Dagsordener og referater fra HMU på Socialområdet

HMU-formandskabet ved socialdirektør Ann-Britt Wetche byder velkommen og gennemgår kort programmet for mødet.

Vi sidder i mindre grupper. Gruppeinddelingen ses ved bordene.

Tjek-ind ved bordene

Formålet med tjek-ind er at alle 'lander' i rummet og i mødet. Der er en bordet-rundt, hvor alle får mulighed for ultrakort at fortælle de øvrige omkring bordet, hvem man er, og hvad man er optaget af. Det kan både være stort som småt.

Afbud

• Lars Bording-Machon
• Rasmus L. Dinnesen

Dagsordenen ønskes godkendt, samt referatet fra seneste møde (vedlagt).

Medarbejderside orienterer om, hvad der blev drøftet på formødet.

HMU formandskabet har i forlængelse af drøftelserne på det konstituerende møde i HMU udarbejdet en årsplan gældende for 2025 for HMU.

Årsplanen, se vedlagte, giver et overblik over de faste punkter, der behandles på møderne, samt de temadrøftelser, der afvikles i HMU-regi. Årsplanen er tænkt som dynamisk og vedlægges fremadrettet på alle møder.

HMU formandskabet v. Ann-Britt Wetche vil på mødet kort gennemgå årsplanen.

En af de politisk bestemte indsatser i Socialområdets visions- og udviklingsplan er udarbejdelsen af en ny strategi for vidensbaseret praksis. Den eksisterende strategi for forskning- og udvikling er fra 2014, med en opdatering i 2016. Det seneste år har man derfor arbejdet på tilblivelsen af en ny strategi. Arbejdet hermed er ledelsesmæssigt forankret i temagruppen Ét socialområde, med løbende involvering af Strategisk Chefforum (SCF).

Der har gennem hele processen været fokus på inddragelsen af relevante nøglepersoner i organisationen. Blandt andet har man nedsat to overlappende projektgrupper med relevante repræsentanter fra specialområderne, og så har netværket for forskning og udvikling ved flere lejligheder givet input til strategien og arbejdet med denne. Afslutningsvist har regionens psykiatri- og socialudvalg (PSU) kommet med input fra politisk hold i slutningen af 2024.

Strategien vurderes nu at være klar til endelig politisk behandling, og den 2. juni godkendte SCF, at strategien skal til politisk godkendelse i PSU efter sommerferien. Inden strategien forelægges PSU, vil den blive grafisk opsat, således den ligner Socialområdets visions- og udviklingsplan layoutmæssigt.

På mødet vil Ann-Britt Wetche indledningsvist introducere til strategien. Herunder vil der blive sat ord på baggrunden for udarbejdelsen af en ny strategi samt det seneste års arbejde med tilblivelsen af den. Efter introduktionen orienteres kort om de videre skridt. Som et led i kommunikationen til organisationen - og for at få strategien til at leve - planlægger man blandt andet, at der bliver en kort præsentation på Socialområdets vidensdelingskonference den 29. september 2025.

Forudsat at PSU godkender strategien til forventeligt september, skal der inden længe arbejdes med implementeringen af strategien. Med det afsæt lægges der op til en drøftelse i HMU af, hvad en god implementering kalder på. Herunder, hvad der er af gode erfaringer, gode råd og opmærksomhedspunkter i forhold til implementering af en strategi.

Der ønskes en drøftelse i grupperne (20 min.), hvor der gives input til gode erfaringer, gode råd og opmærksomhedspunkter. Hver gruppe orienterer efterfølgende i plenum om de vigtigste pointer, herunder hvad der gav mest energi i drøftelserne.

Det er blevet besluttet, at HMU skal orienteres om status på sundhedsreformen på hvert HMU-møde for det resterende af kalenderåret.

Orienteringen vil give en status på sundhedsreformen og dets betydning for det regionale socialområde. Der vil være særligt fokus på lovbehandlingen vedr. regionsloven (L213 og L214), herunder overdragelse af opgaver fra kommuner til regioner, hvor Socialområdet har et særligt fokus på specialiseret rehabilitering og avanceret genoptræning.

Desuden gives en kort status på relevante tiltag fra forummet Sammen om handicap.

Som led i arbejdet med Visions- og udviklingsplanen for Socialområdet arbejdes der pt. med udarbejdelsen af en ny borger- og pårørendepolitik for Socialområdet.

