Dagsordener og referater fra HMU på Socialområdet

HMU-formandskabet ved socialdirektør Ann-Britt Wetche byder velkommen og gennemgår kort programmet for den årlige arbejdsmiljødrøftelse, der afvikles i tidsrummet kl. 10.30-14.30. De lokale arbejdsmiljøkoordinatorer i specialområderne deltager i denne del af mødet.

Der holdes ordinært møde i HMU kl. 14.30 - ca. 16.00.

Praktiske oplysninger
Det er muligt at parkere gratis i området omkring Samsøvej.

Vi sidder i mindre grupper. Gruppeinddelingen ses ved bordene. Her vil der også være et navneskilt. 

Frokost
Der er frokost kl. 12.15-12.45.

Afbud

• Anne-Mette Brondt Christensen
• Inge Else Winther forlader mødet ca. kl. 14.30

Formålet med tjek-ind er at alle 'lander' i rummet og i mødet. Der er en bordet-rundt, hvor alle får mulighed for ultrakort at fortælle de øvrige omkring bordet, hvem man er, og hvad man er optaget af. Det kan både være stort som småt.

• tager status på arbejdsmiljødata 2023-2024, samt 1- halvår 2025 til efterretning
• tager LMU'ernes Midtvejsstatus på de lokale arbejdsmiljøindsatser for 2025-2026 til efterretning
• på baggrund af status, oplæg og drøftelser, kommer med inputs at Socialområdets forsatte arbejdsmiljøarbejde

Socialområdets strategiske afsæt for arbejdsmiljødrøftelserne, er frem mod 2030 samlet i arbejdsmiljø-HUSET. HUSET indeholder i 2025-2026 Socialområdets 3 fokusområder med tilhørende mål og anbefalinger på et fundament af RMU's arbejdsmiljøfokus, RM's bæredygtighedsstrategi, de 4 nationale arbejdsmiljømål, og BFA's måltal for arbejdsmiljø.

HMU-fokusområderne vedr. arbejdsmiljø 2025-2026 jf. HUSET er fortsat:

(Se bilag 1 - HMU - Arbejdsmiljø-HUSET 2025-2026)

• Psykiske belastninger i arbejdet
• Nyansattes arbejdsulykker
• Fald- og ergonomiulykker

Efter slutevalueringen på HMUs arbejdsmiljødrøftelse 2024, blev det besluttet at 'psykiske belastninger' og 'nyansattes arbejdsulykker' bør være hovedfokus hos botilbud med 'mellem' eller 'høj' risiko for udadreagerende borgere. 

Status på udvikling i arbejdsmiljødata - Hovedpointer og tendenser:

(Se Bilag 2 – datapakke 2023-2024 1. halvår 2025)

• Sygefraværet falder fortsat siden 2022
• Der er registreret en mindre stigning i antallet af arbejdsulykker (fra 340 i 2023 til 353 i 2024), svarende til væksten i antal ansatte.
• Den hyppigste årsag til arbejdsulykker er fortsat fysisk vold.
• Der er sket en stigning i ergonomiske ulykker. Der skyldes ikke kun forflytningsulykker
• Socialområdet får flere tilsynsbesøg fra Arbejdstilsynet, end tidligere. Det afføder generelt færre påbud men flere påtaler

Midtvejsevaluering på LMU'ernes arbejdsmiljøindsatser:

(Se Bilag 3 – Midtvejsstatus på LMU'ernes arbejdsmiljøindsatser 2025-2026) - Bilagets samling af indsatser skal bidrage til videndeling i HMU og mellem LMU'erne.

HMU har i efteråret 2024 bedt LMU'erne arbejde lokalt i LMU/AMG med minimum 2 af 3 HMU-fokusområder i perioden. Konkrete indsatser besluttes lokalt, men indsatserne skal kunne understøtte HUSETS mål og gerne tage afsæt i anbefalingerne, der vedrører de forskellige mål. LMU'erne har i løbet af 2025 arbejdet på indsatser, der dækker alle fokusområderne og dermed også regionens arbejdsmiljøfokus.

