Dagsordener og referater fra HMU på Socialområdet

HMU-formandskabet ved socialdirektør Ann-Britt Wetche byder velkommen og gennemgår kort programmet for mødet.

Praktiske oplysninger

Det er muligt at parkere gratis i parkeringskælderen eller ved Fotorama på den anden side af Tingvej.

Vi sidder i mindre grupper. Gruppeinddelingen ses ved bordene.

Frokost

Der er frokost kl. 11.30-12.00.

Afbud

• Tine Beck Jensen
• Jan Kolding
• Morten Nedergaard Goeg
• Tommy Skaalum
• Lotte Koldtoft
• Britt Bjerre Christiansen (suppleant Lærke Brahe deltager i stedet)

Socialdirektør og formand for HMU, Ann-Britt Wetche, bød kort velkommen og præsenterede programmet.

Der var afbud fra:

• Tine Beck Jensen
• Jan Kolding
• Morten Goeg
• Tommy Skaalum
• Lotte Koldtoft
• Michael Aakjær
• Dorte Rafn
• Lars Carlsen
• David Cooper
• Britt Bjerre Christiansen (suppleant Lærke Brahe deltog i stedet)

Formålet med tjek-ind er at alle 'lander' i rummet og i mødet. Der er en bordet-rundt, hvor alle får mulighed for ultrakort at fortælle de øvrige omkring bordet, hvem man er, og hvad man er optaget af. Det kan både være stort som småt.

HMU besluttede, at:

• Have et tjek-ind ved bordene.

Dagsordenen ønskes godkendt, samt referatet fra seneste møde (vedlagt).

HMU besluttede, at:

• godkende dagsordenen
• godkende referatet fra HMU-mødet den 12. december

Medarbejderside orienterer om, hvad der blev drøftet på formødet.

Medarbejderside orienterede om at man blandt andet havde drøftet følgende emner på formødet:

• Den nye Sundhedsreform og de ukendte konsekvenser for socialområdet
• Punktet på dagsordenen om arbejdsmiljø- og sikkerhedsarbejdet
• Konstituerende møde for nyt HMU

HMU besluttede, at:

• tage orienteringerne fra medarbejderside til efterretning.

Vicedirektør Carsten Wulff Hansen og de to kontorchefer Morten Eriksem og Kjeld Nørby samt vicekontorchef Vibeke Kjær-Jensen giver en præsentation af Socialstaben, herunder

• Organisering og udvalgte data
• Hvor lykkes vi?
• Hvad optager os?
• Hvad udfordrer os?

Præsentationen indledes med et oplæg om Socialstabens organisering, kerneværdier og hovedopgaver, hvorefter HMU i mindre grupper høre mere detaljeret om opgaveløsningen i Socialstaben samt videndeling om vigtige samarbejdspartnere.

Præsentationen blev indledt med et ved kontorchef Kjeld Nørby om Socialstabens organisering, kerneværdier og samarbejdspartnere, jf. vedlagte slides.

Efterfølgende fik HMU i mindre grupper mulighed for at høre mere om hovedopgaverne og personalesammensætningen i de tre kontorer i Socialstaben.

HMU besluttede, at:

• kvittere positivt for oplæggene
• der på et af de kommende døgnseminarer skal være en hands-on introduktion og gennemgang af BI, herunder med de muligheder der er i systemet samt hvordan der kan arbejdes med det aktivt.

Socialdirektør Ann-Britt Wetche giver en orientering om, hvad der sker på regionalt og nationalt plan, herunder:

• Status på sundhedsreformen, herunder regionsloven
• Rammeaftale om en langsigtet og bæredygtig udvikling af handicapområdet
• Sammen om handicap
• Lovforslag om ændring af lov om socialtilsyn
• Arbejdet og kommende høring om at sikre sammenhæng mellem somatik og psykiatri i Region Midtjylland

Det vil være muligt at stille opfølgende spørgsmål til orienteringerne.

Formand for HMU, Socialdirektør Ann-Britt Wetche orienterede om, hvad der sker på regionalt og nationalt plan. I forhold de mange forskellige dagsordner, der pt. rører sig er der viden om noget, mens meget stadig er uklart/i proces.

Sundhedsreformen

Det er afklaret, at det regionale socialområde skal blive i regionerne. Socialledelsen er meget optaget af rammer og ansvarsområder for de fem sundhedsråd.

Regionsloven er i høring. Det nuværende psykiatri- og socialudvalg eksisterer ikke i den nye politiske struktur. Som det ser ud lige nu bliver forretningsudvalget det politiske ophæng. På sundhedsområdet kommer der i løbet af 2025 en række lovpakker.