Politikken er en prioriteret indsats, og der arbejdes strategisk med et styrket fokus på borger- og pårørendeperspektiver samt en styrket inddragelseskultur, hvor borgere og pårørende er aktive aktører i indsatsen og gennem ligeværdig dialog og samarbejde er med til at udvikle Socialområdets indsatser.

Den nye politik skal sætte en mere tidssvarende ramme om og retning for det aktuelle og fremtidige samarbejde med borgere og pårørende på Socialområdet. Politikken vil have afsæt i de 9 Grundprincipper for borgerinddragelse i Region Midtjylland og vil bygge på praksis, viden, data, erfaringer og ambitioner med borger- og pårørendesamarbejdet på Socialområdet.

Efter sommerferien sendes politikken i høring i LMU’erne i specialområderne og i Socialstaben, jf. vedlagte tidsplan. Da der ikke er planlagt et ordinært møde i HMU i høringsperioden, foreslås det, at HMU formandskabet bemyndiges til at afgive høringssvar på vegne af det samlede HMU. Høringssvaret for HMU dagsordenssættes til orientering på mødet i HMU den 2. oktober.

Tidsplan og udrulningsplan

På baggrund af den reviderede tidsplan for Sensum One projektet er der udarbejdet en detaljeret tidsplan, som styregruppen godkendte i forbindelse med styregruppemødet den 19. marts.

Holmstrupgård skal pilotafprøve Sensum One i løbet af efteråret 2025, og Sensum One udrulles på de resterende specialområder i 1. og 2. kvartal 2026.

Områdecheferne på den enkelte specialområder har modtaget orientering om udrulningsplanen, og Vicekontorchef og leder af Social-IT, Vibeke Kjær-Jensen, og produktforvalter, Kirsten Weinreich deltager aktuelt på ledermøder i de enkelte specialområder for at udfolde udrulningsplanen.

Sensum One projektet følger den reviderede tidsplan, og har den fremdrift i projektet som skal til for at nå i mål med udrulningsplanen.

Undervisning i Sensum One

I forbindelse med udrulningen af Sensum One skal alle basisbrugere gennemgå en fysisk undervisningsdag i systemet samt gennemgå e-læring.

I Sensum One projektet arbejdes der aktuelt med at udarbejde e-læringsmateriale, som bliver en del af introduktionen til Sensum One. E-læringen vil fokusere på de faglige metoder VUM 2.0, ICS og FSIII, som Sensum One understøtter. E-læringen skal hjælpe medarbejderne med at forstå overgangen til Sensum One og de nye dokumentationspraksisser, samt give medarbejderne en forståelse af både metoderne og deres integration i systemet.

Opsætning og konfiguration af Sensum One

Sensum One skal favne visionen om fælles faglighed, sprog og metoder på tværs af specialområderne. Der arbejdes aktuelt med at konfigurere Sensum One med fokus på en fælles opsætning af systemet.

Socialområdets årlige arbejdsmiljøtemadag blev afviklet 14. maj 2025. Temaet var ’Et trygt arbejdsmiljø gennem faglighed’, hvor der var fokus på den socialfaglige metode ’Low Arousal 2 og LA2u (understøttet).

Socialledelsen har besluttet, at LA2 skal være et fælles fagligt udgangspunkt, der går på tværs af Socialområdets botilbud. Formålet er at sikre trivsel og tryghed hos borgerne, og derved også forebygge udadreagerende adfærd og sikre et trygt arbejdsmiljø. Mange botilbud er allerede i gang med arbejdet med LA2, men er forskellige steder i processen. Temadagen gav således et fælles startskud på LA2, hvorfra alle botilbud kunne hente brugbare input, uanset deres tidligere erfaring med metoden.

Der deltog knap 240 fra Socialområdets HMU, LMU'er og arbejdsmiljøgrupper inkl. relevante nøglefunktioner. Temadagen bestod af fire plenumoplæg, hvor en tredjedel af deltagerne rykkede ud i et tilstødende lokale undervejs, hvor de hørte samme oplæg i omvendt rækkefølge. Alle LMU'erne afsluttede dagen i eget specialområde, hvor dagens indtryk blev vidensdelt og drøftet med "næste skridt" for øje.