Tyngden af indsatserne er at finde i forebyggelse af psykiske belastninger og nyansattes ulykker. Områder og afdelinger med fx ergonomiulykker har også haft konkrete indsatser herfor. Der er også arbejdet med de lokale sikkerhedsplaner og LA2.  Nedenstående udgør et udpluk af, hvad LMU'erne har arbejdet med det seneste år:  

SUA arbejder fortsat med belastningspsykologi og er i gang med at implementere TOK – et værktøj, der skal sikre effektivt overlap mellem kollegaer med fokus på kollegial samling. Der afsættes 15 minutter i slutningen af hver vagt, hvor medarbejderne kan dele det, der fylder, og dermed bidrage til at reducere belastningen i arbejdet. Erfaringerne med TOK er meget positive. SUA har også fokus på at nedbringe antallet af arbejdsulykker – både blandt nyansatte og medarbejdere med mere end ét års anciennitet – og arbejder løbende med læring og videndeling efter ulykker samt dybdegående analyser.

DOK har fokus på at reducere psykiske belastninger, herunder særligt fysiske voldsulykker og høje følelsesmæssige krav. Indsatserne omfatter bred implementering af LA2, belastningspsykologi, kollegial samling og opfølgning på voldsomme hændelser via psykisk førstehjælp, kollegial defusing og supervision. Der er også øget fokus på introduktion af nye kolleger samt undervisning og vidensdeling til vikarer.

SBU har arbejdet med at forankre belastningspsykologi og skabe mere systematik i anvendelsen. Der er fokus på at nedbringe arbejdsrelateret sygefravær, blandt andet gennem læring af belastninger og hændelser på de enkelte tilbud. Der følges systematisk op med medarbejdere, der sygemeldes efter hændelser med udadreagerende adfærd, for at støtte en hurtig tilbagevenden. SBU arbejder også videre med simulationstræning, som er implementeret på flere tilbud.

SVO har fokus på at reducere arbejdsulykker blandt nyansatte via strukturerede analyser og forbedrede introforløb. Der arbejdes med psykiske belastninger, blandt andet gennem simulationstræning, som har vist sig effektiv ved svære situationer som selvskade. Sct. Mikkel har styrket indsatsen mod følelsesmæssige belastninger med daglig kollegial sparring, supervision og temadage om personlighedsforstyrrelser og selvskade. Ergonomi prioriteres, især på Pilebakken, hvor forflytningsundervisning er fremrykket i introforløb, og et forflytningsrum er etableret. Pilebakken har også fokus på konfliktforebyggelse med uddannelse af konfliktvejledere og brug af LA2 og lyddrama som undervisningsværktøjer.

IKH arbejder med at styrke forebyggelsen af psykiske belastninger. Der er søgt midler fra en regional pulje til at afdække belastninger og igangsætte relevante initiativer i samarbejde med medarbejdere og AMO. Supervision er bredt etableret, men der er behov for bedre evaluering. Mikropauser afprøves i flere afdelinger og kræver fortsat opmærksomhed. Der er drøftet dilemmaer ved sygdom og kultur for fravær/nærvær, og der er øget fokus på indberetning af VTC’er. For at reducere fysiske arbejdsulykker, især fald, arbejdes der med 3-meter-reglen, som nu er kendt af de fleste medarbejdere.

HOL har fokus på ledertrivsel, langtidsholdbar arbejdsglæde og sammenholdsskabende aktiviteter. Kollegial samling vedligeholdes og tilpasses det ambulante spor, og der ydes støtte efter akutte hændelser. Simulationstræning i håndtering af selvskade er under udvikling i samarbejde med andre specialområder. Introduktionen til nye medarbejdere er styrket via fagpilot og fælles vejledning. Sikkerhedsplaner og alarmprocedurer opdateres, og der udvikles pixi-materiale. Nattevagter får undervisning i belastningspsykologi og deltager i kollegial samling efter vagten.

SOH har styrket systematikken i lokal forflytningsundervisning. Lyddrama er afprøvet med god respons og skal fremover anvendes i lokale kurser og møder om konflikthåndtering. Flowdiagrammer for registrering af VTC, ulykker og APV er udarbejdet og kvalificeres til brug i hverdagen. Der er afholdt AMR-temadag med fokus på samarbejde og sikkerhedsarbejde. Der udvikles en ny risikoscreeningsmodel, som adskiller psykisk og fysisk belastning og stiller nye krav til kompetenceudvikling – især i afdelinger med høje følelsesmæssige krav.

SAU har revideret procedurer for psykisk førstehjælp og træner nu medarbejdere i konkrete roller og reaktioner ved hændelser. Kollegial samling og defusing er implementeret bredt og styrker både registreringskultur og psykologisk tryghed. Ergonomi prioriteres med nye kontorstole og fast fokus på p-møder. Hands-on strategier til regulering af nervesystemet – som fx gåture og vejrtrækningsøvelser – er i brug og koblet til belastningspsykologi. Der arbejdes aktivt med psykologisk tryghed via morgenmøder, feedbackkultur og styrket samarbejde på tværs af afdelinger. SIKK-principper er forankret i sikkerhedsklassificerede afdelinger.