I materialet står, at rehabilitering for kræft, blodprøver og hjerneskadeområdet mv. skal overgå til regionerne, hvilket er relevant særligt for SOH og IKH. Her er indsatsen fra socialledelsen rettet mod, at der politisk er en viden om, at vi har disse områder i socialområdet samt ikke mindst finansieringen heraf.

Sammen om handicap

Sophie Hæstrup har besluttet at genoplive organet, og der har været afholdt første møde. Jakob Klærke deltager fra RM. De arbejder videre det næste halve år.

Specialeplanlægning

Meldingen pt er, at det er vanskeligt, og det skal kigges på igen til efteråret. Hvis det kommer, så starter man forventeligt med specialeplanlægning et sted, autisme-området.

Lovforslag om ændring af lov om socialtilsyn

Der er udarbejdet et samlet høringssvar fra Danske Regioner til Socialtilsynsloven.

Integration mellem somatik og psykiatri

Der lægges op til fuld integration af somatik og psykiatri. Der sendes materiale i høring primo april med høringsfrist ultimo april. Medarbejdere varsles inden sommerferien om, hvilket hospital, de kommer til at høre under.

Socialledelsen har tænkt at tage på rundtur til de somatiske hospitaler for at indgå i en dialog om, hvad socialområdet er for en størrelse – blandt andet set i lyset af de mange samarbejds- og snitflader der i dag eksisterer mellem psykiatri og socialområdet.

HMU besluttede, at:

• Tage orienteringerne til efterretning.

Sikkerhedsmodellen 4.0 er godkendt

Revideringen af Sikkerhedsmodellen 4.0 er afsluttet (bilag). Modellen blev godkendt på Socialdirektørens ugemøde den 21. januar 2025. Strategisk Chefforum fik den godkendte model til endelig orientering den 27. januar 2025. Specialområderne skal konkret udarbejde lokale sikkerhedsplaner, som skal leve lokalt. Arbejdet med implementeringen vil indgå i dialogen på efterårets ledelsestilsyn for arbejdsmiljø og sikkerhed.

Behov for en styrket arbejdsmiljøindsats

HMU-formandskabet har på baggrund af arbejdsmiljødrøftelsen 7. oktober 2024 udbedt sig konkrete tværgående forslag til en styrket arbejdsmiljøindsats for 2025-2026.

På den baggrund er udarbejdet et udkast til et Implementeringskatalog med 9 konkrete forslag vedr. styrket arbejdsmiljøindsats 2025-2026 (bilag).

Ønsket er fremsagt på baggrund af negativ udvikling på arbejdsmiljøområdet

HR- og arbejdsmiljødata fremlagt på drøftelsen vist blandt andet:

• At der er sket en betydelig stigning i antallet af fraværsulykker forårsaget af vold
• At andelen af nyansattes fraværsulykker fortsat er stigende
• At Socialområdet har det højeste frekvenstal for nyansattes ulykker i Region Midt
• At antallet af dybdegående analyse med de mest alvorlige hændelser stiger
• At det gennemsnitlige antal sygefraværsdage ligger på 22,3 dage pr. fuldtidsansat
• At Socialområdet samlet set får flere reaktioner fra Arbejdstilsynet som vedr. psykisk arbejdsmiljø.

På baggrund af drøftelsen reviderede HMU i oktober 2024 Arbejdsmiljø-HUSET.

Fokus i 2025-2026 vil være på:

• Reduktion af psykiske belastninger, herunder særligt forebyggelse af fysisk vold
• Reduktion af nyansattes ulykker, herunder særligt forebyggelse af vold

Resultatet af gruppedrøftelserne på HMU-mødet er resulteret i en række nye anbefalinger til arbejdsmiljøarbejdet lokalt og tværgående jf. HUSET.

Flere af de konkrete forslag i implementeringskataloget udspringer af anbefalingerne.

Årlig status på ulykker, politianmeldelser, besøg og reaktioner fra Arbejdstilsynet

HMU præsenteres årligt for en status på det forgangne års ulykker, politianmeldelser og reaktioner fra Arbejdstilsynet på LMU/specialområdeniveau (bilag). Ulykkesdata er opgjort på skadestyper, med og uden fravær samt overblik over voldsulykker med fravær. Særskilt er desuden en tabel over nyansattes ulykker (medarbejdere med en anciennitet på 0-12 mdr.).

På mødet orienteres HMU om de vigtigste nedslagspunkter fra det vedlagte bilag.