Program for arbejdsmiljøtemadagen 2025:

• En gennemgang af v Low Arousal 2 og LA2u
  • 
    v/Marie Louise Stochholm, Medstifter af SOPRA.

• LA2 fra ord til handling - Hvordan fokus på trivsel og borgernes indefraperspektiv faciliterer trygge leve- og arbejdsmiljøer
  • v/ Kenneth Sandell Henriksen, fra KSH-Recovery.

• Er du tæt på Normal? - Dobbeltperspektiv og beskyttende faktorer
  • v/ Karina Hvis Jørgensen og Louise Barner Kjærgaard, fra SAU.

• Samarbejde omkring LA2 og LA2u
  • v/Marie Louise Stochholm, indtog scenen igen om eftermiddagen, hvor hun gav inputs til hvordan man samarbejder bedst om LA2, på tværs af faggrupper.

• Drøftelse i eget specialområde
  • Dagen sluttede med afrunding i eget område. Fokus var implementering af LA2, samt videreudvikling og de beskyttende faktorer.

HMU skal til mødet give input til det kommende års arbejdsmiljøtemadag, herunder evt. temaønske og ønske til form mv.

IKH deltog ikke på arbejdsmiljøtemadagen, da emnet LA2 lægger uden med deres primære opgaveområdet. Senere på året afholder IKH en fag-relevant arbejdsmiljøtemadag, for egne arbejdsmiljøgrupper.

Socialområdets økonomiprognose viser aktuelt et forventet resultat på 10,8 mio. kr. inkl. overført budget fra 2024.

Prognosen dækker over udsving specialområderne imellem. SBU har økonomiske udfordringer pt., imens SVO og Holmstrupgård forventer pæne overskud.

Denne sag giver en samlet årlig status på de tre centrale tilsynsområder på Socialområdet: Sundhedsindsatser, Socialtilsyn samt Arbejdsmiljø og sikkerhed. HMU orienteres om status på de forskellige tilsyn mhp. at kunne følge kvalitetsudviklingen på Socialområdet samt evt. særlige opmærksomhedspunkter fremadrettet.

Kvaliteten af de sociale tilbud i Region Midtjylland fastholdes overordnet på et højt niveau. Der er iværksat en række udviklingstiltag og justeringer med afsæt i lokale fund og nationale initiativer.

Der er vedlagt tre årsrapporter, en beskrivelse af de tre tilsyn, herunder de reaktioner de kan give i forbindelse med tilsyn, og et overblik over de vigtigste resultater på tværs af årsrapporterne:

• Overblik over de vigtigste resultater - bilag 1
• Beskrivelse af de tre tilsyn - bilag 2
• Årsrapport om sundhed - bilag 3
• Årsrapport om socialtilsyn - bilag 4
• Årsrapport om arbejdsmiljø og sikkerhed - bilag 5

Sundhed

I 2024 fik Socialområdet syv tilsynsbesøg fra Styrelsen for Patientsikkerhed. Heraf viste fem besøg ingen problemer af betydning for patientsikkerheden, mens to besøg viste mindre

problemer af betydning for patientsikkerheden.

Samtidig er antallet af rapporterede UTH’er (=utilsigtede hændelser; en hændelse, som har eller kunne have haft konsekvenser for borgeren) nogenlunde konstant med 3.354 i 2023 og 3218 i 2024. Langt størstedelen af UTH’erne er ligesom i tidligere år kategoriseret som "Lav patientsikkerhedsrisiko", og der er fortsat stort fokus på borgernes sikkerhed på Socialområdet.

For at fastholde kvaliteten på det sundhedsfaglige område vil Socialområdet i 2025 fortsat gennemføre interne medicinaudits til kvalitetssikring og forberedelse af tilsyn og bland andet fokusere på samlerapportering og udbredelsen af dosisdispensering. ”Borger-borger vold” vil i 2025 blive registreret i Sensum i stedet for i Dansk Patientsikkerhedsdatabase.

De tværgående sundhedsindsatser i 2025 er ansættelse af bostedslæger, sundhedstjek, samarbejdsaftaler med psykiatrien og akutafdelingerne.