Samet midtvejsstatus på tværs af Socialområdet

Der er et gennemgående fokus på introduktion af nye medarbejdere og på indsatser, der skal reducere og forebygge vold og psykiske belastninger. Dette indebærer blandt andet et styrket fokus på systematisk opfølgning og læring efter voldsomme hændelser. Den seneste stigning i ergonomiske ulykker imødekommes med et fortsat fokus på forflytning og ergonomi på de botilbud, hvor det er relevant.

• godkender dagsordenen
• godkender referatet fra HMU-døgnseminaret i juni

Dagsordenen ønskes godkendt, samt referaterne fra HMU-seminaret (vedlagt).

• tager orienteringerne fra medarbejderside til efterretning.

Medarbejderside orienterer om, hvad der blev drøftet på formødet.

• tager orienteringerne fra Underudvalget til efterretning.

Formand for HMUs Underudvalg for Arbejdsmiljø og Trivsel, vicedirektør Carsten Wulff Hasen, og 2. næstformand i HMU, René Lodal, en tilbagemelding fra seneste møde i Underudvalget.

Der henvises desuden til vedlagte referat fra mødet.

• tager orientering om socialområdets ny MUS-system til efterretning
• drøfter og beslutter, hvor stor gennemsigtighed, der ønskes på socialområdet ift. MUS-forberedelse?

Orientering om nyt MUS-system 
I efteråret 2025 og start 2026 udrulles Region Midtjyllands nye digitale HR-redskab Wetalk. Socialområdet stifter i første omgang kendskab til Wetalk, som vores nye MUS-system. 

Wetalk er et digitalt værktøj, hvorfra vi i fremtiden indkaldes/indkalder til MUS, forbereder MUS og tager referat i forbindelse med MUS. 

Socialledelsen har I første omgang besluttet, at vi arbejder ud fra specialområderenes eksisterede MUS-koncepter. Disse lægges ind i Wetalk som samtaleskabeloner i løbet af efteråret 2025. 

Fremadrettet kunne et fælles MUS-koncept blive aktuelt, endvidere muliggør Wetalk en udvidelse af samtalepaletten - så vi på sigt kunne have samtalekoncepter ift. LUS, trivselssamtaler, livsfase-samtaler og meget mere. Men en indsats ift. dette ligger ude i fremtiden. 

D. 19. november er alle leder og MUS-nøglepersoner inviteret til Webinar om Wetalk. Webinaret giver en kort intro til, hvordan systemet fungerer. Webinaret optages og sendes ud til, dem der ikke har mulighed for at deltage.  

Forberedelse af MUS
I forbindelse med udrulningen er der en principiel beslutning at tage ift. det nye MUS-system. Forberedelsen af MUS foregår inde i en samtaleskabelon og systemet muliggør at forberedelsen kan være synlig således at lederens og medarbejderens indledende tanker og noter kan ses i systemet. Alternativt kan forberedelsen af MUS være skjult og først synlig, når leder og medarbejder har færdiggjort og gemt sin endelige forberedelse. 

Hospitalerne har valgt forskellige løsninger. 

HMU bedes således drøfte og beslutte, hvor stor gennemsigtighed der ønskes på socialområdet ift. MUS-forberedelse: 
a.    Synlig forberedelse af MUS – medarbejder og leder se kan hinandens nedskrevne tanker og noter i takt med at MUS-forberedelsen finder sted
b.    Ikke synlig forberedelse – Medarbejder og leder forbereder sig hver især og teksten bliver først synlig, når forberedelsen er færdiggjort.

• tager HMUs høringssvar til efterretning.

Til orientering er vedlagt høringssvaret fra HMU for Socialområdet, som HMU-formandskabet har godkendt, vedr. en ny borger- og pårørendepolitik for Socialområdet i Region Midtjylland.

Høringssvaret fra HMU har blandt andet taget afsæt i de høringssvar, som LMU'erne i socialområdets specialområder har afgivet, og de enkelte LMU-høringssvar vedlægges således som bilag til HMU's høringssvar, og vil indgå i den videre politiske proces.