Vicedirektør Carsten Wulff gav en status på indsatser vedr. arbejdsmiljø- og sikkerhedsarbejdet på tværs af Socialområdet og præsenterede den årlige opgørelse over ulykker, politianmeldelser, besøg og reaktioner fra Arbejdstilsynet, jf. vedlagte slides.

I præsentationen blev følgende fremhævet:

• Sikkerhedsmodel 4.0 er godkendt.
• Styrket arbejdsmiljøindsats 2025-2026: Der er udarbejdet et implementeringskatalog med 9 forslag, som endnu ikke er godkendt. Forslagene blev præsenteret.
• Årlig status på ulykker, politianmeldelser og AT: Intet indekserings tal, dvs. at data ikke tager højde for, at der i Socialområdet er kommet flere ansatte. Dybdegående analyser og læring ser ud til at have en positiv effekt. Der har været en stigning i fraværsulykker, og det er nødvendigt med et fokus på det fysiske arbejdsmiljø. Generelt en positiv udvikling set i lyset af, at der er 5 % flere ansatte i socialområdet når der ses på udviklingen

Bemærkninger fra HMU

I den efterfølgende plenumdialog blev der kvitteret for de mange relevante indsatser, der foreslås igangsat.

Der var enighed om, at det er vigtigt med et fokus på, hvordan det sikres, at nyansatte er klædt godt nok på til opgaven.

I forhold til kurser generelt og konfliktforebyggelseskurser anbefalede HMU, at det vil være givtigt at der arrangeres kursusaktivitet på tværs af specialområder – hvor det giver mening. Desuden blev det påpeget, at der også er signalværdi i, at vi som socialområde gør det fælles. Så kurser må gerne være centralt organiseret.

HMU opfordrede til, at det nærmere afdækkes, hvilke kursusaktiviteter, der skal udbydes. Foruden et konfliktforebyggelseskursus kan det være relevant med et kursus om arbejdsstillinger og forflytninger.

Afslutningsvist blev det bemærket, at man på Holmstrupgård også anvender betegnelsen ressourceteams, hvorfor det bør overvejes, om ’tværgående ressourceteams’ skal omdøbes.

HMU besluttede, at:

• Tage status på arbejdsmiljø- og sikkerhedsarbejdet - inkl. ulykkesdata, politianmeldelser og AT-reaktioner 2024 til efterretning
• Anbefale, at behovet for yderligere kursusaktivitet afdækkes i det videre arbejde, herunder om der også skal være et kursus målrettet arbejdsstillinger og forflytninger
• Anbefale, at der findes en anden term/navn end ’tværgående ressourceteams’

Mødet den 28. februar er forventeligt det sidste HMU-møde i den nuværende udvalgsperiode. HMU formandskabet ønsker at videregive erfaringer og gode råd, eksempelvis om samarbejdskulturen, til det HMU der vil have virke i perioden 2025-2027. Opsamlingen fra dagens drøftelser medbringes til det konstituerede møde.

Proces på mødet

Der er afsat 35 min. til punktet, hvor processen er:

• 5 min.: Kort rammesætning v. HMU formandskabet
• 15 min.: Drøftelser i mindre grupper (der vælges én fra hver gruppe, der fortæller om de emner/temaer, som gruppen kom omkring). Helt overordnet kan gruppedrøftelserne tage afsæt i følgende spørgsmål:

• Hvad har kendetegnet HMU for Socialområdet – hvor er vi lykkedes og hvorfor?
• Hvordan har vi arbejdet sammen, og hvad var der vigtigt at få talt om og hvordan?

• 15 min.: Opsamling i plenum

HMU besluttede i forbindelse med konstitueringen i april 2023, at der i HMU ønskes et konstruktivt samarbejde, hvor der er rum og mulighed for at få en dialog om vigtige emner – også når der er tale om vanskelige emner.

Samarbejdskulturen skal være kendetegnet ved:

• HMU skal beskæftige sig med emner, der vedrører det samlede socialområde (og også de mere formelle drøftelser, jf. MED- og Arbejdsmiljøaftalen). Der er væsentligt, at der bliver talt om de ting, hvor man i fællesskab kan bidrage til løsning af opgaverne – arbejde med problemstillingerne 'med den brede pensel'
  • HMU skal være strategisk og innovativt
  • HMU skal være principskabende
  • Nysgerrighed på hinandens praksis – det styrker samarbejdet og bidrager til psykologisk tryghed
  • God idé med blandede grupper (A- og B-side samt nye fra gang til gang)
  • Ordentlighed i drøftelserne
  • Drøftelserne skal tage afsæt i visionen for socialområdet (kerneopgaven skal være i fokus). Merværdi for 'dem, vi er her for'
  • God energi i at tale om det fremadrettede – hvad der optager Socialområdet, fx rekruttering, onboarding og fastholdelse
  • HMU kan spørge LMU’erne om, hvad de ønsker, at HMU skal være optaget af
• Der skal ikke være a-side og b-side drøftelser. I stedet ét samlet HMU.
  • HMU skal forstyrre og inspirer hinanden positivt. Andre nøgleord er nysgerrighed og samhørighed
  • Tonen: Konstruktiv i den måde, emner behandles på.
  • Opbakning til at medarbejdere og ledere sidder blandet ved mindre borde – også relevant ifm. tema-/gruppedrøftelser.
  • Vanskelige emner skal kunne drøftes ind i HMU, også når det er mulige konfliktfyldte temaer
  • Som udgangspunkt afgives der et fælles høringssvar samlet for HMU
• Møderne skal være relevante, hvilket indebærer at alle bidrager konstruktivt og deltager aktivt – både før, under og efter møderne.
  • Det skal fremgå på dagsordenen, om punktet er til drøftelse eller til orientering. Orienteringspunkter fremgår sidst på dagsordenen, og behandles kun, hvis der fremkommer spørgsmål til punktet
• Afholdelse af møderne
  • Kort præsentation af de enkelte specialområder med afsæt i en fast skabelon. HMU medlemmerne er ansvarlige herfor. Som første punkt på dagsordenen.
  • Forslag om at møderne holdes lokalt og skiftevis i de enkelte specialområder
  • Fast punkt på dagsordenen om 'Hvad kommunikeres fra HMU' i form af en kort video med de tre vigtigste pointer fra mødet. Det skal være agil kommunikation, der rammer bredt.

• Evaluering af møderne
  • Møderne i HMU skal altid evalueres. Der skal afsættes den fornødne tid hertil, så vi løbende kan justere, når/hvis noget kalder herpå
  • Metoden/formen skal gentænkes, fx med inspiration i flg. spørgsmål: Lærte vi noget i dag, noget vi skal tage med hjem til LMU’erne
  • Evalueringen kan også til tider være kvalitativ

Samarbejdet med LMU'erne skal være kendetegnet ved:

• Vigtigt at få sikret et godt tilbageløb og en kobling til LMU'erne
• Nødvendigt med en opmærksomhed på, hvordan LMU’erne kan ‘dryppe opad’ til HMU. Fx et punkt på LMU 'Hvad vil I gerne fortælle HMU/hvad er LMU optaget af?'

Efter en kort rammesætning var der drøftelser i mindre grupper af ambitioner og samarbejdskultur i HMU 2023-2025, inkl. anbefalinger og gode råd til det nye HMU. Drøftelserne tog bl.a. afsæt i følgende spørgsmål:

• Hvad har kendetegnet HMU for Socialområdet – hvor er vi lykkedes og hvorfor?
• Hvordan har vi arbejdet sammen, og hvad var der vigtigt at få talt om og hvordan?

Pointer fra gruppedrøftelser

Nedenstående opsummerer de væsentligste pointer fra gruppedrøftelserne:

• Formen i HMU (tjek-ind, gruppearbejde og rundt på matriklerne) fungerer godt og skal fortsætte
• Vigtigt at der fortsat ikke er A og B side drøftelser. Også ved uenighed er der konstruktive drøftelser
• Bedre/anderledes kobling til LMU-niveauet (nedad og opad)
• Fremmøde og prioritering af HMU-møderne
  • Skal der fx være suppleanter både for medarbejdere og ledere?
• Det giver god værdi for drøftelserne på møderne, at bordplanen er lavet på forhånd af sekretariatsfunktionen, således man får talt med forskellige
• Den åbne dialogform fungerer godt.
• Opbakning til, at møderne i HMU holdes i forskellige specialområder – det øger sammenhængskraften
• Præsentationer: Hvad er vi optaget af her og nu – fagligt. Ikke så meget en præsentation, det har vi haft.
• MED-uddannelse: Måske også en værdi i, at vi får fortalt underviserne, hvad vi kan i vores HMU.

HMU besluttede, at:

• den samarbejdsform der har fungeret i HMU i perioden 2023-2025 bør videreføres til det kommende HMU. Særligt tjek-ind ved bordene og gruppearbejdet fungerer godt
• Præsentation af specialområde/socialstab: Ikke så meget organisation, men mere videndeling om hvad vi bøvler med og hvor vi lykkedes. Dvs. et større fokus på, hvad man er optaget af ud fra et fagligt perspektiv.
• Koblingen til LMU-niveauet skal styrkes – både opad og nedad
• Fremmøde: Være nysgerrige på, hvorfor der er frafald
• Sekretariatet nærmere undersøger muligheder for suppleanter i HMU, både på medarbejder og på lederside

Socialområdets regnskabsresultat for 2024 viser et overskud på 28,6 mio. kr.