Socialtilsyn

Regionens sociale tilbud opretholder i 2024 en høj kvalitet med en gennemsnitlig indikatorscore på 4,5 ud af 5. Det betyder, at tilbuddene samlet set i høj til meget høj grad opfylder kvalitetskriterierne. Ingen tilbud modtog påbud eller skærpet tilsyn. I alt blev der gennemført 31 tilsynsbesøg fordelt på regionens otte specialområder. I de tilfælde, hvor der er påpeget mangler, er der arbejdet systematisk med interne handleplaner med henblik på kvalitetsudvikling.

Socialområdet har i 2024 fortsat arbejdet målrettet med at nedbringe personalegennemstrømningen og styrke introduktionen og oplæringen af nye medarbejdere. Indsatserne har bidraget til en vis stabilisering af både personalegennemstrømning, sygefravær og brug af vikarer, selvom området fortsat er udfordret.

I 2025 sættes nye strategiske initiativer i gang med fokus på at fastholde og videreudvikle den høje kvalitet i tilbuddene. Blandt initiativerne er implementeringen af et nyt socialfagligt dokumentationssystem, udviklingen af en ny model for monitorering af socialfaglig kvalitet samt fremsættelsen af en ny borger- og pårørendepolitik til politisk godkendelse.

Arbejdsmiljø og sikkerhed

For første gang siden COVID-19 ses der et lille fald i sygefraværet – fra 8,8 % i 2023 til 8,1 % i 2024. Dette vurderes som et positivt tegn på et gradvist forbedret arbejdsmiljø.

Der er registreret en mindre stigning i antallet af arbejdsulykker (fra 340 i 2023 til 353 i 2024), svarende til væksten i antal ansatte. Den hyppigste årsag til arbejdsulykker er fortsat fysisk vold – især blandt nyansatte, der også står for 37 % af ulykkerne. Data viser en prioriteret og styrket indberetningspraksis ved vold, trusler og chikane (VTC), som anvendes aktivt i det forebyggende arbejdsmiljøarbejde.

Arbejdstilsynet har i 2024 gennemført et ekstraordinært højt antal tilsynsbesøg på Socialområdet. Antallet af påbud er dog lavt – under ét påbud pr. 10 tilsyn. Derimod er antallet af påtaler steget markant, hvilket tilskrives en stærk lokal analyse- og forebyggelsespraksis, der er igangsat allerede inden tilsynsbesøgene.

Socialområdet har som reaktion på data og stigende opgavekompleksitet udarbejdet et implementeringskatalog til en styrket arbejdsmiljøindsats 2025-2026. Det indeholder bl.a. indsatser for implementering af den nye Sikkerhedsmodel 4.0, øget fokus på den faglige tilgang, systematisering af psykisk førstehjælp og fælles konflikthåndtering for nyansatte.

Implementeringskataloget
Som et resultat af HMU arbejdsmiljødrøftelsen 2024, bad HMU-formandskabet om forslag til konkrete indsatser til en styrket arbejdsmiljøindsats for 2025-2026 og frem mod 2030. Der er på den baggrund udarbejdet 9 forslag i et implementeringskatalog. Flere af forslagene udspringer af eller matcher det strategiske sigte i ArbejdsmiljøHUSET 2025-2026 (revideret oktober 2024).

Implemeteringskataloget skal ses som et bærende element i implementeringen af specialområdernes lokale sikkerhedsplaner, som er beskrevet i den nye og reviderede Sikkerhedsmodel 4.0 (januar 2025).

HMU fik kataloget til orientering og drøftelse den 28. februar 2025. Der var opbakning til de oplistede indsatser, og der blev givet input til de næste skridt. Siden HMU-mødet er de oplistede input indarbejdet og taget til efterretning og der er lavet en status samt oplistning af ansvar og opgaver i det videre arbejde. Socialledelsen har ligeledes, prio april, godkendt implementeringskataloget, herunder status, de næste skridt samt ansvar og opgaver, hvor efter socialområdets strategiske chefforum er orienteret herom, den 1. maj 2025.

HMU har fået ny konstituering, og det nye HMU-underudvalg for arbejdsmiljø og trivsel skal arbejde med implementeringskataloget. Derfor gives der en orientering om implementeringskataloget, samt en status på to af dets indsatser.

