicinhåndtering.

Der ses desværre af og til medicinsvind på et botilbud, hvorfor der er behov for vejledning til ledelse og medicinansvarlige.

Der ændres ikke på den nuværende praksis, men i arbejdsgangen er det understreget, at der kan ske politianmeldelse.

HMU besluttede, at:

• tage orienteringen til efterretning

• Medicinsvind - arbejdsgange ved mistanke om eller bekræftet svind

Som afslutning på mødet laves en video med de væsentligste pointer fra mødet, som sendes til LMU-formandskaberne. Det foreslås, med afsæt i de punkter der er på dagsordenen, at det er vicedirektør Carsten Wulff og tværgående arbejdsmiljøkoordinator Lotte Koldtoft, der laver videooptagelsen.

Under punktet ønskes desuden en tilbagemelding på, hvordan videoen blev taget imod i specialområderne og i Socialstaben.

Der var i HMU enighed om, at det er for tidligt at evaluere på, hvordan videoen fra HMU bliver taget imod i specialområderne og i Socialstaben.

HMU besluttede, at:

• godkende at vicedirektør Carsten Wulff og tværgående arbejdsmiljøkoordinator Lotte Koldtoft laver videooptagelsen
• at der kan orienteres om følgende emner: TULE, arbejdsmiljødata og drøftelserne relateret til punktet om indsatser for rekruttering, fastholdelse og onboarding
• videoen sendes til LMU-formandskaberne med en opfordring til, at den deles lokalt
• der på mødet i HMU den 6. juni, hvor LMU-formandskaberne deltager, kan være en drøftelse af, hvordan drøftelserne fra HMU bedst kommunikeres ud i organisationen

Der ønskes en gensidig orientering samt en drøftelse af forslag til emner/punkter til HMU-mødet den 6. juni, hvor LMU-formandskaberne deltager, jf. vedlagte årsplan 2024.

HMU besluttede, at:

• der på nuværende tidspunkt er yderligere punkter til mødet den 6. juni.

• HMU Årsplan 2024 - til HMU 28.2

HMU besluttede, at:

• evaluere mødet. Der var enighed om, at der var relevante punkter på dagsordenen, og spændende drøftelser. Der var en positiv dynamik i rummet.
• der på et kommende HMU-møde er en drøftelse af, hvordan der i HMU kan skabes endnu større tydelighed på, hvad HMU har behandlet, hvorfra og hvorfor emnerne blev dagsordenssat og metoder til, hvordan der kan arbejdes med emnerne på møderne. En arbejdsgruppe bestående af Ann-Britt Wetche, Ann Frederiksen og Louise Leturgie kommer med et konkret forslag