Specialområderne udgør heraf:

• DOK: 0,8 mio kr.
• Holmstrupgård: 2,3 mio. kr.
• SBU: -3,1 mio. kr.
• SKH: 0,2 mio. kr.
• SAU: 1,5 mio. kr.
• SOH: 1,0 mio. kr.
• SUA: 2,8 mio. kr.
• SVO: 2,7 mio. kr.

Der blev givet en orientering om Socialområdets regnskabsresultat for 2024. Der blev gjort opmærksom på, at når der ses på Socialområdets samlede økonomi er det procentvis et mindre overskud. Overskuddet anvendes bl.a. til at finansiere trepartsmidlerne.

Ift. rammeaftalen har det været en mulighed at opskrive, men det har man i Socialområdet valgt ikke at gøre, hvilket sender et godt signal til kommunerne.

Derudover blev der orienteret om, at der er fuld belægning hovedparten af pladser.

Afslutningsvist var der en kortfattet orientering om, at socialledelsen har besluttet at igangsætte et økonomistyringsprojekt, som der skal arbejdes med de kommende to år. HMU vil løbende høre nærmere herom.

HMU besluttede, at:

• tage regnskabsresultatet for 2024 til orientering
• tage de øvrige orienteringer til efterretning

Ann-Britt Wetche giver HMU en kort mundtlig orientering om status på Sensum One projektet.

Der blev kort orienteret om, at den nye it-leverandør, EG Digital Welfare, har meddelt, at de kigger ind i en væsentlig forsinkelse i forhold til leverancen af det nye socialfaglige it-system, Sensum One. Forsinkelsen skyldes udfordringer hos EG, da de planlagte udviklingsopgaver tager længere tid end forventet.

EG Digital Welfare og Socialområdet har i samarbejde udarbejdet en revideret tidsplan, som begge parter er enige om og vurderer er robust.

Forsinkelsen betyder, at projektet forskydes med ca. 6 måneder, og at udrulningen af Sensum One kommer til at foregå i 1. og 2. kvartal af 2026.

EG Digital Welfare har lovet Socialområdet at der vil være fuld support og understøttelse af Sensum Bosted indtil Sensum One er fuldt udrullet.

HMU besluttede, at:

• tage orienteringen til efterretning. Der blev i HMU udtrykt ærgrelse over forsinkelsen, men samtidig kvitteret for den nye tidsplan.

Der ønskes en kort drøftelse af, hvad der skal kommunikeres til LMU-formandskaberne samt hvordan (video, mail eller andet).

HMU besluttede, at:

• der kan kommunikeres om alle punkter fra mødet.
• der laves ikke en video.
• I forhold til fremtidige møder kan det som prøvehandling testes af, at der laves en mail med nedslag fra de vigtigste pointer fra mødet. Mailen sendes til det samlede HMU med henblik på at repræsentanterne kan videreformidle til LMU’erne. Desuden kan det overvejes, om samme mail også skal sendes direkte til LMU-formandskaberne.

Der ønskes en gensidig orientering om stort som småt.

HMU formandskabet vil kort orientere om drøftelserne fra dialogkonferencen den 10. januar 2024 med RMU og de øvrige HMU-formandskaber om initiativet i OK-24 vedrørende ’Sammen om udviklingen af de regionale arbejdspladser-initiativet’.

HMU formandskabet gav en kort opsummering af drøftelserne fra dialogkonferencen om initiativet i OK-24 vedrørende ’Sammen om udviklingen af de regionale arbejdspladser-initiativet’.

Herudover blev der orienteret om, at Holmstrupgård som selvejende institution i HMU-regi fortsat vil være repræsenteret af områdechef Rasmus Ladefoged og AMR Morten Goeg.

HMU besluttede, at:

• tage orienteringerne til efterretning.

Der ønskes en evaluering af mødet.

HMU besluttede, at:

• evaluere møde og takkede samtidig for en god periode, der har budt på relevante og ordentlige drøftelser.
• Når udpegningerne er på plads, skal der bookes et konstituerende møde i kalenderen. Hvis det i hovedtræk er samme deltagerkreds, kan mødet holdes virtuelt med en varighed på ca. 1-1,5 time.