De ni overordnede indsatser findes nedenfor, i prioriteret rækkefølge:

1. Underudvalg for arbejdsmiljø og trivsel
2. Sikkerhedsmodellen 4.0 (Sikkerhedsplaner)
3. LA2 Low Arousal 2
4. Styrke og kompetenceudvikle de lokale arbejdsmiljøkoordinatorer
5. Tværgående kompetenceudvikling - Fælles konfliktforebyggelseskurser
6. Tværgående faglige kompetencekorps
7. Psykisk førstehjælp
8. Uddannelsestilbud for (nye)ledere
9. Øge samarbejdet med uddannelsesinstitutionerne

(Se bilag for yderligere detaljer for status)

Sikkerhedsmodellen 4.0 – Status på arbejdet med sikkerhedsplaner
I sikkerhedsmodellen 4.0 fremgår det, at specialområderne på tilbudsniveau skal udarbejde og implementere lokale sikkerhedsplaner. Ifølge implementeringskataloget for styrket arbejdsmiljøindsats skal specialområderne kunne omsætte sikkerhedsplanerne i praksis fra 1. januar 2026.

På mødet modtager HMU en kort mundtlig status på specialområdernes arbejde.

Status LA2 Low Arousal 2 – Status på arbejdet.
På mødet hos Temagruppen ’Det hele menneske’, blev der den 2. april givet en status på hvor specialområderne er i arbejdet med LA2. Denne status er lavet i marts. Specialområderne er forskellige steder i arbejdet; Nogle er ved at planlægge arbejdet med LA2 og sende de første medarbejdere og ledere på uddannelse, mens andre specialområder allerede arbejder fast med brugen af LA2. (Se bilag for yderligere status).

LA2 blev drøftet på arbejdsmiljø-ERFA-netværket den 20 maj. Her blev det beskrevet, at der har været en fremgang i arbejdet, siden vedhæftede opgørelse fra marts.

Direktionen har den 5. juni 2024 godkendt rammen for udvikling af Region Midtjyllands Trivselsundersøgelses- og Ledelsesevalueringskoncept (TULE). Det reviderede koncept skal være klar september 2026.

Hidtil har TULE (og APV) været afviklet hvert andet år – for Socialområdet var det senest i november/december 2023.

Defactum arbejder pt et TULE-koncept, der består af 2 typer målinger.

Følgende er oplyst vedr. den forestående revidering af TULE-konceptet 2026:

Regional måling af trivsel og ledelse

• Et regionalt fælles koncept til måling af trivsel, tilfredshed og motivation med fastlagte spørgsmål for hele regionen som gennemføres hvert 3. år (sammen med kortlægning af APV)
• Denne overordnede regionale måling vil særligt egne sig til benchmarking og sikring af lovmedholdelighed – laveste niveau for rapportresultater vil være på specialområdeniveau/LMU-niveau.
• Man drøfter om trivsels og ledelsesrelaterede spørgsmål skal skilles ad

Lokale, agile målinger af trivsel og ledelse

• Et koncept, der kan tilpasses det enkelte områdes og tilbuds behov i forhold til agilitet (løbende og tidstro mini TULE-målinger), spørgsmål og proces imellem eller ved behov ud over den overordnede regionale måling hvert 3 år.
• Formålet er at tilvejebringe data, der meningsfuldt kan understøtte det lokale arbejde med udvikling af trivsel. Det vil kræve ressourcer på tilbudsniveau at gennemføre målingerne. Det nye arbejdsmiljøsystem vil teknisk kunne understøtte kortlægningen.

Socialområdet kan forvente, at næste TULE/APV skal afvikles efterår/vinter 2026. Socialområdet vil med en kortlægning i 2026, fortsat være lovmedholdelige i forhold til kravet om APV- og trivselskortlægning minimum hvert 3. år. Der vil stadig være mulighed for ”løbende” APV i det kommende nye arbejdsmiljøsystem (ultimo 2025 – primo 2026)

HMU vil blive orienteret, når der er nyt fra den regionale arbejdsgruppe.

Retningslinjen vedr. politianmeldelse inden for 72 timer, notat til offererstatning og øvrige erstatningsmuligheder, er revideret og udgivet via e-DOK i maj 2025.