Den videre proces

Der er planlagt politisk behandling af de indkomne inputs fra høringsprocessen og en endelig politisk godkendelse af Borger- og pårørendepolitikken for Socialområdet på regionsrådsmødet den 29. oktober 2025.

• tager orienteringen om sundhedsreformens betydning for Socialområdet til efterretning

Det er blevet besluttet, at HMU skal orienteres om status på sundhedsreformen på hvert HMU-møde for det
resterende af kalenderåret.

Orienteringen vil give en status på sundhedsreformen og dets betydning for det regionale socialområde. Her er fokusområdet for Socialområdet i Region Midtjylland dels overdragelsen af opgaver fra kommuner til regionen (specialiseret rehabilitering og avanceret genoptræning) samt Socialområdets placering i den nye politiske struktur. 

Desuden gives en kort status på relevante tiltag fra forummet Sammen om handicap.

• tager status på socialområdets økonomi 2025 til orientering

Socialområdets økonomiprognose viser aktuelt et forventet resultat på 15,2 mio. kr. inkl. overført budget fra 2024.

Prognosen dækker over udsving specialområderne imellem. Billedet er i store træk uændret for specialområderne i forhold til sidste sidste HMU-møde. SBU har økonomiske udfordringer, imens SVO og Holmstrupgård forventer pæne overskud.

• tager orienteringerne til efterretning.

HMU-formandskabet, vicedirektør Carsten Wulff Hansen samt de to arbejdsmiljørepræsentanter orienterer fra:

• drøftelserne på RMU-seminaret den 18.-19. september, hvor HMU-formandskabet var inviteret med
• Tværgående arbejdsmiljøkonferencen den 26. september om psykisk arbejdsmiljø

• tager orienteringen til efterretning

Ibrugtagningsprøve

EG har foretaget Ibrugtagningsprøve på alle de krav, som er udviklet til Socialområdet på nuværende tidspunkt. 
Formålet med Ibrugtagningsprøven er at konstatere, om EG´s løsning er klar til ibrugtagning i overensstemmelse med de krav som Socialområdet har stillet i kontrakten. 
EG har udarbejdet en prøverapport i forbindelse med Ibrugtagningsprøven, som indeholder en beskrivelse af hvilke testcases og testaktiviteter, der er indeholdt i prøven.
Ved prøven blev der fundet 10 fejl, hvor 9 ud af de 10 er rettet. Den sidste fejl er en mindre fejl, som forventes rettet inden pilotafprøvningen på Holmstrupgård.
Resultatet af prøverapporten er godkendt af Sensum One projektet.

Undervisning

E-læringen med fokus på de faglige metoder VUM 2.0, ICS og FSIII er færdigt. 
E-læringsmaterialet er blevet gjort tilgængelig for Holmstrupgård og vil blive gjort tilgængelig for de andre specialområder efterhånden som de ruller på Sensum One. E-læringen er obligatorisk for alle medarbejdere, der skal have undervisning i Sensum One.
Sensum One teamet er i færd med at udarbejde undervisningsmateriale til Superbruger undervisningen og Basisbruger undervisningen. Undervisningen vil bestå af oplæg, som fokuserer på de nye funktioner i Sensum One. Derudover er der udarbejdet lektionsplaner, som giver deltagerne mulighed for at afprøve de nye funktionaliteter i Sensum One gennem forskellige øvelser.

Tidsplan og udrulningsplan

Vicekontorchef Vibeke Kjær-Jensen og Produktforvalter Kirsten Weinreich har deltaget på ledermøder på de enkelte specialområder for at udfolde udrulningsplanen og den interne organisering under udrulningsfasen.
Sensum One projektet følger den reviderede tidsplan, og har den fremdrift i projektet som der skal til for at nå i mål med udrulningsplanen. 
Efter planen opstarter Holmstrupgård pilotafprøvning d. 3.11.2025.
De resterende specialområder ruller på Sensum One efter planen fra januar og frem til sommerferien.

• Beslutter, hvad der skal kommunikeres fra mødet samt hvordan

• gensidig orienterer hinanden
• drøfter om der er punkter til det kommende møde

Der ønskes en gensidig orientering om stort som småt.

Punkter til kommende møder
Næste møde i HMU er den 3. december. Her er der følgende punkter (udover de allerede besluttede i årsplanen):

• Opfølgning på juni-seminarets drøftelser om ”Karrieveje”
• Actioncard - politianmeldelser
• Mødeplan HMU 2026

• evaluerer mødet.

Der ønskes en evaluering af mødet.