Revideringen udspringer af en række henvendelse fra områderne vedr. den tidligere retningslinjes indhold. 2 tilbudsledere og en række ansatte har derfor medvirket til revideringen via interviews og løbende dialog. Østjyllands politi har desuden medvirket til revideringen ved at bidrage til et skema til brug ved politianmeldelse. Jurister fra Koncern HR og Socialstaben samt Forsikringsenheden har medvirket i udarbejdelsen af retningslinje. Det er kun, hvis der er tale om en strafbar handling omfattet af straffeloven eller tilholdsloven, at lovens krav om politianmeldelse eller et notat til brug ved offererstatning er relevant.

Retningslinjen indeholder i store træk følgende:

• Beskrivelse af stillingsstagen til politianmeldelse inden for 72 timer
• Stillingsstagen til offererstatning
• Orientering om øvrige erstatningsmuligheder, herunder voldsskadeforsikring for Socialområdets ansatte på botilbud.

Ændringerne består primært i følgende:

• Retningslinjen er kondenseret i omfang, men skal ses om et opslagsværk
• Retningslinjen understreger vigtigheden af dialog forud for politianmeldelse
• Beskriver hvordan den ansattes/skadelidtes retsstilling sikres med politianmeldelse eller notat til offererstatning
• Indeholder bilag til brug ved politianmeldelser/info-liste
• Beskriver hvordan områder med børn skal forholde sig vedr. strafbare voldshandlinger
• Oplister erstatningsmuligheder, herunder voldsskadeforsikringen der er gældende pr 1/1 2025
• Indeholder actioncard til den ansatte/skadelidte med info om politianmeldelse/offererstatning/voldsskadeforsikring

Retningslinjen danner grundlag for information specialområderne skal bruge i udarbejdelsen af de lokale sikkerhedsplaner i løbet af 2025.

Der ønskes en kort drøftelse af, hvad der skal kommunikeres fra HMU seminarets temadrøftelser om karriereveje og fra det ordinære møde samt hvordan (video, mail eller andet).

Der ønskes en gensidig orientering om stort som småt.

Bl.a. orienteres der om drøftelserne på RMU-mødet den 30. april.

De væsentligste informationer fra RMU-mødet til videreformidling til HMU’erne:

• RMU konstituerede sig med Jonas Dahl som formand, Anja Laursen som 1. næstformand og Karin Vestergaard som 2. næstformand. Forslaget til forretningsorden blev godkendt.

• RMU fik en orientering om forslaget til overordnet organisering af psykiatri og somatik fremadrettet samt de indkomne høringssvar, hvorefter RMU drøftede forslaget med afsæt i de tre tematikker integration og ligestilling, økonomiprincipper og personaleprocesser. RMU takkede for det store engagement i HMU’er og LMU’er i forhold til at afgive gode og konstruktive høringssvar. RMU’s bemærkninger vil i lighed med høringssvar fra HMU’er, LMU’er og øvrige svar indgå i det videre arbejde og den politiske proces. RMU har nu haft dialog i forhold til den ledelsesmæssige og organisatoriske del. Dernæst følger dialog i forhold til personale-processer og de faglige dialoger. På næste RMU-møde i juni vil RMU drøfte, hvordan MED-organisering kan tilrettelægges.

• RMU drøftede den regionale retningslinje for særligt kritiske patientsikkerhedsbrist, herunder de fire principper for rettidig reaktion på og håndtering af potentielt alvorlige hændelser med fokus på sammenhængen i forhold til MED-aftalens §2. RMU henledte opmærksom på, at det er vigtigt, at man lokalt har dialoger mellem ledelse, medarbejdere og MED/TR om potentielt alvorlige hændelser og opfølgningen herpå.

• RMU fik en kort orientering og drøftelse af status på arbejdet med ændring af TULE-konceptet. Der er nedsat en dialoggruppe med leder og medarbejderrepræ-sentanter med henblik på input, sparring og kvalificering af oplæg til et ændret koncept og for at sikre følgeskab og forankring i organisationen. Lene Thorbjørnsen, Pernille Eriksen og Henrik Ørskov blev udpeget til at indgå i en dialoggruppen fra medarbejderside.

• RMU drøftede kort døgnseminaret 18.-19. september 2025. HMU-formandskaberne og én arbejdsmiljørepræsentant fra hvert HMU inviteres til at deltage i temadrøftelser om torsdagen med mulighed for at deltage i middagen og socialt samvær efterfølgende. RMU afvikler sit ordinære møde om fredagen.

Der ønskes en evaluering af HMU seminaret.